fbpx
7 Tools HRD modern yang wajib dimiliki oleh perusahaan

7 Tools HRD modern yang wajib dimiliki oleh perusahaan

Tools HRD merupakan perangkat penting bagi perusahaan untuk kelancaran manajemen SDM. Kegunaan tools HRD adalah untuk memudahkan manajemen administrasi kepersonaliaan, assessment, payroll, manpower planning, dan prosedur standar operasional atau SOP. 

Penting bagi perusahaan untuk memiliki tools HRD modern untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan, dan juga pengelolaan serta perencanaan. Dan berikut adalah 7 tools HR yang wajib dimiliki oleh perusahaan. 

7 Tools HRD Powerfull yang wajib dimiliki perusahaan

1 ) Buku panduan SOP lengkap

Yang pertama masing-masing divisi harus dilengkapi dengan bekal yang cukup untuk bekerja sesuai dengan fungsinya. Buku panduan SOP (standard operational procedure) bisa dijadikan bacaan wajib bagi setiap karyawan di setiap divisi. 

Pelaksanaan SOP yang baik akan membawa karyawan bekerja sesuai koridornya, pemahaman yang baik atas masing-masing SOP dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan, dan tentunya menurunkan risiko, kesalahan, atau human error. 

Panduan SOP berisikan materi-materi lengkap tentang cara mempersiapkan, melakukan, dan pemeriksaan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pastikan juga perusahaan selalu memperbaharui materi SOP bagi pekerjanya, karena seiring waktu SOP akan selalu di uji dan mengalami perubahan sesuai dengan zamannya. 

2 ) Employee Satisfaction Survey

Kuesioner kepuasaan karyawan merupakan tools HRD yang dipergunakan untuk mengukur kepuasaan karyawan yang bekerja di perusahaan, dengan metode survey. Tools dapat memberikan laporan level kepuasan karyawan secara kualitatif dan objektif. 

Dengan mengetahui tingkat kepuasan karyawan, perusahaan dapat melihat korelasi atau hubungan dari penurunan dan peningkatan kinerja karyawan.

3 ) Key performance indicator (KPI) dan Appraisal

KPI dan appraisal adalah tools HRD yang berguna untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara objektif. Penilaian hadir mulai dari tim, atasan, bawahan, 360 review dan self review. 

Dengan menggunakan tools appraisal, HRD atau manajemen dapat mengidentifikasi masalah sejak awal, seperti perselisihan antar karyawan yang menyebabkan menurunnya kinerja tim, melihat penilaian antar masing-masing karyawan

Sedangkan KPI berfokus kepada kinerja karyawan. Seperti target penjualan, pengukuran pelayanan dan lainnya. Dengan seperti perusahaan bisa melihat performa karyawan berdasarkan statistik, angka dan bobot.

4 ) Competency-based Interview

Dalam proses rekrutmen perusahaan membutuhkan tools Competency-based interview merupakan metode wawancara kandidat untuk menggali dan melihat potensi yang ada di dalam dirinya. 

Tools interview karyawan ini berisikan serangkaian pertanyaan dan tes berbasis kompetensi untuk melihat potensi, perilaku dan sikap. Tools HRD yang satu ini bersifat aplikatif yang berarti bisa langsung digunakan saat interview kerja, tools ini berguna untuk menyaring kandidat yang paling potensial dan tepat.

Contoh Competency-based interview yang paling terkenal di Indonesia adalah DiSC dan MBTI

Baca juga : Pengertian dan tipe-tipe DiSC dan kepribadiannya

5 ) Payroll systems Online

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, kini sistem payroll atau penggajian karyawan dapat dilakukan secara online, dengan mengandalkan cloud based. Sistem ini memudahkan HRD dalam memproses payroll dari manapun dan kapanpun.

Adapun kelebihan yang dimiliki oleh sistem payroll online dengan penggajian manual terletak pada proses perhitungannya yang terintegrasi dengan sistem absensi, insentif, pajak, BPJS, faktor pengurangan secara otomatis.

6 ) Instrumen Assessment Center

Ada dua set untuk instrumen assessment center yang dapat digunakan untuk mengukur level kompetensi seorang karyawan. Ada satu set untuk level manajerial dan satu set lainnya untuk level supervisor. 

Dalam satu set instrumen assessment center terdapat case analysis, behavior event interview, role play, dan juga group discussion. Tools HRD ini juga dilengkapi dengan panduan penggunaan dan rating penilaian. 

