Belum menurunnya angka pasien Covid 19 dan belum tersedianya vaksin memaksa kita untuk memberlakukan gaya hidup baru atau “New Normal”, yaitu sebuah kebiasaan baru dengan mengikuti protokol kesehatan covid 19.

Karena alasan itu juga tren pembagian jadwal kerja yang dari rumah atau WFH dan WFO (work from office) diterapkan, guna mencegah kerumunan karyawan di kantor.

Dari segala penyesuaian yang harus dipersiapkan seperti sistem absensi, jadwal kerja kustom, dan perhitungan payroll karyawan sudah Anda dan perusahaan mempersiapkannya dengan matang-matang?

Tidak dapat dipungkiri saat ini kita memang perlu mengadopsi teknologi untuk dapat mengakomodir kebutuhan kita yang semakin kompleks, termasuk dalam manajemen SDM.

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan untuk manajemen SDM perusahaan adalah HRIS (human resource information systems).

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem komputer yang dapat mengorganisir tata laksana dan tata kelola SDM, data yang ada pada HRIS juga dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Selain manajemen SDM masih ada beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan baik untuk memberlakukan sistem kerja ala “New Normal”, seperti penggajian, sistem absensi karyawan, dan pengelolaan keuangan. Dan berikut ini adalah modul atau fitur-fitur PayrollBozz yang dapat Anda andalkan..

Modul Attendance / Absensi

Sistem absensi online PayrollBozz dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan Anda untuk kustom jadwal kerja yang kompleks, terutama di musim WFH dan WFO. Sistem absensi PayrollBozz juga terintegrasi dengan mesin absensi secara online, sehingga menarik data kehadiran karyawan di cabang-cabang perusahaan bisa lebih mudah.

Buat pola / kustom jadwal kerja

Jadwal kerja yang kompleks seperti shift, harian, dan beberapa kustom schedule dapat Anda buat di menu Jadwal. Karyawan juga dapat melihat work & time schedule di smartphone via aplikasi PayrollBozz.

Laporan kehadiran / Attendance log

Attendance log berisikan rincian laporan kehadiran di setiap bulannya, pada menu ini karyawan atau pengguna dapat melihat jumlah kehadirannya setiap saat. Dengan Adanya laporan kehadiran yang lengkap, ini akan memudahkan karyawan melakukan koreksi ke HRD apabila ada kesalahan di kehadiran mereka

Absensi, Clock in/out

Pada menu Attendance atau absensi HRD dapat melakukan beberapa pengaturan seperti, mobile setting area untuk menandai wilayah mana saja yang diperbolehkan untuk melakukan absen dari aplikasi. Pengaturan tersebut termasuk radius, dan waktu.

Selain itu pada Clock attendance HRD dapat melihat daftar pengajuan kehadiran dari karyawan, dari daftar pengajuan tersebut HRD dapat menyetujui atau menolak request tersebut secara online, Namun sebelumnya Anda harus membuat approval line dan menentukan siapa saja yang memiliki hak untuk menolak dan menyetujui.

Absen via mobile apps

Untuk memudahkan karyawan yang sedang WFH atau dinas keluar kantor, PayrollBozz memberikan layanan absen dari smartphone via aplikasi.

Disini karyawan yang bersangkutan bisa dengan mudah absen dari lokasi, dan tentunya lokasi tersebut telah ditandai sebagai wilayah yang legal untuk absen melalui aplikasi, dengan melakukan pengaturan di mobile setting area.

Modul Payroll

Dalam software payroll atau penggajian ada banyak sekali pengaturan yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan dan regulasi perusahaan, Mulai dari siklus pembayaran gaji, komponen deduksi gaji, pajak, THR dan lainnya.

Buat komponen payroll

Komponen penggajian dibuat untuk dimasukan ke dalam formula perhitungan payroll, seperti komponen potongan keterlambatan, persentase pembayaran iuran BPJS/jamsostek, jamsostek, tunjangan karyawan, insentif lembur/bonus, potongan izin (cuti dan sakit), dan lainnya.

Formula Payroll

Setelah komponen penggajian selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus untuk perhitungan gaji. Yang perlu Anda lakukan pada proses ini hanya tinggal memasukan komponen-komponen yang diperlukan, seperti contoh dibawah ini :

Anda juga dapat melakukan pengaturan untuk pemberlakuan perhitungan payroll tersebut, misal formula payroll A hanya diterapkan untuk jabatan manajerial sedangkan formula payroll diterapkan untuk jabatan staff.

