Analisis beban kerja atau workload analysis adalah sebuah metode untuk menentukan jumlah jam kerja karyawan yang digunakan atau dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Atau workload analysis bisa juga dilakukan untuk menetapkan jumlah personalia, jumlah tanggung jawab, dan beban kerja yang tepat untuk dilimpahkan kepada seorang karyawan/petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk memeriksa berapa jumlah orang yang dibutuhkan untuk dapat mengerjakan suatu tugas, dan seberapa beberapa besar tanggung jawab yang dapat dibebankan kepada satu atau kelompok karyawan dalam suatu pekerjaan.
Oleh karenanya melakukan analisis beban kerja menjadi suatu keharusan bagi pihak perusahaan dalam hal ini di kerjakan oleh divisi manajemen SDM, untuk bisa mengetahui dengan tepat besaran beban kerja, tanggung jawab dan target untuk masing-masing karyawan atau tim kerja.
Dalam melakukan analisis beban kerja ada 3 tahapan utama yang harus dilakukan yakni melakukan penguraian tugas pokok dan fungsi dari sebuah jabatan atau posisi, perhitungan beban kerja dan juga pendekatan analisis.
Cara melakukan analisis beban kerja (workload analysis)
Melakukan penguraian tugas pokok
Agar bisa menguraikan tugas pokok pada posisi tertentu, terdapat 3 metode untuk melakukan hal tersebut, diatanranya adalah metode wawancara, metode pertanyaan, dan observasi atau pengamatan langsung ke lapangan.
Metode wawancara
Yang pertama Anda dapat memanggil karyawan dan langsung berdialog langsung seputar tugas, fungsi dan tanggung jawab yang dibebankan kepada dirinya.
Metode pertanyaan
Tahapan yang kedua yaitu dengan menggunakan metode daftar pertanyaan, yang dilakukan dengan menyusun daftar pertanyaan tentang tugas, fungsi dan tanggung jawab kepada semua pemangku jabatan dan posisi. Bisa dilakukan dengan mengirim surat ke email masing-masing.
Observasi (pengamatan langsung ke lapangan)
Metode observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung ke lapangan, melihat langsung serta mengamati fenomena dengan mata kepala sendiri. Bertujuan untuk mengetahui tugas apa saja yang dikerjakan oleh pemegang posisi atau jabatan.
Perhitungan beban kerja
Selanjutnya menghitung beban kerja ketika uraian tugas pokok dan fungsi telah diketahui. Untuk menghitung beban kerja, bisa dilakukan dengan rumus formula beban kerja × waktu = isi kerja.
Pendekatan analisis beban kerja
Untuk melakukan analisis beban kerja bisa dengan melakukan pendekatan organisasi, pendekatan analisis jabatan serta pendekatan adminstratif.
Pendekatan organisasi akan menghasilkan pemahanan fungsi dan tugas setiap posisi dalam organisasi, dan juga bagaimana koordinasi sistem bekerja, antar satuan kerja untuk mengungkap beban kerja individual serta kinerja timnya.
Selain itu juga terdapat pendekatan analisis jabatan untuk mengungkap penempatan, pemahaman jumlah serta penerimaan karyawan di waktu yang sudah direncanakan. Dalam artian promosi, rewarding juga mutasi dapat dilakukan berlandaskan analisis beban kerja melalui metode pendekatan ini.
Yang terakhir dalam metode ini adalah pendekatan adminstratif dapat menghasilkan berbagai macam kebijakan dalam organisasi atau perusahaan, dan hal lainnya yang memiliki hubungan dengan adminstrasi kepersonaliaan.
Ketika semua metode analisis beban kerja telah dilakukan, maka ada banyak hal yang bisa didapatkan seperti waktu yang dibutuhkan oleh karyawan atau tim kerja untuk megerjakan suatu tugas, lengkap dengan fungsi jabatan, tugas serta tanggung jawab dari masing-masing pemangku posisi.
Hasil analisis beban kerja juga bisa dijadikan acuan perhitungan gaji karyawan, berdasarkan beban, tugas, dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepada yang bersangkutan.
