Masa probation karyawan adalah tiga bulan pertama yang sangat menentukan, baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan baru. Di periode inilah HR dan atasan menilai apakah karyawan benar-benar cocok dengan posisi dan budaya kerja, sementara karyawan menilai apakah perusahaan sesuai harapannya. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menjalankan masa percobaan kerja tanpa aturan yang jelas: durasinya melebihi batas, diterapkan pada karyawan kontrak, atau keputusannya hanya berdasarkan “feeling” atasan.
Artikel ini membahas aturan masa probation menurut regulasi ketenagakerjaan Indonesia, hak karyawan selama probation, langkah menyusun evaluasi yang objektif, contoh form penilaian, hingga cara mengambil keputusan di akhir masa percobaan.
Apa Itu Masa Probation Karyawan?
Masa probation atau masa percobaan kerja adalah periode awal hubungan kerja yang digunakan perusahaan untuk menilai kemampuan, sikap kerja, dan kesesuaian karyawan baru sebelum ia ditetapkan sebagai karyawan tetap. Bagi karyawan, masa ini juga menjadi kesempatan untuk memahami tugas, target, dan lingkungan kerja.
Yang perlu digarisbawahi, probation bukan sekadar “masa tunggu”. Probation yang baik punya tujuan, target, jadwal evaluasi, dan dokumentasi yang jelas. Tanpa itu, perusahaan berisiko salah mengangkat karyawan atau justru kehilangan talenta bagus karena proses yang tidak adil.
Aturan Masa Probation Karyawan Menurut Regulasi Indonesia
Ketentuan masa percobaan kerja diatur dalam beberapa regulasi yang saling melengkapi. Berikut ringkasannya:
1. Hanya untuk karyawan tetap (PKWTT)
Pasal 60 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan. Artinya, probation hanya relevan bagi karyawan yang direkrut sebagai karyawan tetap.
2. Karyawan kontrak (PKWT) tidak boleh diberi masa percobaan
Pasal 58 UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah oleh Pasal 81 UU No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja) menegaskan bahwa perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja. Jika tetap disyaratkan, masa percobaan tersebut batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung. Ketentuan yang sama juga tercantum dalam Pasal 12 PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK.
3. Durasi maksimal 3 bulan
Batas tiga bulan berlaku tegas. Memperpanjang probation menjadi enam bulan, misalnya, tidak sesuai dengan Pasal 60 ayat (1). Menurut ulasan Klinik Hukumonline, jika masa probation melebihi tiga bulan, karyawan pada bulan keempat dianggap sudah berstatus karyawan tetap.
4. Upah tidak boleh di bawah upah minimum
Pasal 60 ayat (2) UU Ketenagakerjaan melarang pengusaha membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku selama masa percobaan kerja. Status “masih probation” bukan alasan untuk membayar gaji lebih rendah dari UMP/UMK.
5. Harus tercantum secara tertulis
Berdasarkan penjelasan Pasal 60 ayat (1) UU Ketenagakerjaan, syarat masa percobaan harus dicantumkan dalam perjanjian kerja. Jika perjanjian kerja dibuat secara lisan, syarat tersebut harus diberitahukan kepada karyawan dan dicantumkan dalam surat pengangkatan. Bila tidak dicantumkan, ketentuan masa percobaan dianggap tidak ada.
| Aspek | Karyawan Tetap (PKWTT) | Karyawan Kontrak (PKWT) |
|---|---|---|
| Boleh ada masa probation? | Boleh | Tidak boleh |
| Durasi maksimal | 3 bulan | Tidak berlaku (batal demi hukum, masa kerja tetap dihitung) |
| Upah selama probation | Minimal upah minimum yang berlaku | Tidak berlaku |
| Dasar hukum | Pasal 60 UU 13/2003 | Pasal 58 UU 13/2003 jo. UU 6/2023; Pasal 12 PP 35/2021 |
Hak Karyawan Selama Masa Probation
Karyawan probation tetap merupakan pekerja yang memiliki hubungan kerja dengan perusahaan. Karena itu, HR perlu memastikan hak-hak dasarnya terpenuhi, antara lain:
- Upah minimal sesuai upah minimum yang berlaku di wilayah kerja.
- Kepesertaan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan) sesuai ketentuan yang berlaku, sejak mulai bekerja.
- Tunjangan Hari Raya (THR) bila sudah memiliki masa kerja minimal satu bulan secara terus-menerus, sesuai Pasal 2 Permenaker No. 6 Tahun 2016. Jika masa kerjanya kurang dari 12 bulan, THR dihitung proporsional: (masa kerja/12) x 1 bulan upah (Pasal 3 Permenaker No. 6 Tahun 2016).