Proses payroll dan kirim slip gaji

Untuk melakukan proses payroll, Anda hanya perlu melakukan satu kali klik maka semua perhitungan akan dihitung secara otomatis by system sesuai formula payroll yang telah diterapkan.

Menggunakan sistem payroll lebih akurat dan jauh dari kesalahan atau human error, semua perhitungan akan berdasarkan rumus. Setelah payroll diproses maka payslip akan dikirimkan ke masing-masing karyawan, karyawan dapat melihatnya melalui aplikasi payrollbozz.

Slip gaji yang tersimpan di sistem akan tersusun dan terorganisir dengan baik, sehingga mudah dilihat dan direkam, perusahaan juga dapat mengirimkannya ke pihak Bank untuk dilakukan pembayaran gaji.

Modul finance

Selanjutnya PayrollBozz juga memiliki sistem finance untuk pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Lakukan administrasi keuangan dengan mudah dan online melalui sistem finance PayrollBozz seperti, reimbursement, pinjaman, dan laporan keuangan.

Reimbursement / e-claim

Pada menu penggantian biaya atau reimbursement memungkinkan karyawan melakukan pengajuan penggantian biaya, seperti uang bensin, parkir dan tiket kepada perusahaan secara online melalui aplikasi payrollbozz.

Dan juga approver baik itu HRD ataupun bagian keuangan perusahaan melakukan penyetujuan atau penolakan juga dari aplikasi. Selain itu Anda dapat mencetak slip penggantian biaya jika memang dibutuhkan, serta alur approval dapat ditentukan per karyawan dan batasan sampai 5 tingkatan approver.

Fitur e-claim ini sangat berguna di masa-masa pandemi seperti, dimana kita tetap melakukan administrasi tanpa harus bertemu secara produktif, semua bisa dikerjakan melalui aplikasi.

Pengaturan pinjaman / Cash advance

Lakukan pengaturan pinjaman atau regulasinya sesuai ketentuan perusahaan. Tentukan periode maksimal, nominal yang diperbolehkan, jenis dan syarat peminjaman. Disini Anda juga dapat mengedit template bukti pembayaran atau slip pinjaman perusahaan Anda sendiri.

Laporan

Lihat laporan pinjaman dan daftar peminjam dan saldo yang sudah terpakai untuk dana pinjaman, untuk semua cabang perusahaan. Perperiode ataupun keseluruhan. Pada akun karyawan juga terdapat laporan balance atau kuota pinjaman, sehingga karyawan tahu kuota terpakai dan tersisa mereka sendiri.

“NEW NORMAL” tidak perlu khawatir, lakukan dengan PayrollBozz

Melakukan penyesuaian di masa transisi “New Normal” jadi lebih mudah dengan modul dan menu yang tersedia di payrollBozz, fitur-fitur unggulan seperti absensi online yang tersedia pada aplikasi akan sangat membantu karyawan dalam melakukan urusan administrasi kepersonaliaan.

Manajemen SDM juga lebih terorganisir dengan bantuan sistem HRIS (human resource information systems) yang merupakan basis dari PayrollBozz.

Selain ketiga modul utama di atas tersebut, Anda juga dapat melakukan penilaian kerja karyawan dengan fitur Appraisal & KPI (key performance indicator). Ada beberapa metode yang dapat Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara objektif, terutama pengukuran produktivitas sangat penting di masa-masa sekarang ini.

Pertama anda dapat melakukannya dengan pertanyaan survey, baik itu disebar kepada tim/bagian internal saja, atau memberikan pertanyaan survey tersebut kepada manajer.

Kedua adalah 360 review, self review, atau tim review yang juga dapat dikerjakan via online. Dari sini Anda dapat melihat performa seluruh tim dan individu di perusahaan serta Karyawan dapat melakukan penilai terhadap sesama, dan atasan dapat memantau kembali penilaian tersebut.

Demikian adalah fitur unggulan PayrollBozz yang dapat Anda gunakan dalam masa “New Normal” ,walau kita dalam keadaan kurang menguntungkan namun kita harus tetap menjaga produktifitas.

e Absensi adalah metode melaporkan kehadiran karyawan,pegawai atau siswa dengan menggunakan aplikasi atau token mengandalkan jaringan internet atau wireless untuk mengirim data ke server, untuk kemudian diolah ataupun di monitori.

