Pernah merekrut kandidat yang CV-nya terlihat sempurna, tetapi setelah beberapa minggu bekerja ternyata pengalaman dan kemampuannya jauh dari yang tertulis? Kasus seperti ini cukup sering terjadi, dan biayanya tidak kecil: waktu rekrutmen terbuang, tim terganggu, dan proses harus diulang dari awal. Di sinilah background check karyawan berperan. Dengan memeriksa latar belakang calon karyawan secara terstruktur, HR dan pemilik bisnis bisa mengambil keputusan rekrutmen berdasarkan data yang terverifikasi, bukan sekadar kesan saat wawancara.
Artikel ini membahas apa itu background check, apa saja yang bisa diperiksa, langkah-langkah praktisnya, serta aturan persetujuan dan pelindungan data pribadi yang perlu diperhatikan perusahaan di Indonesia.
Apa Itu Background Check Karyawan?
Background check karyawan adalah proses verifikasi informasi yang diberikan calon karyawan, seperti identitas, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, referensi, dan catatan kepolisian. Tujuannya adalah memastikan bahwa data di CV dan formulir lamaran benar, serta menilai apakah kandidat layak untuk posisi yang akan diisi.
Background check biasanya dilakukan setelah kandidat lolos wawancara dan sebelum perusahaan mengirimkan surat penawaran kerja (offering letter) final. Pada tahap ini, jumlah kandidat sudah sedikit, sehingga pemeriksaan bisa dilakukan lebih teliti dan tidak membuang sumber daya.
Mengapa Background Check Penting?
- Mengurangi risiko salah rekrut. Data yang terverifikasi membantu Anda memilih kandidat yang benar-benar sesuai kualifikasi.
- Mencegah pemalsuan dokumen. Ijazah, sertifikat, atau surat pengalaman kerja palsu masih ditemukan dalam proses rekrutmen.
- Melindungi aset dan reputasi perusahaan. Terutama untuk posisi yang memegang uang, data pelanggan, atau akses sistem penting.
- Menciptakan proses rekrutmen yang adil. Jika dilakukan dengan standar yang sama, semua kandidat dinilai dengan kriteria yang konsisten.
Background check juga melengkapi tahap wawancara. Jika Anda ingin menilai kejujuran kandidat sejak awal, baca juga panduan cara melakukan penilaian awal dalam wawancara kerja terhadap kejujuran calon karyawan.
Apa Saja yang Bisa Diperiksa dalam Background Check?
Tidak semua posisi membutuhkan pemeriksaan yang sama. Prinsip yang baik adalah proporsional: periksa hanya hal yang relevan dengan posisi. Berikut jenis pemeriksaan yang umum dilakukan perusahaan di Indonesia.
| Jenis Pemeriksaan | Yang Diverifikasi | Cara Umum |
|---|---|---|
| Identitas | Nama, NIK, tanggal lahir, alamat | Mencocokkan KTP asli dengan data lamaran |
| Pendidikan | Gelar, jurusan, institusi, tahun lulus | Cek data di PDDikti untuk perguruan tinggi, atau konfirmasi langsung ke kampus atau sekolah |
| Riwayat pekerjaan | Nama perusahaan, jabatan, periode kerja | Menghubungi HR perusahaan sebelumnya, memeriksa surat keterangan kerja (paklaring) |
| Referensi | Kinerja, sikap kerja, kemampuan kerja sama | Wawancara singkat dengan mantan atasan atau rekan kerja |
| Catatan kepolisian | Ada atau tidaknya catatan kriminal | Meminta kandidat menyerahkan SKCK yang masih berlaku |
| Sertifikasi atau lisensi profesi | Keaslian dan masa berlaku sertifikat | Konfirmasi ke lembaga atau asosiasi penerbit |
| Kesehatan (jika relevan) | Kesesuaian kondisi dengan tuntutan pekerjaan | Medical check-up atau tes bebas narkoba melalui fasilitas kesehatan |
Catatan tentang SKCK
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) adalah surat keterangan resmi dari Polri yang menerangkan ada atau tidaknya catatan seseorang dalam kegiatan kriminalitas. Beberapa hal penting yang perlu diketahui HR, berdasarkan Peraturan Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penerbitan Surat Keterangan Catatan Kepolisian:
- SKCK diajukan oleh pemohon sendiri, sehingga perusahaan sebaiknya meminta kandidat yang mengurusnya, bukan mengurus atas nama kandidat.
- Melamar pekerjaan termasuk salah satu keperluan penerbitan SKCK, dan satu SKCK digunakan untuk satu jenis keperluan.
- SKCK berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal penerbitan dan dapat diperpanjang sebelum masa berlakunya habis.
- Pemohon WNI perlu menyiapkan antara lain fotokopi KTP, Kartu Keluarga, akta lahir, pasfoto latar merah, serta bukti kepesertaan aktif program JKN.
Kandidat dapat mengajukan SKCK di kantor polisi atau melalui layanan SKCK online resmi Polri. Saat menerima SKCK, periksa tanggal terbit, masa berlaku, dan keperluan yang tercantum.
