fbpx
Kenapa Perlu Software HRIS Untuk Masa Depan Perusahaan? Ini Penjelasannya.

Kenapa Perlu Software HRIS Untuk Masa Depan Perusahaan? Ini Penjelasannya.

Masuknya industri 4.0 di era modern ini mengintegrasikan lini produksi langsung dengan pasar melalui jaringan internet atau online, yang memungkinkan setiap informasi dapat tersebar dengan cepat dan masif. 

Dan pada versi terbaru dari industri bisnis ini perusahaan harus mampu bergerak lebih cepat, efisien, dan akurat dalam banyak hal, guna memenangkan persaingan bisnis serta eksistensi nama perusahaan/brand di mata publik. 

Hal ini tidak terkecuali untuk manajemen SDM, melalui software HRIS (human resource information systems) memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan baik dalam jumlah kecil ataupun besar. 

Pengelolaan data karyawan yang dimaksud sendiri seperti kehadiran karyawan (absensi), penggajian, pajak, administrasi kepersonaliaan (pengajuan cuti, sakit, pinjaman reimbursement) dan masih banyak lainnya. 

Peran software HRIS dalam industri 4.0 adalah sebagai sistem yang mengintegrasikan pengelolaan data SDM/karyawan mengandalkan jaringan online, dan tidak hanya itu dengan sistem HRIS semua dapat dikerjakan otomatis dan tersistematis, sehingga meminimalisir human error.

Baca juga : Cara Hitung Upah Lembur Sesuai UU Cipta Kerja

Lalu apa manfaatnya software HRIS untuk perusahaan? 

blank

Sistem HRIS dirancang untuk untuk mempercepat, mengintegrasikan, dan otomatisasi proses administrasi kepersonaliaan. Dengan menggunakan sistem, segala aktivitas juga terekam atau terdokumentasi dengan baik. 

Dengan menggunakan software HRIS pengguna baik itu karyawan maupun HRD dapat melakukan aktivitas administrasi kepersonaliaan seperti pengajuan cuti, pinjaman, reimbursement, clock in/out melalui aplikasi mobile, melihat payslip, melihat tugas harian dan masih banyak lainnya. 

Semua dapat dilakukan dan dilihat dari sistem HRIS melalui website ataupun aplikasi mobile yang tersedia. 

Konsep sistem HRIS adalah memangkas semua proses administrasi yang tadinya memakan waktu menjadi lebih cepat, hemat dan paperless. HRIS men-digitalisasi manajemen SDM agar mudah di akses dan data yang tersimpan menjadi aman dengan tata kelola yang baik. 

Manfaat software HRIS lainnya untuk perusahaan diantaranya sebagai berikut : 

  • Setiap aktivitas terdokumentasi dengan baik
  • Semua proses menjadi transparan
  • Meminimalisir human error karena semua dikerjakan by systems
  • Proses penggajian, perhitungan pajak, insentif, dan iuran BPJS dapat dihitung secara otomatis dengan satu kali pengaturan. 
  • Keamanan data dan aksesibilitas tinggi

Temukan segala yang Anda ingin ketahui tentang software HRIS secara mendetail di www.payrollbozz.com, dan coba demo nya, GRATIS!

Masa Depan Manajemen SDM : Integrasi & Transparansi Dengan Cloud Based HRIS Systems

Masa Depan Manajemen SDM : Integrasi & Transparansi Dengan Cloud Based HRIS Systems

Sistem HRIS (human resource information systems) telah menjadi tren manajemen SDM, hal ini seiring dengan meningkatnya sistem teknologi informasi dan perangkat seperti smartphone, mesin absensi, dan tentunya jaringan internet. 

Memanfaatkan kemajuan teknologi, para pengembang sistem HRIS melakukan inovasi dengan membuat sistem manajemen SDM yang terpusat dan mudah di akses dari manapun dan kapanpun melalui jaringan internet. 

Dengan sistem HRIS ini memudahkan semua pengguna, baik itu perusahaan, HRD ataupun karyawan. Dengan HRIS memungkinkan pengguna untuk mengakses atau melakukan administrasi kepersonaliaan dari perangkat mereka masing-masing, baik itu di desktop atau melalui aplikasi di smartphone. 

