fbpx
Tips meeting dengan klien di waktu pandemi

Tips meeting dengan klien di waktu pandemi

Protokol kesehatan saat ini mengharuskan kita untuk membiasakan diri dengan perilaku gaya hidup baru atau New Normal. Kebiasaan ini harus kita praktekan dalam segala aspek kehidupan, mulai dari kehidupan berumah tangga sampai ke pekerjaan. 

Berkat teknologi kebiasaan baru memang terasa mudah dilalui, namun ada beberapa hal yang tidak dapat digantikan oleh tatap muka online, karena dapat kehilangan esensinya. 

Nah untuk memenuhi pertemuan atau tatap muka secara langsung tanpa harus melanggar protokol kesehatan, berikut adalah tips meeting dengan klien di waktu pandemi. 

Tips meeting/rapat kerja di kala pandemi

1 ) Sterilisasi semua barang 

Menurut badan kesehatan dunia WHO (world health organization) meja dan handphone menjadi media atau benda yang paling berpotensi menyebarkan virus corona, oleh karenanya lakukan pembersihan dan sterilisasi terlebih dahulu.

Tidak hanya dan handphone semua benda yang ada di ruang meeting juga harus dipastikan steril, gunakan cairan disinfektan untuk membunuh kuman dan bakteri pada objek-objek yang berpotensi menyebarkan virus atau penyakit lainnya. 

Sediakan juga hand sanitizer untuk dipakai oleh semua orang, lebih baik lagi jika disediakan tempat cuci tangan, agar bisa lebih bersih menggunakan sabun. 

Jika Anda harus meeting di tempat klien, pastikan ruangan yang disediakan sudah di sterilisasi dan dibersihkan.

2 ) Atur jadwal meeting jauh hari sebelumnya

Selanjutnya rencanakan meeting jauh-jauh hari, hal ini berguna untuk mempersiapkan kebersihan dan kesehatan yang datang. 

Dengan merencanakan meeting dari jauh hari Anda dan pihak klien juga pastinya akan mempersiapkan materi yang ingin dibahas, agar pertemuan bisa berjalan se-efektif dan secepat mungkin. 

Karena perkumpulan banyak orang dalam satu ruangan saat ini tidak dianjurkan, mengingat mungkin sekali virus-virus atau bakteri berada di udara dan terhirup oleh orang lain. Jadi usahakan Anda dan partner sudah mempersiapkan segalanya dari jauh-jauh hari. 

Baca juga : Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

3 ) Ganti semua file dengan softcopy

Mungkin masih banyak orang yang terbiasa memegang file hardcopy, namun kebiasaan ini perlu kita ubah, yang dari bentuk fisik menjadi format file digital. 

Kertas juga bisa menjadi media penyebaran virus corona atau covid19, oleh karenanya perlu diganti dalam bentu softcopy. Selain lebih aman, softcopy juga lebih hemat biaya dan jelas lebih ramah lingkungan. 

Softcopy yang dikirimkan ke masing-masing peserta rapat juga lebih enak dilihat, setiap orang yang mendapatkan berkasi digital tersebut dapat melihatnya secara lebih detail. 

4 ) Kurangi jumlah anggota rapat

Jika biasanya kita mengisi ruang rapat dengan penuh orang atau full team, maka di masa pandemi ini sebaiknya dikurangi hingga setengahnya. 

Agar peserta yang ikut rapat tetap bisa menjaga jarak didalam ruangan, dan sirkulasi udara juga lebih sehat. 

5 ) Pastikan kesehatan setiap anggota

Pastikan setiap orang yang ikut rapat dalam kondisi prima dan sehat, cek kesehatan dengan standar protokol yang berlaku. Gunakan thermo gun atau alat pendeteksi panas untuk mengukur suhu badan, jika lebih dari 38 apalagi 40 celcius sebaiknya yang bersangkutan tidak diperkenankan menghadiri rapat. 

Pastikan suhu tubuh normal, dan tidak ada yang flu, pilek, batuk-batuk atau demam. Karena walau suhu tubuh normal namun keadaan tubuh sedang tidak fit, maka yang bersangkutan bisa mudah terserang penyakit lainnya. 

Jika ingin lebih diperketat, bisa memberlakukan peraturan bebas covid19. Peserta yang hadir diwajibkan membawa surat bebas covid dari rumah sakit rujukan khusus covid19. 

6 ) Membawa peralatan masing-masing

Sebaiknya persiapkan semua kebutuhan meeting seperti pulpen, kertas, buku dan lainnya dari tempat sendiri, jangan sampai meminjam barang orang lain. Hal itu juga termasuk peralatan makan seperti tempat minum, makan, sendok dan gelas. 

