Tidak bisa dipungkiri bahwa seiring dengan kemajuan teknologi informasi manajemen sumber daya manusia juga mengalami perubahan, oleh karenanya kita yang berada di divisi HRD harus bisa beradaptasi.
Perubahan yang terjadi juga bukan tanpa maksud dan tujuan, yakni memiliki alasan untuk efisiensi waktu dan biaya. Oleh karena itu saat ini banyak software HR bermunculan yang menawarkan fitur manajemen dan automation yang canggih, yang dapat memudahkan penggunanya.
Berkaitan akan perubahan tentang cara pengelolaan SDM dari yang tradisional ke modern atau HR digital, juga mengalami beberapa kendala, beberapa di antaranya adalah software yang tidak easy to use, pengguna (HRD) tidak dapat beradaptasi, sampai software HR yang tidak dapat mengakomodir regulasi perusahaan.
Oleh karenanya penting bagi kita sebagai HRD untuk menemukan sebuah software HR yang penggunaannya mudah dipahami, fitur lengkap, serta yang terpenting fleksibel untuk semua perusahaan sehingga segala regulasi perusahaan apapun dapat terpenuhi.
Dan bagaimana seharusnya software HR modern manajemen bekerja, dan memudahkan tugas dari HRD? Berikut adalah uraiannya.
Baca juga : Pakai sosmed untuk media perekrutan? Ini tipsnya!
Cara software HR modern membantu anda
One for all
Software HR zaman sekarang harus memiliki banyak fitur yang dapat membantu HRD dalam mengerjakan hal lainnya, seperti fitur penghitungan penggajian dan absensi.
Terintegrasi dengan perangkat lain
Syarat ini menjadi penting mengingat banyak perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang sangat banyak membutuhkan pengelolaan data yang terpusat. Contoh pengelolaan absen karyawan seluruh cabang yang dapat dikelola dari satu tempat, dan juga aktivitas adminstrasi karyawan dapat dipantau dikerjakan dari pusat.
Fleksibilitas dan aksesbilitas tinggi
Guna mendukung kinerja HRD dalam pengelolaan SDM di perusahaan software HR harusnya dapat mempermudah akses tersebut, contohnya memungkinkan software tersebut dapat di akses dimana saja, kapan saja (online) dan dapat dibuka dari gadget apapun (smartphone, tablet, laptop).
Dengan begini tidak ada pekerjaan HRD yang berkaitan dengan tata kelola dan tata laksana SDM terhambat, semua dapat dikerjakan segera mungkin.
Layanan mandiri karyawan
Apa yang dimaksud dengan layanan mandiri karyawan? Layanan mandiri karyawan atau self service bertujuan untuk memberikan akses kepada seluruh karyawan dalam melakukan adminstrasi kepersonaliaan mereka sendiri.
Dengan memberikan akses ini pelayanan adminstrasi seperti pengajuan izin, pinjaman, lembur dan lainnya menjadi lebih cepat, dan para Approver juga bisa lebih cepat dalam memberikan keputusan.
Beberapa software HR seperti Aplikasi PayrollBozz memberikan fitur self service employee kepada seluruh karyawan di aplikasi smartphone, Fitur ini memungkinkan semua karyawan melakukan pengajuan dan absen dari aplikasi, begitu juga decision maker untuk mengambil keputusan (Approve atau reject) via smartphone.
Memiliki automation
Automation selain bermanfaat untuk meringankan pekerjaan HRD juga memiliki manfaat lainnya yakni meminimalisir kesalahan.
Contoh yang paling sering terjadi adalah kesalahan penghitungan gaji karyawan, hal tersebut bisa disebabkan kesalahan perhitungan dengan menggunakan metode tradisional, yakni kalkulasi secara manual.
Dengan menggunakan automation system hal seperti ini bisa terhindari, karena semua penghitungan dilakukan oleh sistem, tentunya sistem penghitungan juga telah disesuaikan dengan komponen-komponen penggajian yang sebelumnya telah dirumuskan.
Kesalahan penghitungan pajak, BPJS, dan penggajian dapat diminimalisir apabila menggunakan software HR & Payroll. Namun perlu dicatat sebaiknya kita memilih software yang sudah bisa menerapkan aturan penggajian, pajak, dan lainnya sesuai UU dengan baik.
Keamanan yang lebih baik
Keamanan dari manipulasi data yang dilakukan oleh oknum yang tidak bertanggung jawab juga peril kita pikirkan. Software HR modern bekerja dengan menjaga data transaksi lebih aman, tidak ada campur tangan orang selain sistem yang bekerja.
Dengan begini data-data yang ditampilkan di laporan juga sesuai, misalnya data absensi karyawan yang akurat mulai dari kedatangan, jam pulang, lembur, izin dan lainnya semua asli tanpa manipulasi, sehingga pembayaran gaji pun bisa lebih akurat.
Baca juga : Tips mengoptimasi iklan lowongan kerja di Linkedin
Dukungan dari developer
Sama seperti layanan after sales setelah kita membeli barang di toko, dukungan dari developer setelah kita memutuskan software mereka juga penting. Setiap software HR yang di buat oleh developer berbeda-beda, oleh sebabnya walaupun kita telah berpengalaman menggunakan software HR modern belum tentu bisa menggunakan software yang lainnya.
Pastikan pengembang software tersebut memberikan fasilitas training bagi para konsumen barunya, dan tim IT support untuk membantu konsumen yang mengalami kesulitan dalam menjalankan software HR mereka.
Hemat dan paperless
Dengan menggunakan software HR modern seharusnya perusahaan juga bisa melakukan penghematan, termasuk biaya dan waktu. Tidak hanya dapat menghemat dalam segi financial menggunakan HR software zaman sekarang juga dapat mengurangi penggunaan kertas karena semuanya sudah dikerjakan digital.
Demikian adalah pemaparan tentang bagaimana cara kerja software HR modern bekerja, untuk membantu HRD perusahaan dalam mengelola SDM, payroll dan data absensi karyawan.
