Di era yang serba digital seperti saat ini, ada begitu banyak teknologi mutakhir yang bermunculan demi memudahkan pekerjaan manusia di masa sekarang.
Salah satu kemudahan yang muncul dan dapat dengan mudah kita nikmati adalah ponsel dan sosial media. Di mana kita tidak perlu lagi berkirim surat untuk sekadar bertukar kabar atau berkomunikasi dengan sanak keluarga, teman atau pasangan yang jauh di luar kota.
Selain ponsel dan sosial media yang memudahkan komunikasi kita, ada banyak lagi teknologi modern yang membuat setiap pekerjaan menjadi jauh lebih ringan. Salah satunya adalah software atau perangkat lunak HR.
Sudah sejak beberapa tahun belakangan, software HR digunakan banyak perusahaan dalam memudahkan kinerja divisi Human Resource untuk mengelola data karyawan. Software ini biasa digunakan pada perusahaan berskala besar atau pabrik yang sudah memiliki banyak karyawan sehingga pendataan tidak bisa dilakukan secara manual.
Lewat bantuan software HR ini, staff Human Resource dalam perusahaan bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Nah, bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perangkat HR ini, PayrollBozz sudah menyiapkan rangkuman informasinya untuk Anda.
Mengenal Software HR
Software HR adalah sebuah sistem yang dirancang sedemikian rupa untuk membantu mengolah dan menyimpan banyak data karyawan dalam perusahaan sekaligus. Data ini dapat berupa informasi pribadi karyawan yang sekiranya dibutuhkan perusahaan, absensi, penggajian, pajak, asuransi dan masih banyak lagi lainnya.
Lewat sistem software HR ini, staff Human Resource tidak perlu repot-repot lagi dalam melakukan pendataan secara konvensional. Sebab perangkat HR biasanya sudah dilengkapi ragam fitur yang terintegrasi dengan baik dalam database sekaligus dapat menghasilkan informasi yang diminta atau sesuai kebutuhan perusahaan.
Namun satu hal yang perlu diingat bahwa software HR ini tidak dapat menggantikan peran atau fungsi dari staff HR atau HRD itu sendiri. Sebab, seorang HRD tak hanya bertugas dalam mengurus absensi dan sistem penggajian, namun juga bertanggung jawab penuh terhadap kesejahteraan karyawan lewat pendekatan personal.
Perangkat ini hanya akan membantu kinerja seorang staff Human Resource menjadi jauh lebih mudah karena mereka bisa mendapatkan hasil yang cepat, akurat dan otomatis. Seperti ketika menghitung gaji, membuat slip, memantau absensi dan lain-lain.
Jenis-jenis Software HR yang Perlu Anda Ketahui
Dalam praktiknya, software HR terdiri dari beberapa jenis yang perlu Anda ketahui. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Human Resource Information System (HRIS)
Pertama ada Human Resource Information System atau yang kerap disebut juga dengan HRIS. Ia merupakan sebuah sistem yang dibuat khusus untuk membantu pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk prosedur dan seluruh kebijakan yang akan diberlakukan.
Lewat perangkat ini, perusahaan yang menggunakannya akan lebih dimudahkan dalam hal mengelola data dan mengakses setiap informasi yang berkaitan dengan SDM, data pegawai, penggajian, hingga perihal kinerja mereka.
2. Human Capital Management (HCM)
Berikutnya ada HCM atau Human Capital Management yang merupakan sebuah sistem perkembangan dari HRIS. Perangkat ini memiliki fitur yang jauh lebih lengkap dan kompleks bagi staf HR yang membutuhkan.
Lewat HCM, staff HRD dapat melakukan pengelolaan data karyawan asing atau dari luar negeri. Jadi apabila perusahaan memiliki karyawan di luar negeri, perangkat ini akan lebih memudahkan karena dapat disesuaikan dengan nilai dan mata uang yang berlaku atau yang digunakan oleh karyawan tersebut.
Lebih jauh, sistem dari Human Capital Management ini juga memberikan solusi bagi perusahaan untuk membuat perencanaan gaji, membuat penetapan tujuan, menentukan anggaran atau budgeting, suksesi serta fitur-fitur lain yang berhubungan dengan karyawan.
3. Human Resource Management System (HRMS)
Terakhir adalah Human Resource Management System atau HRMS yang merupakan sistem paling lengkap dibandingkan HRIS maupun HCM itu sendiri. HRMS kerap dijadikan solusi bagi perusahaan untuk melakukan monitoring terhadap detail gaji karyawan, membayarkan gaji secara tepat waktu, pembayaran pajak rutin, dan lain sebagainya.
Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk membuat jadwal shifting atau pergantian shift yang adil bagi karyawan. Penilaian kinerja pun juga dapat dilakukan lewat sistem ini, sehingga staff HR lebih mudah memantau potensi dari setiap karyawan dan melakukan evaluasi jika diperlukan.
Keuntungan Menggunakan Software HR untuk Bisnis
Setelah memahami definisi serta jenis-jenis dari software HR di atas, berikut kami juga akan memberikan Anda informasi terkait keuntungan atau manfaat apa saja yang bisa Anda dapatkan.
1. Perhitungan gaji yang lebih mudah dan akurat
Perusahaan yang menggaji karyawannya dengan cara manual seringkali mengalami kesalahan dalam perhitungannya. Sehingga hal ini kerap memicu timbulnya masalah antara karyawan dengan perusahaan.
Nah, lewat penggunaan software HR ini, perusahaan tidak perlu khawatir lagi soal perhitungan gaji. Sebab perangkat HR dapat dengan mudah menghitung gaji karyawan berdasarkan absensi atau kontribusinya. Tak hanya itu, perhitungan upah lembur, bonus kinerja, THR, asuransi hingga pajak pun juga dapat dihitung dalam software HR ini, lho.
2. Absensi secara real-time
Perusahaan yang memiliki banyak karyawan mungkin tak lagi mampu untuk mengatasi permasalah karyawan yang sering terlambat datang ke kantor. Namun dengan menggunakan software HR ini, pemantauan absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan secara real-time. Sehingga staff Human Resource dapat mengetahui karyawan mana saja yang kurang produktif atau sering terlambat saat masuk kerja.
Menariknya lagi, sistem absensi dalam software HR ini juga dapat terhubung dengan sistem penggajian, lho. Sehingga perusahaan bisa membayar gaji karyawan sesuai dengan jumlah jam masuk mereka tiap bulannya.
3. Penyimpanan data yang tidak memakan banyak tempat
Menggunakan software HR artinya perusahaan Anda sudah siap untuk melakukan penyimpanan data secara digital. Di mana Anda tidak memerlukan lagi dokumen atau data-data yang berbentuk fisik karena semuanya dapat disimpan dalam sistem HR tersebut.
Selain itu, penyimpanan data dalam bentuk digital ini juga cenderung lebih aman karena tidak mudah rusak, hilang atau sejenisnya.
4. Lebih efektif dan efisien
Karena kinerja staff HR dapat diringankan dengan keberadaan software ini, maka mereka pun akan menghemat lebih banyak waktu. Sehingga sisa waktu yang masih ada dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Produktivitas karyawan pun akan jauh lebih baik dibandingkan dengan pengelolaan sistem HR secara manual atau dengan cara yang konvensional.
Kesimpulan
Itulah tadi sekilas informasi mengenai beragam software HR dan manfaatnya dalam operasional suatu bisnis. Umumnya, perangkat HR ini digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau sudah memiliki banyak karyawan. Namun bukan berarti Anda yang masih menjalankan usaha kecil tak membutuhkannya, ya.
PayrollBozz bisa dijadikan pilihan bagi Anda yang sedang mencari software HR untuk perusahaan atau bisnis Anda. Software ini dapat diakses melalui web ataupun smartphone yang Anda miliki. Fiturnya yang lengkap memungkinkan PayrollBozz dapat membantu Anda mengelola absensi, penggajian, pajak pph21 hingga berbagai macam laporan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan PayrollBozz sekarang juga dan permudah cara Anda dalam mengelola seluruh kebutuhan Human Resource. Kalau Anda masih belum yakin, PayrollBozz juga menyediakan layanan demo gratis yang bisa Anda coba, lho.