Demikian adalah tips meeting dengan klien di masa pandemi, kita semua harus tetap produktif dan sehat, ikuti anjuran dan protokol yang berlaku untuk meminimalisir resiko tertular. Selalu gunakan masker di luar ruangan, dan juga bawa alat pembersih dari rumah.

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Belum menurunnya angka pasien Covid 19 dan belum tersedianya vaksin memaksa kita untuk memberlakukan gaya hidup baru atau “New Normal”, yaitu sebuah kebiasaan baru dengan mengikuti protokol kesehatan covid 19. 

Karena alasan itu juga tren pembagian jadwal kerja yang dari rumah atau WFH dan WFO (work from office) diterapkan, guna mencegah kerumunan karyawan di kantor. 

Dari segala penyesuaian yang harus dipersiapkan seperti sistem absensi, jadwal kerja kustom, dan perhitungan payroll karyawan sudah Anda dan perusahaan mempersiapkannya dengan matang-matang? 

Tidak dapat dipungkiri saat ini kita memang perlu mengadopsi teknologi untuk dapat mengakomodir kebutuhan kita yang semakin kompleks, termasuk dalam manajemen SDM. 

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan untuk manajemen SDM perusahaan adalah HRIS (human resource information systems). 

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem komputer yang dapat mengorganisir tata laksana dan tata kelola SDM, data yang ada pada HRIS juga dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Selain manajemen SDM masih ada beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan baik untuk memberlakukan sistem kerja ala “New Normal”, seperti penggajian, sistem absensi karyawan, dan pengelolaan keuangan. Dan berikut ini adalah modul atau fitur-fitur PayrollBozz yang dapat Anda andalkan.. 

Modul Attendance /  Absensi

Sistem absensi online PayrollBozz dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan Anda untuk kustom jadwal kerja yang kompleks, terutama di musim WFH dan WFO. Sistem absensi PayrollBozz juga terintegrasi dengan mesin absensi secara online, sehingga menarik data kehadiran karyawan di cabang-cabang perusahaan bisa lebih mudah. 

Buat pola / kustom jadwal kerja

Jadwal kerja yang kompleks seperti shift, harian, dan beberapa kustom schedule dapat Anda buat di menu Jadwal. Karyawan juga dapat melihat work & time schedule di smartphone via aplikasi PayrollBozz. 

Laporan kehadiran / Attendance log

Attendance log berisikan rincian laporan kehadiran di setiap bulannya, pada menu ini karyawan atau pengguna dapat melihat jumlah kehadirannya setiap saat. Dengan Adanya laporan kehadiran yang lengkap, ini akan memudahkan karyawan melakukan koreksi ke HRD apabila ada kesalahan di kehadiran mereka

Absensi, Clock in/out

Pada menu Attendance atau absensi HRD dapat melakukan beberapa pengaturan seperti, mobile setting area untuk menandai wilayah mana saja yang diperbolehkan untuk melakukan absen dari aplikasi. Pengaturan tersebut termasuk radius, dan waktu. 

Selain itu pada Clock attendance HRD dapat melihat daftar pengajuan kehadiran dari karyawan, dari daftar pengajuan tersebut HRD dapat menyetujui atau menolak request tersebut secara online, Namun sebelumnya Anda harus membuat approval line dan menentukan siapa saja yang memiliki hak untuk menolak dan menyetujui. 

Absen via mobile apps

Untuk memudahkan karyawan yang sedang WFH atau dinas keluar kantor, PayrollBozz memberikan layanan absen dari smartphone via aplikasi. 

Disini karyawan yang bersangkutan bisa dengan mudah absen dari lokasi, dan tentunya lokasi tersebut telah ditandai sebagai wilayah yang legal untuk absen melalui aplikasi, dengan melakukan pengaturan di mobile setting area. 

Baca juga : UMKM Lebih Maju Dan Berkembang Dengan Aplikasi Absensi Karyawan PayrollBozz

Modul Payroll 

Dalam sistem payroll atau penggajian ada banyak sekali pengaturan yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan dan regulasi perusahaan, Mulai dari siklus pembayaran gaji, komponen deduksi gaji, pajak, THR dan lainnya. 

Buat komponen payroll

Komponen penggajian dibuat untuk dimasukan ke dalam formula perhitungan payroll, seperti komponen potongan keterlambatan, persentase pembayaran iuran BPJS/jamsostek, jamsostek, tunjangan karyawan, insentif lembur/bonus, potongan izin (cuti dan sakit), dan lainnya. 