Instrumen pengujian ini sangat berguna dalam proses uji kompetensi SDM dan pengembangan SDM, serta dapat digunakan juga melihat mutu dari calon SDM yang akan dipromosikan ke level manajer. Dengan mengikuti tes asesmen yang tersedia hasil dari ujiannya dapat dijadikan bahan referensi. 

7 ) Mesin absensi yang terkoneksi dengan internet

Tools HRD yang terakhir adalah mesin absensi yang dapat terkoneksi ke internet serta memiliki fitur ADMS (Automatic Data Master Server). Sebuah fitur yang dapat mengintegrasikan data dan transaksi dari banyak mesin lainnya yang tersebar di berbagai tempat.

Dengan mesin absensi karyawan yang sudah memiliki fitur diatas, ini akan memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan pengelolaan kehadiran karyawan mereka jadi terpusat. Dan dapat diaplikasikan menggunakan sistem HR online seperti PayrollBozz. 

Demikian adalah 7 tools HRD powerful yang wajib dimiliki oleh perusahaan, untuk memudahkan pengelolaan SDM dan administrasi kepersonaliaan. 

Definisi Sistem Payroll dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Definisi Sistem Payroll dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Istilah payroll tentu sudah tidak asing lagi di telinga orang yang sudah berkarir atau bahkan memiliki usaha. Secara sederhana, istilah ini merujuk pada sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan pembayaran gaji karyawannya.

Nah, bagi Anda yang masih awam atau hanya pernah mendengarkan istilah ini namun belum mengetahuinya secara detail. Pada artikel berikut, PayrollBozz akan merangkumkan informasi lengkapnya untuk Anda.

Apa Itu Sistem Payroll?

Software Payroll

Sistem payroll merupakan salah satu bentuk kemajuan zaman terkait pembayaran gaji karyawan dalam sebuah perusahaan. Sistem ini memungkinkan para pelaku usaha atau staff keuangan dalam sebuah perusahaan lebih mudah dalam menghitung gaji karyawan dengan hasil yang lebih akurat. Terutama pada perusahaan yang sudah berskala besar dan memiliki banyak karyawan.

Penggunaan sistem payroll dalam perusahaan juga memungkinkan pembayaran gaji dapat dilakukan secara tepat waktu. Sehingga tidak akan ada lagi kendala di mana masing-masing karyawan menerima gaji mereka di hari yang berbeda atau keterlambatan pembayaran.

Sistem payroll yang saat ini beredar di pasaran juga memiliki ragam fitur yang cukup lengkap. Mulai dari perhitungan bonus, uang lembur, pajak pph 21, reimbursement dan lain sebagainya. 

Tak heran jika penggunaan sistem payroll dalam perusahaan dianggap salah satu hal penting. Selain dapat meringankan beban staff keuangan perusahaan, software payroll ini juga menguntungkan bagi karyawan lain di mana mereka dapat melihat detail dari gaji yang diterimanya sekaligus bisa mendapatkan gaji tepat waktu sesuai kebijakan perusahaan.

Kegunaan Sistem Payroll dalam Perusahaan

Lebih detail mengenai kegunaan atau manfaat dari sistem payroll bagi perusahaan, berikut kami juga akan memberikan pembahasan lengkapnya untuk Anda. 

1. Laporan gaji yang lengkap bagi karyawan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penggunaan software payroll dalam perusahaan dapat memberikan keuntungan juga bagi karyawan yang bekerja di dalamnya. Di mana semua karyawan dapat melihat laporan detail mengenai gaji yang mereka terima.

Laporan tersebut dapat meliputi besaran gaji bersih yang diterima, potongan pajak yang dikenakan, biaya asuransi, BPJS, uang lembur dan lain-lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa perusahaan berlaku lebih transparan dalam hal ini dan karyawan pun tak perlu menebak-nebak kemana potongan gaji mereka pergi.

Biasanya ragam informasi tersebut dapat dilihat secara langsung melalui slip gaji yang dikirimkan oleh perusahaan.

2. Lebih efisien dalam menghitung gaji karyawan

Perhitungan gaji dengan cara manual tentu terbilang cukup merepotkan. Selain itu, menghitung banyak data keuangan secara manual juga berpotensi tinggi mengalami kesalahan perhitungan atau human error. Bisa saja gaji yang diterima karyawan lebih tinggi atau bahkan lebih rendah dari yang seharusnya.