Sebelum berbicara jauh perihal sistem HR modern ini, ada baiknya kita mundur sedikit untuk kembali mengenal sistem atau software HRIS ini, dari definisi sampai kegunaannya. 

Mengenal Software/Sistem HRIS (human resource information systems)

blank

HRIS adalah sebuah sistem untuk tata kelola dan tata letak data dan melakukan pengorganisasian agar mudah di akses. HRIS sendiri adalah suatu sistem dari kesatuan sistem yang lebih besar lagi yakni ERP (enterprise resource planning).

ERP sendiri diperuntukan untuk bagi perusahaan yang ingin melakukan pengelolaan data karyawannya secara otomatis dan terintegrasi yang mencakup semua aspek dalam manajemen SDM. 

Yang mana dalam ERP terdapat sistem HRIS yang menjadi manajer HR virtual untuk melakukan pengelolaan data, mulai dari data pribadi masing-masing karyawan, penggajian, jadwal kerja, laporan absensi, pengajuan lembur, sistem cuti. Izin, dan reimbursement sampai laporan kinerja. 

Dan sistem HRIS modern seperti PayrollBozz biasanya dilengkapi dengan aplikasi untuk memudahkan pengguna dalam mengaksesnya. Terlebih di zaman pandemi yang mana banyak perusahaan harus memberlakukan WFH untuk pekerjanya. 

Keberadaan aplikasi HRIS sangat dibutuhkan untuk keperluan absensi, mengakses laporan, dan melihat jadwal kerja. Software HRIS ini dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan dari industri apapun, karena dapat memangkas waktu administrasi, meminimalisir human error, serta mengantisipasi kecurangan karena semua data terekam dengan rapi pada sistem. 

Tujuan dan manfaat sistem HRIS

blank

1 ) Pengelolaan data terpusat 

Untuk memudahkan perusahaan yang memiliki cabang atau toko yang tersebar dalam mengumpulkan data karyawannya, seperti laporan kehadiran atau target penjualan. Dengan sistem HRIS data-data tersebut bisa dikumpulkan secara otomatis, bahkan bisa dilihat real time oleh pusat. 

2 ) Meminimalisir kesalahan

Kekeliruan atau kesalahan terkait pengelolaan data, kehadiran, perhitungan pajak dan gaji karyawan sering terjadi, hal ini tidak luput dari kekurangan yang ada pada manusia. Namun dengan sistem HRIS hal tersebut bisa diatasi, karena semua sudah berjalan otomatis sesuai dengan pengaturan. 

3 ) Digitalisasi & Paperless 

Tujuan software HRIS juga mengurangi penggunaan kertas untuk kebutuhan administrasi kepersonaliaan, seperti surat pengajuan, slip gaji, dan lainnya menggunakan kertas. Dengan sistem HRIS semuanya sudah ter-digitalisasi, hemat kertas, lebih mudah di akses, dan data terdokumentasi dengan baik. 

4 ) Aksesibilitas tinggi

Aksesibilitas adalah manfaat yang besar bagi perusahaan dan HRD, dalam melaksanakan tugasnya. Pekerjaan perhitungan payroll, approval, reimbursement, dan lainnya kini dapat dikerjakan dengan cepat dari mana saja selama tersambung dengan jaringan internet. 

5 ) Transparansi data

Salah satu kelemahan pada pengelolaan SDM dengan cara manual adalah transparansi dan dokumentasi data yang kerap terjadi kesalahan, dan tidak tertata dengan baik. Sistem HRIS membantu perusahaan dalam pengelolaan data yang transparan, akuntabel, dan terorganisir secara baik dan otomatis. 

Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, bahwa sistem HRIS menggunakan basis penyimpanan awan atau cloud based systems, yang mana teknologi penyimpanan data ini sudah digunakan sejak lama untuk berbagai kebutuhan. 

Baca juga : Belum tahu pentingnya cloud based systems dan manfaatnya? Pelajari disini!