Metode absen terbaru ini diharapkan dapat mempermudah proses absen, meningkatkan efisiensi pengolahan data, serta memaksimalkan monitoring kinerja karyawan. Beberapa institusi Negara dan juga pemerintah kota mulai mempertimbangkan bahkan sudah mempersiapkan metode ini sebagai cara absen pegawai mereka, seperti yang dilakukan oleh pemkot Tangerang.

Pemerintah kota Tangerang terus mengupayakan untuk mensosialisasikan e absensi kepada semua pegawainya, sistem e absensi ini sendiri dirancang oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kota Tangerang.

Tidak hanya dalam dunia kerja, sistem e absensi direncanakan juga akan digunakan untuk dunia pendidikan seperti sekolah dan juga universitas, walaupun rencana penggunaan sistem absensi terbaru ini masih dalam masa percobaan dan juga pengembangan.

Namun walau demikian sistem e absensi sebenarnya sudah digunakan sejak lama oleh beberapa perusahaan, karena memang sudah banyak software developer yang membangun sistem absensi online, salah satunya adalah PayrollBozz.

PayrollBozz sendiri adalah software HRIS yang menyediakan sistem absensi, penggajian, finance dan juga KPI (key performance indicator). Sejak tahun 2016 PayrollBozz mengembangkan sistem absensi online yang dapat digunakan dari smartphone pengguna melalui aplikasi yang dapat di download di apps store dan Play store.

Menggunakan sistem absensi elektronik semua data akan terekam dan terkelola dengan baik. Data digital yang dapat di akses oleh semua pengguna juga meningkatkan transparansi antara karyawan dan perusahaan, dan berikut adalah 5 keuntungan menggunakan sistem absensi elektronik.

5 Keuntungan Menggunakan Sistem e absensi

1 ) Meminimalisir kecurangan/manipulasi

Menggunakan sistem absensi online dapat meminimalisirkan kecurangan oknum yang suka memanipulasi absen mereka. Aplikasi PayrollBozz sendiri menggunakan 2 metode absen sekaligus yakni dengan Global Positioning System (GPS), ditambah foto yang harus langsung di ambil ditempat tersebut.

Sistem absensi online pada umumnya memiliki pengaturan wilayah absensi yang dilegalkan, sehingga walaupun karyawan memiliki aplikasi absen mereka sendiri di smartphone, tetapi tetap harus absen sesuai wilayah yang dilegalkan.

2 ) Lebih hemat biaya

Dengan menggunakan sistem e absensi perusahaan tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi seperti yang biasa kita temui di kantor-kantor. Karyawan cukup mengunduh aplikasi di play store dan app store untuk bisa melakukan absensi.

3 ) Meningkatkan produktifitas karyawan

Menggunakan sistem e absensi atau absen online dapat mempermudah karyawan lapangan untuk mereka absen di lokasi dinas. Dengan begini mereka akan lebih menghemat waktu, karena waktu yang biasa dipakai mereka untuk absen ke kantor kemudian balik ke lokasi kerja dapat digunakan untuk mereka bekerja.

4 ) Dapat dimonitor secara realtime

Sistem absensi eletronik ini terkoneksi dengan internet, sehingga data yang tersimpan di database cloud dapat di akses oleh HRD. Dari situ HRD atau bahkan manajer dapat melihat laporan absen karyawan secara realtime. Tidak hanya itu, sinkronisasi data juga lebih mudah
karena terus diperbaharui oleh sistem.

5 ) Rekapitulasi data mudah

Data e absensi yang masuk ke server akan dikelola dengan sistem, hal ini dapat memudahkan siapa saja untuk melakukan rekapitulasi data mereka sendiri atau karyawan lainnya, dan data yang ada dilapoan merekar sama seperti yang dilihat orang lain, sehingga selain mudah dalam merekap data juga lebih transparan.

Demikian adalah pengertian tentang apa itu e absensi, dan manfaatnya bagi karyawan dan perusahaan. Bagi Anda yang ingin mencoba sistem absensi online bisa mencoba demo PayrollBozz.

Tag: absensi online

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz