Istilah payroll tentu sudah tidak asing lagi di telinga orang yang sudah berkarir atau bahkan memiliki usaha. Secara sederhana, istilah ini merujuk pada sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan pembayaran gaji karyawannya.
Nah, bagi Anda yang masih awam atau hanya pernah mendengarkan istilah ini namun belum mengetahuinya secara detail. Pada artikel berikut, PayrollBozz akan merangkumkan informasi lengkapnya untuk Anda.
Apa Itu Sistem Payroll?
Sistem payroll merupakan salah satu bentuk kemajuan zaman terkait pembayaran gaji karyawan dalam sebuah perusahaan. Sistem ini memungkinkan para pelaku usaha atau staff keuangan dalam sebuah perusahaan lebih mudah dalam menghitung gaji karyawan dengan hasil yang lebih akurat. Terutama pada perusahaan yang sudah berskala besar dan memiliki banyak karyawan.
Penggunaan sistem payroll dalam perusahaan juga memungkinkan pembayaran gaji dapat dilakukan secara tepat waktu. Sehingga tidak akan ada lagi kendala di mana masing-masing karyawan menerima gaji mereka di hari yang berbeda atau keterlambatan pembayaran.
Sistem payroll yang saat ini beredar di pasaran juga memiliki ragam fitur yang cukup lengkap. Mulai dari perhitungan bonus, uang lembur, pajak pph 21, reimbursement dan lain sebagainya.
Tak heran jika penggunaan sistem payroll dalam perusahaan dianggap salah satu hal penting. Selain dapat meringankan beban staff keuangan perusahaan, software payroll ini juga menguntungkan bagi karyawan lain di mana mereka dapat melihat detail dari gaji yang diterimanya sekaligus bisa mendapatkan gaji tepat waktu sesuai kebijakan perusahaan.
Kegunaan Sistem Payroll dalam Perusahaan
Lebih detail mengenai kegunaan atau manfaat dari sistem payroll bagi perusahaan, berikut kami juga akan memberikan pembahasan lengkapnya untuk Anda.
1. Laporan gaji yang lengkap bagi karyawan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penggunaan software payroll dalam perusahaan dapat memberikan keuntungan juga bagi karyawan yang bekerja di dalamnya. Di mana semua karyawan dapat melihat laporan detail mengenai gaji yang mereka terima.
Laporan tersebut dapat meliputi besaran gaji bersih yang diterima, potongan pajak yang dikenakan, biaya asuransi, BPJS, uang lembur dan lain-lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa perusahaan berlaku lebih transparan dalam hal ini dan karyawan pun tak perlu menebak-nebak kemana potongan gaji mereka pergi.
Biasanya ragam informasi tersebut dapat dilihat secara langsung melalui slip gaji yang dikirimkan oleh perusahaan.
2. Lebih efisien dalam menghitung gaji karyawan
Perhitungan gaji dengan cara manual tentu terbilang cukup merepotkan. Selain itu, menghitung banyak data keuangan secara manual juga berpotensi tinggi mengalami kesalahan perhitungan atau human error. Bisa saja gaji yang diterima karyawan lebih tinggi atau bahkan lebih rendah dari yang seharusnya.
Maka dari itu, penggunaan software payroll ini dapat dijadikan solusi untuk melakukan perhitungan gaji dengan lebih mudah dan hasil yang akurat. Anda yang menggunakan sistem payroll di perusahaan tak perlu repot-repot lagi menghitung setiap nominal angka dengan manual karena sistem ini akan menghitung secara otomatis.
Sebagai contoh ketika terdapat satu karyawan yang absen atau tidak masuk kerja dalam satu hari. Maka software payroll tersebut nantinya akan menyesuaikan besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut. Termasuk jika terdapat karyawan yang melakukan lembur kerja, sistem payroll akan menghitungnya secara otomatis sehingga Anda tidak perlu repot memikirkannya.
3. Pembuatan slip gaji secara otomatis
Tak hanya masalah perhitungan gaji saja yang bisa dilakukan secara otomatis. Beberapa software payroll juga dibekali fitur pembuatan slip gaji elektronik. Di mana hal ini memungkinkan perusahaan lebih menghemat penggunaan kertas sekaligus membuat data gaji karyawan jauh lebih terjaga.
Pengiriman slip gaji karyawan juga dapat dikirimkan melalui email maupun dicetak secara fisik. Tentunya hal ini dapat disesuaikan dengan preferensi perusahaan dalam memberikan laporan detail pembayaran gajinya ke karyawan.
Kapan Pembayaran Gaji Menggunakan Sistem Payroll?
Software payroll merupakan sistem pembayaran semata sehingga hal ini tidak ada kaitannya dengan kapan perusahaan ingin membayarkan gaji karyawan. Setiap perusahaan dapat menentukan kebijakan terkait pembayaran gaji mereka sendiri tanpa terkait atau dibatasi oleh software payroll yang digunakan.
Namun umumnya, pembayaran gaji dilakukan setiap antara tanggal 23 hingga 27 tiap bulannya. Ada juga perusahaan yang melakukan pembayaran gaji tiap tanggal 1 atau tanggal 10. Hal tersebut disesuaikan kembali terkait kebijakan perusahaan masing-masing. Yang terpenting adalah perusahaan membayarkan gajinya tepat waktu sesuai dengan kesepakatan dengan karyawannya.
Hal yang Mempengaruhi Perubahan Gaji Karyawan
Setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing terkait pemberian gaji, bonus dan hal-hal lain. Maka dari itu, ada begitu banyak faktor yang dapat mempengaruhi pemberian gaji karyawan yang berubah-ubah.
Karyawan yang tidak mendapatkan slip gaji tentu akan bertanya-tanya atau kebingungan saat mereka mendapatkan nominal gaji berbeda tiap bulannya. Nah, di bawah ini kami berikan beberapa informasi terkait hal yang bisa mempengaruhi perubahan gaji karyawan.
1. Absensi
Faktor pertama yang mempengaruhi nominal gaji karyawan adalah absensi atau kehadirannya. Semakin banyak karyawan absen atau tidak masuk kerja tentu semakin besar potongan gaji yang diterimanya. Nah, informasi ini harus dicantumkan dalam slip gaji agar karyawan tersebut tidak kaget atau shock saat melihat gaji yang diterimanya.
2. Jatah lembur
Karyawan yang bekerja overtime atau lembur tentu juga harus mendapatkan kompensasi dari perusahaan yang meliputi upah lembur. Tentunya upah ini berbeda dengan gaji pokok sehingga karyawan yang bekerja lebih banyak akan mendapatkan gaji yang lebih besar.
Nah, agar upah lembur yang dibayarkan sesuai dengan apa yang diinginkan, pihak perusahaan harus mengawasi setiap karyawan yang lembur benar-benar menyelesaikan pekerjaannya dan bukan untuk melakukan hal lain yang tidak termasuk job desc-nya.
3. Bonus target
Ketika penjualan bulanan perusahaan mencapai target, biasanya setiap perusahaan akan memberikan bonus khusus bagi karyawannya. Maka dari itu perusahaan boleh mendorong setiap karyawan agar mau memberikan effort terbaik mereka untuk perusahaan sehingga dapat menghasilkan penjualan yang maksimal dan melebihi target.
Dengan demikian tak hanya perusahaan yang diuntungkan, namun juga setiap karyawan yang terlibat dari prosesnya.
4. Potongan utang maupun denda
Kesalahan yang dilakukan oleh karyawan dan merugikan perusahaan biasanya akan dikenai denda dengan nominal tertentu. Nah, perusahaan yang memberlakukan kebijakan tersebut biasanya akan memotong dendanya dari gaji karyawan.
Selain itu, jika ada karyawan yang mengajukan pinjaman ke perusahaan, maka gaji karyawan tersebut biasanya juga akan dikenai potongan sesuai dengan kesepakatan di awal saat karyawan mengajukan pinjaman.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai definisi sistem payroll dan seluk beluk tentangnya.
Jadi apakah Anda tertarik untuk menggunakan sistem ini dalam perusahaan atau bisnis yang tengah Anda jalankan sekarang? Jika ya, maka PayrollBozz dapat menjadi salah satu opsi yang bisa Anda gunakan.
PayrollBozz adalah software HRIS online dengan fitur administrasi yang lengkap mulai dari absensi, penggajian, pajak pph21 sampai laporan lengkap. Dengan software ini, setiap kebutuhan administrasi dalam perusahaan atau bisnis Anda dapat dijalankan dengan lebih efektif dan efisien.