- Waktu kerja, waktu istirahat, dan upah lembur yang sama dengan karyawan lain.
- Informasi yang jelas tentang tugas, target, dan kriteria penilaian.
Selain hak di atas, cek juga Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) di perusahaan Anda, karena bisa saja mengatur fasilitas tambahan bagi karyawan baru.
Langkah Menyusun Evaluasi Masa Probation Karyawan yang Objektif
Inti dari probation adalah evaluasi. Agar keputusan akhir bisa dipertanggungjawabkan, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Tetapkan target dan kriteria sejak hari pertama
Sampaikan secara tertulis apa saja yang diharapkan dari karyawan dalam tiga bulan. Gunakan target yang spesifik dan terukur, misalnya “menyelesaikan rekonsiliasi bank bulanan tanpa koreksi besar pada bulan ketiga” alih-alih “memahami pekerjaan finance”. Target ini idealnya selaras dengan job description dan KPI posisi tersebut.
2. Gabungkan probation dengan program onboarding
Karyawan tidak bisa dinilai adil jika ia tidak pernah diberi pelatihan dan akses yang memadai. Pastikan perangkat kerja, akun sistem, perkenalan tim, dan materi pelatihan sudah siap. Program onboarding yang terstruktur membuat hasil evaluasi lebih mencerminkan kemampuan karyawan, bukan kekurangan fasilitas.
3. Jadwalkan check-in berkala
Jangan menunggu akhir bulan ketiga untuk memberi masukan. Pola yang umum dipakai:
- Minggu ke-2: check-in informal untuk memastikan karyawan sudah beradaptasi dan tidak ada kendala teknis.
- Akhir bulan ke-1: evaluasi awal, review target, dan umpan balik pertama.
- Akhir bulan ke-2: evaluasi tengah. Jika ada kekurangan, buat rencana perbaikan yang jelas dan tertulis.
- Minggu terakhir bulan ke-3: evaluasi akhir dan keputusan status.
4. Gunakan data, bukan sekadar kesan
Kumpulkan bukti objektif: pencapaian target, kualitas hasil kerja, data kehadiran dan keterlambatan, serta catatan umpan balik dari atasan dan rekan kerja. Data absensi yang tercatat otomatis, misalnya melalui aplikasi absensi mobile, jauh lebih kuat dibanding ingatan atasan.
5. Libatkan lebih dari satu penilai
Atasan langsung tetap menjadi penilai utama, tetapi masukan dari HR, rekan satu tim, atau user internal membantu mengurangi bias pribadi. Pastikan setiap penilai memakai form dan skala yang sama.
6. Dokumentasikan setiap sesi evaluasi
Simpan hasil setiap check-in beserta tanda tangan atau persetujuan kedua pihak. Dokumentasi ini penting jika di kemudian hari keputusan tidak mengangkat karyawan dipertanyakan.
Contoh Form Penilaian Masa Probation
Berikut contoh sederhana komponen penilaian yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan posisi. Gunakan skala 1 sampai 5 (1 = sangat kurang, 5 = sangat baik) dan beri bobot sesuai prioritas.
| Aspek Penilaian | Indikator | Bobot | Skor (1-5) |
|---|---|---|---|
| Pencapaian target kerja | Persentase target probation yang tercapai | 30% | |
| Kualitas hasil kerja | Ketelitian, jumlah revisi, kesesuaian dengan standar | 20% | |
| Kedisiplinan dan kehadiran | Tingkat kehadiran, keterlambatan, kepatuhan aturan | 15% | |
| Kemampuan belajar | Kecepatan memahami sistem, proses, dan produk | 15% | |
| Kerja sama dan komunikasi | Koordinasi dengan tim, respons, cara menyampaikan informasi | 10% | |
| Kesesuaian dengan nilai perusahaan | Integritas, inisiatif, sikap terhadap umpan balik | 10% |
Tentukan juga ambang kelulusan sejak awal, misalnya skor tertimbang minimal 3,5 untuk diangkat menjadi karyawan tetap. Dengan begitu, karyawan tahu standar yang harus dicapai, dan keputusan tidak terkesan subjektif.
Keputusan di Akhir Masa Probation
Setelah evaluasi akhir, umumnya ada dua kemungkinan keputusan:
- Lulus dan diangkat menjadi karyawan tetap. Terbitkan surat pengangkatan atau pemberitahuan tertulis, perbarui data karyawan, dan sesuaikan komponen gaji atau tunjangan jika ada perubahan setelah probation.
- Tidak lulus. Sampaikan hasil secara langsung dalam pertemuan tatap muka, jelaskan alasannya berdasarkan data evaluasi, dan berikan pemberitahuan tertulis sebelum masa percobaan berakhir. Pastikan prosesnya sesuai perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan atau PKB, dan regulasi yang berlaku. Untuk kasus yang berpotensi sengketa, konsultasikan dengan konsultan hukum ketenagakerjaan.