Cara Melakukan Background Check Karyawan Langkah demi Langkah
Agar prosesnya rapi, legal, dan konsisten, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Susun Kebijakan Background Check
Tentukan posisi mana yang wajib diperiksa, jenis pemeriksaan untuk tiap level jabatan, siapa yang bertanggung jawab, dan berapa lama prosesnya. Contohnya, posisi staf administrasi cukup verifikasi identitas, pendidikan, dan referensi, sementara posisi keuangan atau kasir perlu tambahan SKCK. Kebijakan tertulis membuat semua kandidat diperlakukan sama.
2. Informasikan Sejak Awal
Cantumkan di iklan lowongan atau undangan wawancara bahwa perusahaan melakukan background check. Transparansi ini membuat kandidat lebih siap dan mengurangi keberatan di kemudian hari. Lowongan yang jelas dan resmi juga membantu kandidat membedakan perusahaan Anda dari penipuan, seperti dibahas dalam artikel ciri-ciri lowongan kerja palsu menurut Kemnaker.
3. Minta Persetujuan Tertulis Kandidat
Sebelum memeriksa apa pun, minta kandidat menandatangani formulir persetujuan, baik di atas kertas maupun secara elektronik. Formulir sebaiknya menjelaskan tujuan pemeriksaan, data apa saja yang akan diperiksa, pihak yang akan dihubungi, berapa lama data disimpan, dan hak kandidat atas datanya. Bagian berikutnya membahas dasar hukumnya.
4. Kumpulkan Dokumen dan Data Kontak
Minta salinan KTP, ijazah, transkrip, sertifikat, surat keterangan kerja, SKCK (jika diperlukan), serta nama dan kontak referensi. Minta hanya dokumen yang benar-benar dibutuhkan untuk posisi tersebut.
5. Lakukan Verifikasi ke Sumber Resmi
Jangan hanya mengandalkan dokumen yang diserahkan. Untuk riwayat pekerjaan, hubungi perusahaan sebelumnya melalui nomor atau email resmi yang Anda cari sendiri, bukan hanya kontak yang tertulis di CV. Untuk pendidikan tinggi, cocokkan data lulusan di PDDikti atau konfirmasi ke bagian akademik kampus.
6. Lakukan Pengecekan Referensi
Siapkan daftar pertanyaan yang sama untuk semua referensi, misalnya:
- Dalam kapasitas apa Anda bekerja dengan kandidat, dan berapa lama?
- Apa tanggung jawab utama kandidat saat itu?
- Apa kekuatan terbesar kandidat dalam bekerja?
- Area apa yang menurut Anda masih perlu ia kembangkan?
- Apakah Anda bersedia bekerja dengannya lagi?
Fokus pada fakta dan perilaku kerja, bukan hal pribadi seperti agama, status perkawinan, atau kehidupan keluarga.
7. Evaluasi Hasil Secara Objektif
Bandingkan temuan dengan informasi dari kandidat. Perbedaan kecil, misalnya selisih satu bulan pada periode kerja, belum tentu berarti kebohongan. Jika ada temuan yang signifikan, beri kandidat kesempatan untuk menjelaskan sebelum Anda mengambil keputusan. Nilai juga relevansinya terhadap posisi yang dilamar.
8. Dokumentasikan dan Simpan dengan Aman
Catat hasil pemeriksaan dalam format standar, batasi akses hanya untuk orang yang berwenang, dan hapus data kandidat yang tidak diterima setelah masa simpan yang Anda tetapkan berakhir.
Persetujuan dan Pelindungan Data Pribadi dalam Background Check
Background check pada dasarnya adalah pemrosesan data pribadi. Karena itu, perusahaan perlu memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Beberapa poin yang relevan bagi HR:
- Wajib punya dasar pemrosesan. Pasal 20 UU PDP mewajibkan pengendali data pribadi memiliki dasar pemrosesan, salah satunya persetujuan yang sah secara eksplisit dari subjek data untuk tujuan tertentu yang telah disampaikan.
- Sampaikan informasi yang jelas. Jika memakai dasar persetujuan, Pasal 21 mewajibkan perusahaan menyampaikan informasi antara lain legalitas dan tujuan pemrosesan, jenis dan relevansi data, jangka waktu retensi dokumen, jangka waktu pemrosesan, serta hak subjek data.
- Persetujuan harus tertulis atau terekam. Pasal 22 menyatakan persetujuan dilakukan secara tertulis atau terekam, dapat elektronik maupun nonelektronik, dengan bahasa yang sederhana dan jelas.
- Hati-hati dengan data spesifik. Pasal 4 menggolongkan catatan kejahatan, data dan informasi kesehatan, serta data keuangan pribadi sebagai data pribadi yang bersifat spesifik. Data dari SKCK, hasil medical check-up, atau pemeriksaan kredit perlu dijaga lebih ketat.
