Protokol kesehatan saat ini mengharuskan kita untuk membiasakan diri dengan perilaku gaya hidup baru atau New Normal. Kebiasaan ini harus kita praktekan dalam segala aspek kehidupan, mulai dari kehidupan berumah tangga sampai ke pekerjaan.

Berkat teknologi kebiasaan baru memang terasa mudah dilalui, namun ada beberapa hal yang tidak dapat digantikan oleh tatap muka online, karena dapat kehilangan esensinya.

Nah untuk memenuhi pertemuan atau tatap muka secara langsung tanpa harus melanggar protokol kesehatan, berikut adalah tips meeting dengan klien di waktu pandemi.

Tips meeting/rapat kerja di kala pandemi

1 ) Sterilisasi semua barang

Menurut badan kesehatan dunia WHO (world health organization) meja dan handphone menjadi media atau benda yang paling berpotensi menyebarkan virus corona, oleh karenanya lakukan pembersihan dan sterilisasi terlebih dahulu.

Tidak hanya dan handphone semua benda yang ada di ruang meeting juga harus dipastikan steril, gunakan cairan disinfektan untuk membunuh kuman dan bakteri pada objek-objek yang berpotensi menyebarkan virus atau penyakit lainnya.

Sediakan juga hand sanitizer untuk dipakai oleh semua orang, lebih baik lagi jika disediakan tempat cuci tangan, agar bisa lebih bersih menggunakan sabun.

Jika Anda harus meeting di tempat klien, pastikan ruangan yang disediakan sudah di sterilisasi dan dibersihkan.

2 ) Atur jadwal meeting jauh hari sebelumnya

Selanjutnya rencanakan meeting jauh-jauh hari, hal ini berguna untuk mempersiapkan kebersihan dan kesehatan yang datang.

Dengan merencanakan meeting dari jauh hari Anda dan pihak klien juga pastinya akan mempersiapkan materi yang ingin dibahas, agar pertemuan bisa berjalan se-efektif dan secepat mungkin.

Karena perkumpulan banyak orang dalam satu ruangan saat ini tidak dianjurkan, mengingat mungkin sekali virus-virus atau bakteri berada di udara dan terhirup oleh orang lain. Jadi usahakan Anda dan partner sudah mempersiapkan segalanya dari jauh-jauh hari.

3 ) Ganti semua file dengan softcopy

Mungkin masih banyak orang yang terbiasa memegang file hardcopy, namun kebiasaan ini perlu kita ubah, yang dari bentuk fisik menjadi format file digital.

Kertas juga bisa menjadi media penyebaran virus corona atau covid19, oleh karenanya perlu diganti dalam bentu softcopy. Selain lebih aman, softcopy juga lebih hemat biaya dan jelas lebih ramah lingkungan.

Softcopy yang dikirimkan ke masing-masing peserta rapat juga lebih enak dilihat, setiap orang yang mendapatkan berkasi digital tersebut dapat melihatnya secara lebih detail.

4 ) Kurangi jumlah anggota rapat

Jika biasanya kita mengisi ruang rapat dengan penuh orang atau full team, maka di masa pandemi ini sebaiknya dikurangi hingga setengahnya.

Agar peserta yang ikut rapat tetap bisa menjaga jarak didalam ruangan, dan sirkulasi udara juga lebih sehat.

5 ) Pastikan kesehatan setiap anggota

Pastikan setiap orang yang ikut rapat dalam kondisi prima dan sehat, cek kesehatan dengan standar protokol yang berlaku. Gunakan thermo gun atau alat pendeteksi panas untuk mengukur suhu badan, jika lebih dari 38 apalagi 40 celcius sebaiknya yang bersangkutan tidak diperkenankan menghadiri rapat.

Pastikan suhu tubuh normal, dan tidak ada yang flu, pilek, batuk-batuk atau demam. Karena walau suhu tubuh normal namun keadaan tubuh sedang tidak fit, maka yang bersangkutan bisa mudah terserang penyakit lainnya.

Jika ingin lebih diperketat, bisa memberlakukan peraturan bebas covid19. Peserta yang hadir diwajibkan membawa surat bebas covid dari rumah sakit rujukan khusus covid19.

6 ) Membawa peralatan masing-masing

Sebaiknya persiapkan semua kebutuhan meeting seperti pulpen, kertas, buku dan lainnya dari tempat sendiri, jangan sampai meminjam barang orang lain. Hal itu juga termasuk peralatan makan seperti tempat minum, makan, sendok dan gelas.

Demikian adalah tips meeting dengan klien di masa pandemi, kita semua harus tetap produktif dan sehat, ikuti anjuran dan protokol yang berlaku untuk meminimalisir resiko tertular. Selalu gunakan masker di luar ruangan, dan juga bawa alat pembersih dari rumah.