Apa itu HRGA – Banyak orang yang menyangka atau berfikiran divisi HRGA (human resource & general affair) merupakan satu divisi, dan deskripsi pekerjaannya sama. Pengertian seperti ini adalah salah, memang di banyak perusahaan divisi HR dan Divisi GA dijadikan satu karena alasan efisiensi, namun dalam praktiknya tetap saja staff-staff di dalamnya memiliki pekerjaannya masing-masing, dan tidak bisa di campur adukan.
Untuk lebih mengenali lebih dalam lagi tentang kedua bidang ini, mari kita bahas masing-masing definisi serta deskripsi pekerjaannya.
Divisi HR (Human resource)
Seperti namanya divisi sumber daya manusia, divisi ini fokus kepada pengurusan individu di dalamnya, dalam hal ini perusahaan. Apa saja hal yang berkaitan dengan SDM, mulai dari perekrutan, kebutuhan, adminstrasi, kewajiban dan haknya semua harus dikelola dan dipenuhi, tidak hanya itu divisi HR juga wajib memfasilitasi kegiatan yang tujuannya untuk mengembangkan keterampilan dari karir karyawan, seperti training skill.
HRD adalah divisi yang sangat krusial di dalam perusahaan, maka dari itu keberadaannya dalam suatu organisasi sangat dominan dan diberikan otoritas yang tinggi dalam pengambilan keputusan terkait SDM, lalu apa saja yang menjadi pekerjaannya? Berikut dibawah ini adalah listnya.
Job deskripsi divisi HR
- Melakukan manpower planning
Tugas seorang HR adalah membangun perencanaan SDM yang berkualitas di sebuah perusahaan atau organisasi. Selain membuat perencanaan masa depan untuk SDM, divisi HR juga bertanggung jawab atas pengelolaan SDM, pengawasan, pengembangan keterampilan yakni dengan mengadakan pelatihan dan workshop, serta mengurusi administrasi kepersonaliaan. - Membuat peraturan
Untuk menjaga keberlangsungan operasional dan bisnis perusahaan, seorang HR juga bertanggung jawab dalam membuat peraturan yang diberlakukan untuk semua karyawan. Dimana peraturan itu dibuat agar semua bekerja sesuai standar (SOP) dan job deskripsinya masing-masing. - Melakukan rekrutmen
Perekrutan atau hiring merupakan tugas utama dari divisi HR, rekrutmen adalah bagian dari perencanaan SDM selain melakukan HR development. Proses rekrutmen mulai dari pemasangan iklan kerja, memfilter lamaran yang masuk, memanggil kandidat dan melakukan wawancara kerja sampai proses offering. - Transisi karyawan
Divisi HR juga bertanggung jawab dalam proses pemindahan atau transisi karyawan, seperti kenaikan jabatan, mutasi, perpindahan divisi dan demosi. Di banyak perusahaan HR juga bertugas merekomendasikan nama-nama potensial untuk diberikan promosi. - Kegiatan eksternal
Outing, gathering atau segala bentuk acara dengan tujuan untuk mempererat hubungan antar karyawan dan penyegaran di sela hari-hari bekerja. Merupakan tanggung jawab HR untuk mempersiapkannya, mulai dari tempat, operasional, konsumsi, susunan acara dan lainnya. HR juga dapat membentuk panitia diluar dari divisinya - Sistem kehadiran karyawan
Divisi HR juga mengurus sistem kehadiran atau absensi karyawan, ini adalah tugas utama divisi HR selain rekrutmen dan payroll. Pengelolaan kehadiran karyawan adalah hal yang krusial, karena perhitungan gaji dan lainnya ditentukan dari sini.
- Kontrak kerja karyawan
HR juga harus membuat kontrak kerja karyawan dan juga memperbaharui, atau memutuskan kontrak kerja karyawan apabila sudah habis. Dalam kontrak kerja karyawan, juga harus ada peraturan dan pasal-pasal yang harus dibuat.
- Memberi peringatan
Memberikan surat peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan atau ketentuan yang berlaku merupakan tugas seorang HR. HR harus memperhatikan siapa saja yang melanggar dan bertindak tidak disiplin dan setelahnya memberikan teguran berupa SP (surat peringatan)
Dari 8 poin di atas merupakan deskripsi pekerjaan yang murni hanya dilakukan oleh divisi HR, semua berkaitan tentang individu didalam perusahaan, tidak yang berkaitan tentang manajemen gedung, kebersihan dan lainnya, karena pekerjaan tersebut sangat spesifik kepada GA.
Divisi GA (General affair)
GA atau general affair adalah pengurus umum yang mengerjakan segala urusan sifatnya umum seperti pengelolaan gedung, parkiran, air, sampai kebersihan. Jadi secara garis besar bisa dikatakan GA melakukan perawatan, memperhatikan, mengerjakan dan mengurusi segala sesuatu inventaris kantor, baik berbentuk fisik seperti gedung dan kendaraan, sampai non-fisik seperti kebersihan lingkungan kerja.
GA sangat dibutuhkan di sebuah perusahaan berskala besar yang memiliki banyak karyawan dan kantor besar, karena fungsi mereka adalah memperhatikan dan membenahi segala sesuatu milik perusahaan kecuali SDM, karena itu merupakan tugas divisi HR. Dan berikut ini adalah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab GA.
Job deskripsi divisi GA
- Pekerjaan Umum
Tugas utama seorang General Affair adalah melakukan pekerjaan umum, mulai dari perawatan gedung atau tempat kerja, lingkungan kerja, kendaraan operasional milik perusahaan, kebersihan, air dan masih banyak lainnya. - Mechanical dan electrical
Sistem kelistrikan juga menjadi tanggung jawab seorang general affair. GA harus melakukan pengecekan berkala pada sistem listrik dan kabel, dan melakukan perbaikan apabila terjadi masalah atau kerusakan - Berhubungan dengan pihak eksternal
General affair juga bertanggung jawab dengan pihak luar untuk kepentingan perusahaan, seperti pihak penyedia jasa dan layanan, satuan keamanan/polisi, dan pemerintah daerah. - Pengadaan ATK dan alat-alat kerja lainnya
Pengadaan ATK (alat tulis kantor) atau perangkat kerja untuk mendukung kinerja karyawan lainnya merupakan tanggung jawab seorang GA. Dimana seorang GA harus melakukan perencanaan dan mengadakan stok ATK dan alat kerja lainnya. - Operasional dan telekomunikasi
Selain ATK General affair juga bertanggung jawab atas operasional yang ada di perusahaan, dan menangani telekomunikasi seperti telepon, internet dan lainnya - Mengurusi perizinan
General affair juga bertanggung jawab atas pemberian izin yang masuk, dan permohonan perizinan untuk ke pihak luar.
Dari definisi dan job desc masing-masing tentunya kita sudah mengetahui apa saja yang menjadi perbedaan diantara kedua divisi ini, yakni HR dan GA. Walaupun keberadaannya sering menjadi satu kesatuan di dalam perusahaan, namun tanggung jawab dan pekerjaannya sangatlah berbeda. Demikian adalah penjelasan HR & GA yang semoga bermanfaat untuk Anda.