Dengan penyimpanan awan ini pengguna dapat mengakses data mereka, mulai dari mengedit, menambahkan, menghapus, atau mengunduh. Yang kemudian teknologi penyimpanan ini di adopsi untuk sistem manajemen modern. 

Perpaduan sistem manajemen SDM dengan Cloud based adalah inovasi dalam dunia HRD, dan menjadi tren HR di era modern ini, karena manfaat, pemangkasan waktu, aksesibilitas yang tinggi dan menghemat biaya operasional. 

Sistem HR modern untuk perusahaan

Melihat dari kecenderungan budaya kerja di Indonesia saat ini, yang mana nampaknya budaya kerja WFH atau remote working akan tetap berlangsung setelah pandemi. Budaya kerja dipertahankan karena dinilai efektif dan efisien untuk sebagian industri. 

Oleh karenanya perusahaan juga harus memfasilitasi budaya kerja ini dengan sistem HR yang modern, yang mampu mengakomodir kebutuhannya seperti absensi dari rumah, mengirim laporan, pengajuan online dan lainnya. 

Aplikasi HRIS seperti PayrollBozz sendiri memiliki tracking systems yang baik, dimana HRD tetap bisa memastikan keberadaan karyawan walaupun tidak bekerja dari kantor (WFO), dan melakukan pengaturan lokasi mana saja yang diizinkan untuk absen melalui aplikasi mobile. 

Dengan budaya kerja yang baru, perusahaan membutuhkan sistem HRD yang powerful dan terintegrasi. Selain itu keuntungan lainnya menggunakan sistem HRIS perusahaan atau HRD memiliki sistem penggajian yang otomatis, semua diproses berdasarkan formula yang telah diatur sebelumnya.

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Belum menurunnya angka pasien Covid 19 dan belum tersedianya vaksin memaksa kita untuk memberlakukan gaya hidup baru atau “New Normal”, yaitu sebuah kebiasaan baru dengan mengikuti protokol kesehatan covid 19. 

Karena alasan itu juga tren pembagian jadwal kerja yang dari rumah atau WFH dan WFO (work from office) diterapkan, guna mencegah kerumunan karyawan di kantor. 

Dari segala penyesuaian yang harus dipersiapkan seperti sistem absensi, jadwal kerja kustom, dan perhitungan payroll karyawan sudah Anda dan perusahaan mempersiapkannya dengan matang-matang? 

Tidak dapat dipungkiri saat ini kita memang perlu mengadopsi teknologi untuk dapat mengakomodir kebutuhan kita yang semakin kompleks, termasuk dalam manajemen SDM. 

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan untuk manajemen SDM perusahaan adalah HRIS (human resource information systems). 

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem komputer yang dapat mengorganisir tata laksana dan tata kelola SDM, data yang ada pada HRIS juga dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Selain manajemen SDM masih ada beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan baik untuk memberlakukan sistem kerja ala “New Normal”, seperti penggajian, sistem absensi karyawan, dan pengelolaan keuangan. Dan berikut ini adalah modul atau fitur-fitur PayrollBozz yang dapat Anda andalkan.. 

Modul Attendance /  Absensi

blank

Sistem absensi online PayrollBozz dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan Anda untuk kustom jadwal kerja yang kompleks, terutama di musim WFH dan WFO. Sistem absensi PayrollBozz juga terintegrasi dengan mesin absensi secara online, sehingga menarik data kehadiran karyawan di cabang-cabang perusahaan bisa lebih mudah. 

Buat pola / kustom jadwal kerja

blank

Jadwal kerja yang kompleks seperti shift, harian, dan beberapa kustom schedule dapat Anda buat di menu Jadwal. Karyawan juga dapat melihat work & time schedule di smartphone via aplikasi PayrollBozz. 