Maka dari itu, penggunaan software payroll ini dapat dijadikan solusi untuk melakukan perhitungan gaji dengan lebih mudah dan hasil yang akurat. Anda yang menggunakan sistem payroll di perusahaan tak perlu repot-repot lagi menghitung setiap nominal angka dengan manual karena sistem ini akan menghitung secara otomatis.

Sebagai contoh ketika terdapat satu karyawan yang absen atau tidak masuk kerja dalam satu hari. Maka software payroll tersebut nantinya akan menyesuaikan besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut. Termasuk jika terdapat karyawan yang melakukan lembur kerja, sistem payroll akan menghitungnya secara otomatis sehingga Anda tidak perlu repot memikirkannya.

3. Pembuatan slip gaji secara otomatis

Tak hanya masalah perhitungan gaji saja yang bisa dilakukan secara otomatis. Beberapa software payroll juga dibekali fitur pembuatan slip gaji elektronik. Di mana hal ini memungkinkan perusahaan lebih menghemat penggunaan kertas sekaligus membuat data gaji karyawan jauh lebih terjaga.

Pengiriman slip gaji karyawan juga dapat dikirimkan melalui email maupun dicetak secara fisik. Tentunya hal ini dapat disesuaikan dengan preferensi perusahaan dalam memberikan laporan detail pembayaran gajinya ke karyawan.

Kapan Pembayaran Gaji Menggunakan Sistem Payroll?

Software payroll merupakan sistem pembayaran semata sehingga hal ini tidak ada kaitannya dengan kapan perusahaan ingin membayarkan gaji karyawan. Setiap perusahaan dapat menentukan kebijakan terkait pembayaran gaji mereka sendiri tanpa terkait atau dibatasi oleh software payroll yang digunakan.

Namun umumnya, pembayaran gaji dilakukan setiap antara tanggal 23 hingga 27 tiap bulannya. Ada juga perusahaan yang melakukan pembayaran gaji tiap tanggal 1 atau tanggal 10. Hal tersebut disesuaikan kembali terkait kebijakan perusahaan masing-masing. Yang terpenting adalah perusahaan membayarkan gajinya tepat waktu sesuai dengan kesepakatan dengan karyawannya. 

Hal yang Mempengaruhi Perubahan Gaji Karyawan

Hal yang mempengaruhi gaji karyawan

Setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing terkait pemberian gaji, bonus dan hal-hal lain. Maka dari itu, ada begitu banyak faktor yang dapat mempengaruhi pemberian gaji karyawan yang berubah-ubah. 

Karyawan yang tidak mendapatkan slip gaji tentu akan bertanya-tanya atau kebingungan saat mereka mendapatkan nominal gaji berbeda tiap bulannya. Nah, di bawah ini kami berikan beberapa informasi terkait hal yang bisa mempengaruhi perubahan gaji karyawan.

1. Absensi

Faktor pertama yang mempengaruhi nominal gaji karyawan adalah absensi atau kehadirannya. Semakin banyak karyawan absen atau tidak masuk kerja tentu semakin besar potongan gaji yang diterimanya. Nah, informasi ini harus dicantumkan dalam slip gaji agar karyawan tersebut tidak kaget atau shock saat melihat gaji yang diterimanya.

2. Jatah lembur

Karyawan yang bekerja overtime atau lembur tentu juga harus mendapatkan kompensasi dari perusahaan yang meliputi upah lembur. Tentunya upah ini berbeda dengan gaji pokok sehingga karyawan yang bekerja lebih banyak akan mendapatkan gaji yang lebih besar.

Nah, agar upah lembur yang dibayarkan sesuai dengan apa yang diinginkan, pihak perusahaan harus mengawasi setiap karyawan yang lembur benar-benar menyelesaikan pekerjaannya dan bukan untuk melakukan hal lain yang tidak termasuk job desc-nya.

3. Bonus target

Ketika penjualan bulanan perusahaan mencapai target, biasanya setiap perusahaan akan memberikan bonus khusus bagi karyawannya. Maka dari itu perusahaan boleh mendorong setiap karyawan agar mau memberikan effort terbaik mereka untuk perusahaan sehingga dapat menghasilkan penjualan yang maksimal dan melebihi target.

Dengan demikian tak hanya perusahaan yang diuntungkan, namun juga setiap karyawan yang terlibat dari prosesnya.

4. Potongan utang maupun denda

Kesalahan yang dilakukan oleh karyawan dan merugikan perusahaan biasanya akan dikenai denda dengan nominal tertentu. Nah, perusahaan yang memberlakukan kebijakan tersebut biasanya akan memotong dendanya dari gaji karyawan.