- Proses secara terbatas dan sesuai tujuan. Pasal 16 mengatur prinsip bahwa pengumpulan data dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah, transparan, sesuai tujuan, aman, dan data dimusnahkan atau dihapus setelah masa retensi berakhir.
- Kandidat berhak menarik persetujuan. Pasal 9 memberi hak kepada subjek data untuk menarik kembali persetujuan yang telah diberikan.
Dalam praktiknya, ini berarti: jangan memeriksa hal di luar yang disetujui kandidat, jangan membagikan hasil background check ke pihak yang tidak berkepentingan, dan jangan menyimpan data kandidat tanpa batas waktu. Jika Anda memakai jasa pihak ketiga, pastikan ada perjanjian tertulis yang mengatur kerahasiaan dan keamanan data.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Background Check
- Memeriksa tanpa izin. Menghubungi atasan kandidat di kantornya saat ini tanpa sepengetahuan kandidat bisa merugikan kandidat dan reputasi perusahaan Anda.
- Standar yang tidak konsisten. Memeriksa satu kandidat secara ketat sementara kandidat lain tidak dapat dianggap tidak adil.
- Mengumpulkan data berlebihan. Meminta dokumen yang tidak relevan dengan posisi menambah risiko kebocoran data.
- Hanya mengandalkan referensi dari CV. Kontak yang diberikan kandidat sebaiknya dilengkapi dengan verifikasi melalui kanal resmi perusahaan.
- Menganggap background check sebagai akhir penilaian. Pemeriksaan latar belakang tidak menggantikan evaluasi kinerja nyata. Masa percobaan tetap penting untuk menilai kecocokan kandidat, seperti dijelaskan dalam artikel masa probation karyawan: aturan dan cara evaluasi.
Template Singkat Alur Background Check
| Tahap | Aktivitas | Perkiraan Waktu |
|---|---|---|
| Setelah wawancara akhir | Kirim formulir persetujuan dan daftar dokumen | Hari ke-1 |
| Pengumpulan dokumen | Kandidat menyerahkan dokumen dan kontak referensi | Hari ke-2 sampai ke-4 |
| Verifikasi | Cek pendidikan, riwayat kerja, referensi, SKCK | Hari ke-3 sampai ke-7 |
| Klarifikasi | Diskusikan temuan dengan kandidat bila ada | Hari ke-7 sampai ke-8 |
| Keputusan | Kirim offering letter atau pemberitahuan hasil | Hari ke-8 sampai ke-10 |
Waktu di atas hanya gambaran. Lamanya proses bergantung pada respons perusahaan sebelumnya, institusi pendidikan, dan kandidat itu sendiri.
FAQ Seputar Background Check Karyawan
Apakah background check karyawan wajib dilakukan?
Secara umum tidak ada kewajiban bagi semua perusahaan swasta untuk melakukan background check pada setiap posisi. Namun, praktik ini sangat disarankan, terutama untuk posisi yang memegang uang, data sensitif, atau tanggung jawab keselamatan. Beberapa sektor juga bisa memiliki ketentuan khusus sesuai regulasinya.
Bolehkah perusahaan melakukan background check tanpa persetujuan kandidat?
Sebaiknya tidak. Background check melibatkan pemrosesan data pribadi, dan UU PDP mewajibkan adanya dasar pemrosesan yang sah. Meminta persetujuan tertulis atau terekam dari kandidat adalah cara paling aman dan transparan.
Berapa lama masa berlaku SKCK untuk melamar kerja?
Berdasarkan Peraturan Kepolisian Nomor 6 Tahun 2023, SKCK berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal penerbitan dan dapat diperpanjang sebelum masa berlakunya habis.
Apa yang harus dilakukan jika menemukan data yang tidak sesuai?
Jangan langsung menolak kandidat. Sampaikan temuan secara profesional dan beri kesempatan kandidat untuk menjelaskan. Setelah itu, nilai apakah ketidaksesuaian tersebut material dan relevan dengan posisi yang dilamar.
Berapa lama data hasil background check boleh disimpan?
UU PDP tidak menetapkan satu angka untuk semua kasus, tetapi mewajibkan perusahaan menyampaikan jangka waktu retensi kepada kandidat dan menghapus data setelah tidak diperlukan lagi. Tetapkan masa simpan yang jelas dalam kebijakan internal, misalnya untuk kandidat yang tidak diterima, lalu patuhi secara konsisten.
Kesimpulan
Background check karyawan membantu perusahaan merekrut dengan lebih percaya diri. Kuncinya adalah proses yang proporsional, konsisten, dan menghormati hak kandidat: susun kebijakan, minta persetujuan tertulis, verifikasi ke sumber resmi, evaluasi secara objektif, lalu simpan data dengan aman sesuai UU PDP.
Setelah kandidat terbaik bergabung, pastikan data karyawan, absensi, dan payroll juga dikelola dengan rapi dan aman. PayrollBozz membantu tim HR mengelola payroll, absensi, dan administrasi karyawan dalam satu sistem, sehingga Anda bisa lebih fokus membangun tim yang tepat.