Laporan kehadiran / Attendance log

Attendance log berisikan rincian laporan kehadiran di setiap bulannya, pada menu ini karyawan atau pengguna dapat melihat jumlah kehadirannya setiap saat. Dengan Adanya laporan kehadiran yang lengkap, ini akan memudahkan karyawan melakukan koreksi ke HRD apabila ada kesalahan di kehadiran mereka

Absensi, Clock in/out

Pada menu Attendance atau absensi HRD dapat melakukan beberapa pengaturan seperti, mobile setting area untuk menandai wilayah mana saja yang diperbolehkan untuk melakukan absen dari aplikasi. Pengaturan tersebut termasuk radius, dan waktu. 

Selain itu pada Clock attendance HRD dapat melihat daftar pengajuan kehadiran dari karyawan, dari daftar pengajuan tersebut HRD dapat menyetujui atau menolak request tersebut secara online, Namun sebelumnya Anda harus membuat approval line dan menentukan siapa saja yang memiliki hak untuk menolak dan menyetujui. 

Absen via mobile apps

Untuk memudahkan karyawan yang sedang WFH atau dinas keluar kantor, PayrollBozz memberikan layanan absen dari smartphone via aplikasi. 

Disini karyawan yang bersangkutan bisa dengan mudah absen dari lokasi, dan tentunya lokasi tersebut telah ditandai sebagai wilayah yang legal untuk absen melalui aplikasi, dengan melakukan pengaturan di mobile setting area. 

Baca juga : UMKM Lebih Maju Dan Berkembang Dengan Aplikasi Absensi Karyawan PayrollBozz

Modul Payroll 

blank

Dalam software payroll atau penggajian ada banyak sekali pengaturan yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan dan regulasi perusahaan, Mulai dari siklus pembayaran gaji, komponen deduksi gaji, pajak, THR dan lainnya. 

Buat komponen payroll

Komponen penggajian dibuat untuk dimasukan ke dalam formula perhitungan payroll, seperti komponen potongan keterlambatan, persentase pembayaran iuran BPJS/jamsostek, jamsostek, tunjangan karyawan, insentif lembur/bonus, potongan izin (cuti dan sakit), dan lainnya. 

Formula Payroll 

Setelah komponen penggajian selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus untuk perhitungan gaji. Yang perlu Anda lakukan pada proses ini hanya tinggal memasukan komponen-komponen yang diperlukan, seperti contoh dibawah ini : 

blank

Anda juga dapat melakukan pengaturan untuk pemberlakuan perhitungan payroll tersebut, misal formula payroll A hanya diterapkan untuk jabatan manajerial sedangkan formula payroll diterapkan untuk jabatan staff. 

Proses payroll dan kirim slip gaji

blank

Untuk melakukan proses payroll, Anda hanya perlu melakukan satu kali klik maka semua perhitungan akan dihitung secara otomatis by system sesuai formula payroll yang telah diterapkan. 

Menggunakan sistem payroll lebih akurat dan jauh dari kesalahan atau human error, semua perhitungan akan berdasarkan rumus. Setelah payroll diproses maka payslip akan dikirimkan ke masing-masing karyawan, karyawan dapat melihatnya melalui aplikasi payrollbozz. 

Slip gaji yang tersimpan di sistem akan tersusun dan terorganisir dengan baik, sehingga mudah dilihat dan direkam, perusahaan juga dapat mengirimkannya ke pihak Bank untuk dilakukan pembayaran gaji. 

Modul finance

blank

Selanjutnya PayrollBozz juga memiliki sistem finance untuk pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Lakukan administrasi keuangan dengan mudah dan online melalui sistem finance PayrollBozz seperti, reimbursement, pinjaman, dan laporan keuangan. 

Reimbursement / e-claim

Pada menu penggantian biaya atau reimbursement memungkinkan karyawan melakukan pengajuan penggantian biaya, seperti uang bensin, parkir dan tiket kepada perusahaan secara online melalui aplikasi payrollbozz.

Dan juga approver baik itu HRD ataupun bagian keuangan perusahaan melakukan penyetujuan atau penolakan juga dari aplikasi. Selain itu Anda dapat mencetak slip penggantian biaya jika memang dibutuhkan, serta alur approval dapat ditentukan per karyawan dan batasan sampai 5 tingkatan approver.