Formula Payroll 

Setelah komponen penggajian selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus untuk perhitungan gaji. Yang perlu Anda lakukan pada proses ini hanya tinggal memasukan komponen-komponen yang diperlukan, seperti contoh dibawah ini : 

Anda juga dapat melakukan pengaturan untuk pemberlakuan perhitungan payroll tersebut, misal formula payroll A hanya diterapkan untuk jabatan manajerial sedangkan formula payroll diterapkan untuk jabatan staff. 

Proses payroll dan kirim slip gaji

Untuk melakukan proses payroll, Anda hanya perlu melakukan satu kali klik maka semua perhitungan akan dihitung secara otomatis by system sesuai formula payroll yang telah diterapkan. 

Menggunakan sistem payroll lebih akurat dan jauh dari kesalahan atau human error, semua perhitungan akan berdasarkan rumus. Setelah payroll diproses maka payslip akan dikirimkan ke masing-masing karyawan, karyawan dapat melihatnya melalui aplikasi payrollbozz. 

Slip gaji yang tersimpan di sistem akan tersusun dan terorganisir dengan baik, sehingga mudah dilihat dan direkam, perusahaan juga dapat mengirimkannya ke pihak Bank untuk dilakukan pembayaran gaji. 

Modul finance

Selanjutnya PayrollBozz juga memiliki sistem finance untuk pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Lakukan administrasi keuangan dengan mudah dan online melalui sistem finance PayrollBozz seperti, reimbursement, pinjaman, dan laporan keuangan. 

Reimbursement / e-claim

Pada menu penggantian biaya atau reimbursement memungkinkan karyawan melakukan pengajuan penggantian biaya, seperti uang bensin, parkir dan tiket kepada perusahaan secara online melalui aplikasi payrollbozz.

Dan juga approver baik itu HRD ataupun bagian keuangan perusahaan melakukan penyetujuan atau penolakan juga dari aplikasi. Selain itu Anda dapat mencetak slip penggantian biaya jika memang dibutuhkan, serta alur approval dapat ditentukan per karyawan dan batasan sampai 5 tingkatan approver.

Fitur e-claim ini sangat berguna di masa-masa pandemi seperti, dimana kita tetap melakukan administrasi tanpa harus bertemu secara produktif, semua bisa dikerjakan melalui aplikasi.  

Pengaturan pinjaman / Cash advance

Lakukan pengaturan pinjaman atau regulasinya sesuai ketentuan perusahaan. Tentukan periode maksimal, nominal yang diperbolehkan, jenis dan syarat peminjaman. Disini Anda juga dapat mengedit template bukti pembayaran atau slip pinjaman perusahaan Anda sendiri. 

Laporan 

Lihat laporan pinjaman dan daftar peminjam dan saldo yang sudah terpakai untuk dana pinjaman, untuk semua cabang perusahaan. Perperiode ataupun keseluruhan. Pada akun karyawan juga terdapat laporan balance atau kuota pinjaman, sehingga karyawan tahu kuota terpakai dan tersisa mereka sendiri. 

“NEW NORMAL” tidak perlu khawatir, lakukan dengan PayrollBozz

Melakukan penyesuaian di masa transisi “New Normal” jadi lebih mudah dengan modul dan menu yang tersedia di payrollBozz, fitur-fitur unggulan seperti absensi online yang tersedia pada aplikasi akan sangat membantu karyawan dalam melakukan urusan administrasi kepersonaliaan. 

Manajemen SDM juga lebih terorganisir dengan bantuan sistem HRIS (human resource information systems) yang merupakan basis dari PayrollBozz. 

Selain ketiga modul utama di atas tersebut, Anda juga dapat melakukan penilaian kerja karyawan dengan fitur Appraisal & KPI (key performance indicator). Ada beberapa metode yang dapat Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara objektif, terutama pengukuran produktivitas sangat penting di masa-masa sekarang ini. 

Pertama anda dapat melakukannya dengan pertanyaan survey, baik itu disebar kepada tim/bagian internal saja, atau memberikan pertanyaan survey tersebut kepada manajer. 

Kedua adalah 360 review, self review, atau tim review yang juga dapat dikerjakan via online. Dari sini Anda dapat melihat performa seluruh tim dan individu di perusahaan serta Karyawan dapat melakukan penilai terhadap sesama, dan atasan dapat memantau kembali penilaian tersebut.

Demikian adalah modul-modul PayrollBozz yang dapat Anda gunakan dalam masa “New Normal” ,walau kita dalam keadaan kurang menguntungkan namun kita harus tetap menjaga produktifitas. 