Hindari opsi “memperpanjang probation” melewati tiga bulan. Jika karyawan masih membutuhkan pengembangan, lebih aman mengangkatnya sebagai karyawan tetap lalu menyusun rencana pengembangan kinerja (performance improvement plan) yang terukur.
Kesalahan Umum HR dalam Mengelola Masa Probation
- Menerapkan masa percobaan pada karyawan kontrak (PKWT).
- Memperpanjang probation lebih dari tiga bulan.
- Membayar gaji di bawah upah minimum dengan alasan karyawan masih percobaan.
- Tidak mencantumkan masa percobaan di perjanjian kerja atau surat pengangkatan.
- Tidak memberi target dan umpan balik, lalu tiba-tiba menyatakan karyawan tidak lulus.
- Menunda pendaftaran BPJS sampai karyawan diangkat tetap.
- Lupa memantau tanggal berakhirnya probation sehingga status karyawan tidak diperbarui tepat waktu.
Peran HRIS dalam Mengelola Masa Probation
Ketika jumlah karyawan baru terus bertambah, memantau tanggal mulai dan berakhirnya probation, data kehadiran, hingga hasil evaluasi lewat spreadsheet akan cepat menjadi rumit. Sistem HRIS membantu HR untuk:
- Menyimpan data karyawan, status kerja, dan tanggal berakhirnya masa probation dalam satu tempat.
- Mencatat kehadiran dan keterlambatan secara otomatis melalui absensi mobile, sehingga data kedisiplinan siap dipakai saat evaluasi.
- Menjalankan penilaian kinerja dengan form yang seragam untuk semua penilai.
- Memastikan payroll, BPJS, dan komponen gaji karyawan baru dihitung dengan benar sejak bulan pertama.
FAQ Seputar Masa Probation Karyawan
Berapa lama masa probation karyawan menurut undang-undang?
Paling lama 3 bulan, sesuai Pasal 60 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Perusahaan boleh menetapkan durasi lebih singkat, misalnya satu atau dua bulan.
Apakah karyawan kontrak boleh menjalani masa probation?
Tidak. Pasal 58 UU Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU Cipta Kerja (UU No. 6 Tahun 2023) serta Pasal 12 PP No. 35 Tahun 2021 menyatakan PKWT tidak dapat mensyaratkan masa percobaan. Jika tetap dicantumkan, ketentuan itu batal demi hukum dan masa kerja tetap dihitung.
Bolehkah gaji karyawan probation lebih rendah dari karyawan tetap?
Perusahaan dapat menetapkan struktur upah sesuai kebijakan internal, tetapi upah selama probation tidak boleh di bawah upah minimum yang berlaku (Pasal 60 ayat (2) UU Ketenagakerjaan).
Apakah karyawan probation berhak mendapatkan THR?
Ya. Pasal 2 Permenaker No. 6 Tahun 2016 mewajibkan pengusaha memberikan THR kepada pekerja yang telah memiliki masa kerja satu bulan secara terus-menerus atau lebih, baik berstatus PKWTT maupun PKWT, sehingga karyawan yang masih probation pun berhak. Jika masa kerjanya kurang dari 12 bulan, besarnya dihitung proporsional dengan rumus (masa kerja/12) x 1 bulan upah sesuai Pasal 3. Ketentuan ini kembali ditegaskan dalam Surat Edaran Menaker No. M/3/HK.04.00/III/2026 tentang Pelaksanaan Pemberian THR Keagamaan Tahun 2026, yang juga mewajibkan THR dibayar penuh paling lambat 7 hari sebelum hari raya.
Apa yang terjadi jika masa probation melebihi 3 bulan?
Perpanjangan di luar batas tiga bulan tidak sesuai dengan Pasal 60 ayat (1) UU Ketenagakerjaan. Menurut ulasan Klinik Hukumonline, karyawan tersebut pada bulan keempat dianggap sudah berstatus karyawan tetap.
Kesimpulan
Masa probation karyawan adalah alat seleksi yang efektif jika dijalankan sesuai aturan dan dengan proses evaluasi yang jelas. Pastikan probation hanya diterapkan pada karyawan tetap, durasinya tidak lebih dari tiga bulan, upahnya minimal sesuai upah minimum, dan setiap keputusan didukung data serta dokumentasi yang rapi.
Ingin mengelola data karyawan baru, absensi mobile, penilaian kinerja, dan payroll dalam satu sistem? PayrollBozz HRIS membantu tim HR memantau masa probation dengan lebih rapi, akurat, dan hemat waktu.