Fitur e-claim ini sangat berguna di masa-masa pandemi seperti, dimana kita tetap melakukan administrasi tanpa harus bertemu secara produktif, semua bisa dikerjakan melalui aplikasi.  

Pengaturan pinjaman / Cash advance

Lakukan pengaturan pinjaman atau regulasinya sesuai ketentuan perusahaan. Tentukan periode maksimal, nominal yang diperbolehkan, jenis dan syarat peminjaman. Disini Anda juga dapat mengedit template bukti pembayaran atau slip pinjaman perusahaan Anda sendiri. 

Laporan 

Lihat laporan pinjaman dan daftar peminjam dan saldo yang sudah terpakai untuk dana pinjaman, untuk semua cabang perusahaan. Perperiode ataupun keseluruhan. Pada akun karyawan juga terdapat laporan balance atau kuota pinjaman, sehingga karyawan tahu kuota terpakai dan tersisa mereka sendiri. 

“NEW NORMAL” tidak perlu khawatir, lakukan dengan PayrollBozz

Melakukan penyesuaian di masa transisi “New Normal” jadi lebih mudah dengan modul dan menu yang tersedia di payrollBozz, fitur-fitur unggulan seperti absensi online yang tersedia pada aplikasi akan sangat membantu karyawan dalam melakukan urusan administrasi kepersonaliaan. 

Manajemen SDM juga lebih terorganisir dengan bantuan sistem HRIS (human resource information systems) yang merupakan basis dari PayrollBozz. 

Selain ketiga modul utama di atas tersebut, Anda juga dapat melakukan penilaian kerja karyawan dengan fitur Appraisal & KPI (key performance indicator). Ada beberapa metode yang dapat Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara objektif, terutama pengukuran produktivitas sangat penting di masa-masa sekarang ini. 

Pertama anda dapat melakukannya dengan pertanyaan survey, baik itu disebar kepada tim/bagian internal saja, atau memberikan pertanyaan survey tersebut kepada manajer. 

Kedua adalah 360 review, self review, atau tim review yang juga dapat dikerjakan via online. Dari sini Anda dapat melihat performa seluruh tim dan individu di perusahaan serta Karyawan dapat melakukan penilai terhadap sesama, dan atasan dapat memantau kembali penilaian tersebut.

Demikian adalah fitur unggulan PayrollBozz yang dapat Anda gunakan dalam masa “New Normal” ,walau kita dalam keadaan kurang menguntungkan namun kita harus tetap menjaga produktifitas. 

7 Alasan Worth it yang mengharuskan HRD pindah dari Spreadsheet ke sistem HRIS

7 Alasan Worth it yang mengharuskan HRD pindah dari Spreadsheet ke sistem HRIS

Sudahkan anda mendengar sebuah perusahaan besar pembangkit tenaga listrik asal kanada yang merugi akibat kesalahan saat “copy-paste” spreadsheet excel ? Yap, perusahaan pembangkit tenaga listrik itu bernama Transalta. Transalta mengalami kerugian sebesar 24 juta dollar Amerika akibat human error di tahun 2017 ini.  Berita tadi bisa anda temukan disini.

blank

Kesalahan atau error pada spreadsheet sering ditemukan akibat beberapa faktor, karena human error, overload data, sampai resiko komputer yang error. Kehilangan data seperti yang di alami Transalta bukan lah yang pertama, kerugian yang besar seperti itu bisa menimpah perusahaan manapun, karena resiko penggunaan spreadsheet saat ini terlalu banyak.

Ini juga yang menjadi alasan anda sebagai HRD untuk memutuskan beralih ke sistem HRIS yang lebih baik, dengan mekanisme yang jauh lebih aman di bandingkan dengan spreadsheet. Salah satu alasan mengapa HRD perlu mempertimbangkan untuk pindah ke sistem HRIS adalah kompleksnya permasalahan manajemen SDM saat ini. selain permasalahan kompleks pada manajemen HR ada 7 alasan krusial lainnya yang mengharuskan anda untuk pindah ke sistem HRIS.