Protokol New Normal Di Tempat Kerja/Kantor/Perusahaan

Protokol New Normal Di Tempat Kerja/Kantor/Perusahaan

New Normal atau kebiasaan baru kini marak di kampanyekan menyusul pandemi Covid 19 yang berlarut-larut dengan penambahan pasien positif yang masih bertambah di Indonesia. Untuk tetap menjaga roda perkenomian berjalan, pemerintah akan segera memberlakukan ‘New Normal’ di tempat umum, termasuk kantor atau tempat kerja.

New Normal sendiri seperti yang dilansir dari Tirto.id adalah “Skenario untuk mempercepat penanganan COVID-19 dalam aspek kesehatan dan sosial-ekonomi. Pemerintah Indonesia telah mengumumkan rencana untuk mengimplementasikan skenario new normal dengan mempertimbangkan studi epidemiologis dan kesiapan regional.”

Salah satu aspek yang menjadi sorotan adalah protokol kesehatan di tempat kerja, dengan mengadopsi standar covid 19, Agar tidak menambah penularan atau memperluas penularan atau semaksimalnya mengurangi penularan.

Nah penting untuk kita tahu, apa saja kebiasaan baru yang harus dilakukan di ruang publik, khusunya di lingkungan kerja, berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 328/2020, yang telah dirilis melalui Menkes Terawan Agus Putranto, sperti yang dilansir dari kontan.co.id :

Yang harus diterapkan oleh pelaku usaha dalam New Normal:

    1 ) Selalu memperbarui prosedur penanganan Covid-19 sesuai perkembangan.

    2 ) Mewajibkan semua pekerja menggunakan masker selama di tempat kerja, selama perjalanan dari dan ke tempat kerja serta setiap keluar rumah.

    3 ) Melarang masuk pekerja tamu/pengunjung yang memiliki gejala demam/nyeri tenggorokan/batuk/pilek/sesak nafas.

    4 ) Wajib memenuhi hak-hak karyawan yang harus menjalankan karantina/isolasi mandiri.

    5 ) Melakukan rekayasa engineering pencegahan penularan seperti pemasangan pembatas atau tabir kaca bagi pekerja yang melayani pelanggan, dan lain lain.

    6 ) Satu hari sebelum masuk bekerja dilakukan Self Assessment Risiko Covid-19 pada seluruh pekerja untuk memastikan pekerja yang akan masuk kerja dalam kondisi tidak terjangkit Covid-19.

    7 ) Menerapkan pengukuran suhu tubuh (skrining) di setiap titik masuk tempat kerja

    8 ) Penerapan physical distancing/jaga jarak dengan cara mengatur jumlah pegawai yang masuk dan mengatur antrean pekerja di pintu masuk serta fasilitas lain.

    9 ) Jika memberlakukan shift tiga, maka dilakukan untuk karyawan berusia kurang dari 50 tahun.

    10 ) Penerapan Self Assessment Risiko Covid-19 dan karantina mandiri bagi karyawan yang baru tiba dari perjalanan dinas.

Baca juga : Tips Untuk Perusahaan Agar Bisa Tetap Bertahan Di Tengah Pandemi

Langkah-langkah yang diterapkan oleh pekerja:

    1 ) Memastikan selalu kondisi kesehatan.

    2 ) Selalu menggunakan masker selama di luar rumah.

    3 ) Disiplin menjalankan prosedur pencegahan Covid-19.

    4 ) Disiplin menjalankan physical distancing, termasuk bagi yang menggunakan transportasi umum dari dan menuju tempat kerja.

    5 ) Menggunakan helm sendiri.

    6 ) Mengupayakan pembayaran secara non tunai.

    7 ) Menggunakan siku untuk membuka pintu dan menekan tombol lift.

    8 ) Tidak berkerumun dan menjaga jarak di lift dengan posisi saling membelakangi

    9 ) Membersihkan meja/area kerja dengan disinfektan.

    10 ) Upayakan tidak sering menyentuh fasilitas/peralatan yang dipakai bersama di area kerja, gunakan hand sanitizer.

    11 ) Tetap menjaga jarak dengan rekan kerja minimal 1 meter.

    12 ) Usahakan aliran udara dan sinar matahari masuk ke ruang kerja.

    13 ) Biasakan tidak berjabat tangan.

    14 ) Masker tetap digunakan saat tiba di rumah.

    15 ) Tidak bersentuhan dengan anggota keluarga sebelum membersihkan diri (mandi dan mengganti pakaian kerja).

Demikian adalah penjelasan dan peraturan New Normal di linkungan kerja atau area publik, untuk mencegah penularan covid 19.