Selain itu, jika ada karyawan yang mengajukan pinjaman ke perusahaan, maka gaji karyawan tersebut biasanya juga akan dikenai potongan sesuai dengan kesepakatan di awal saat karyawan mengajukan pinjaman.

Penutup

PayrollBozz

Demikianlah artikel mengenai definisi sistem payroll dan seluk beluk tentangnya. 

Jadi apakah Anda tertarik untuk menggunakan sistem ini dalam perusahaan atau bisnis yang tengah Anda jalankan sekarang? Jika ya, maka PayrollBozz dapat menjadi salah satu opsi yang bisa Anda gunakan. 

PayrollBozz adalah software HRIS online dengan fitur administrasi yang lengkap mulai dari absensi, penggajian, pajak pph21 sampai laporan lengkap. Dengan software ini, setiap kebutuhan administrasi dalam perusahaan atau bisnis Anda dapat dijalankan dengan lebih efektif dan efisien.

Ketentuan pemberian THR tahun 2018

Ketentuan pemberian THR tahun 2018

Tak terasa Bulan ramadhan telah berlangsung selama 7 hari, yang ini juga berarti bahwa perusahaan harus melaksanakan kewajibannya untuk membayar tunjangan hari raya (THR) kepada karyawan-karyawannya.

Dan seiring itu Menteri ketenagakerjaan, Muhammad Hanif Dhakiri sudah merilis surat edaran Nomor 2 Tahun 2018 tentang Pembayaran Tunjangan Hari Raya Keagamaan Tahun 2018. Yang surat edaran tersebut ditujukan untuk kepada kepala daerah seperti gubernur, walikota/bupati di Indonesia.

Membayar uang THR menjelang hari raya idul fitri merupakan kewajiban perusahaan, dan pada edaran tersebut Menaker hanif Dhakiri meminta gubernur dan wali kota/bupati untuk melakukan pengawasan terhadap pengusaha-pengusaha yang berada di wilayahnya.

Dalam surat edaran juga tertera bahwa maksimal pembayaran tunjangan hari raya yakni paling lambat 7 hari sebelum lebaran. dan ada sanski bagi pengusaha yang terlambat membayar uang THR sebesar 5% dari uang tunjangan yang harus dibayarkan.

Kemenaker juga menegaskan jika perusahaan tidak melaksanakan kewajibannya untuk membayar THR, maka akan dikenakan sanksi adminstratif yang diberlakukan. Jadi bagi anda para pengusaha atau HRD perusahaan sebaiknya bergegas dalam menyelesaikan perhitungan THR agar tidak terkena dengan dan sanksi adminstratif.

Posko Pengaduan THR 2018

Bagi anda karyawan yang sampai hari yang telah ditentukan tetapi belum mendapatkan THR juga bisa melakukan pengaduan tersebut ke posko-posko yang telah disediakan, untuk para karyawan yang tidak mendapatkan haknya,

Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker) akan membuka posko pengaduan Tunjangan Hari Raya (THR) bagi para pekerja yang tidak mendapat haknya. Posko rencananya dibuka di dinas-dinas tingkat provinsi/kabupaten/kota, serta tingkat Pusat Pelayanan Terpadu Satu Atap (PTSA) Kantor Kementerian Ketenagakerjaan.

Hitung THR mudah dengan Payrollbozz

blank

Untuk melakukan penghitungan yang cepat dan akurat, HRD membutuhkan software atau aplikasi pendukung yang dapat mengerjakannya secara otomatis hanya dengan satu kali pengaturan.

Payrollbozz mampu membantu HRD dan perusahaan dalam menghitung THR sesuai regulasi perusahaan yang juga sesuai dengan peraturan pemerintah.

Disini HRD hanya perlu merumuskan penghitungan THR, dan kemudian memasukan komponen apa saja yang dimasukan ke dalam THR, misalkan uang makan termasuk ke dalam tunjangan hari raya.

Lakukan penghitungan THR sekarang juga agar perusahaan anda tidak terkena denda dan sanksi, untuk keterangan dan informasi lebih lanjut bisa anda lihat di payrollbozz.com atau menghubungi marketing kami ke alamat berikut :

Ruko Mendrisio Blok C3 No 17 Gading Serpong Paramount,
Indonesia.
Phone : (+62) 21-29871799
E-mail : sales@payrollbozz.com