7 Alasan Worth it mengapa anda perlu pindah ke HRIS Systems

blank

1 ) Data kloning terlalu banyak sehingga sulit menentukan yang valid

Untuk melakukan pengamanan data anda bisa saja mengcopy file ke banyak tempat, tapi masalah timbul ketika file master di ubah dan yang lain tidak mengikutinya. Kloning data yang banyak dan tersebar akan menyulitkan pencarian data yang valid dan update, tidak hanya itu potensi manipulasi data juga akan semakin besar.

2 )  Mengirim file atau laporan membutuhkan waktu

Ketika karyawan ingin meminta laporan absensi mereka selama satu atau beberapa bulan kebelakang, siapkah HRD mencarikan data mereka dan mengirimkannya via email atau mmengeprintnya di kertas ? kegiatan ini sudah tidak lagi efektif untuk dilakukan, biarkan sistem HRIS yang mengerjakan hal tersebut. Dengan data yang terintegrasi dan tersimpan di server semua pengguna bisa melihat data informasi tentang mereka, yang tertata dengan rapih.

3 ) Resiko kehilangan data besar

Bayangkan berapa besar kerugian perusahaan ketika daftar gaji, pajak, dan asuransi karyawan hilang ?. Resiko kehilangan data saat anda menggunakan spreadsheet sangatlah besar, mulai dari hardisk rusak, komputer error, atau proses pemindahan data yang error, dan errornya tidak bisa dideteksi. Dengan menggunakan sistem HRIS yang menaruh semua berkas pada penyimpanan Cloud akan jauh lebih aman dari resiko kehilangan.

4 ) Aktivitas tidak bisa di deteksi

Manipulasi data pada spreadsheet sering sekali kita temukan, tidak heran karena memang keamanan di lembar spreadheet kurang memadai. Dan walaupun manipulasi data dapat ditemukan namun rekam jejak atau aktivitas tidak bisa diketahui. Hal tersebut tidak akan terjadi jika menggunakan sistem HRIS yang memang segala aktivitas pada program dapat di deteksi, dan tidak semua data informasi bisa di akses hanya orang-orang tertentu dengan otoritas tertentu yang bisa mengakses data.

5 ) Lebih terorganisir dengan Sistem HRIS 

Setiap perusahaan memiliki informasi tentang sumber daya mereka masing-masing, belum lagi aktivitas adminstrasi seperti pengajuan, transisi karir dan lainnya akan menambah daftar informasi perusahaan. Apabila semakin menumpuk dan tidak segera di organisir maka bisa menimbulkan maslaah. HRIS (Human resource information systems) akan membantu perusahaan dalam melakukan tata laksna dan tata kelola data perusahaan dengat baik, secara otomatis.

6 ) Bisnis perusahaan

Mungkin sepintas antara bisnis dan spreadsheet tidak memiliki kaitan satu sama lain. Namun sebenernya spreadsheet atau sistem adminstrasi yang anda gunakan sangat berpengaruh pada kelancara bisnis perusahaan. Sistem adminstrasi mempengaruhi manajemen HR, manajemen HR mempengaruhi kinerja karyawan, dan kinerja mempengaruhi produktivitas. Produktivitas yang di hasilkan karyawan sangat berpengaruh pada bisnis dan kemajuan perusahaan. Itulah sebabnya pengelolaan SDM dengan sistem yang baik akan membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya.

7 ) Pengelolaan data SDM terpusat

Bagi anda yang memilki cabang-cabang perusahaan di wilayah yang berbeda, tetap bisa melakukan pengontrolan dan pengelolaan secara terpusat dengan menggunakan sistem HRIS. dengan fitur-fitur yang ada pada software HRIS akan membantu divisi HR dalam mengetahui perkembangan karyawan bahkan juga mengatur karir transisi pada kantor cabang lain.

Demikian adalah 7 alasan yang tepat untuk perusahaan hijrah dari spreadsheet manual ke sistem HRIS, hal ini layak perusahaan lakukan mengingat persaingan bisnis saat ini dan kedepannya membutuhkan kecepatan dan keakuratan. Tunjang perkembangan dan kemajuan perusahaan dengan menggunakan software HRIS Payrollbozz.