Dalam dunia pekerjaan, bagian Human Resources atau SDM adalah bagian yang sangat vital di sebuah perusahaan. Seperti kita tahu, faktor manusia adalah kunci utama berhasil atau tidaknya perusahaan dalam mencapai targetnya. Oleh karena itu, mengelola SDM tidak bisa dianggap sebagai pekerjaan yang enteng.
Apalagi di dalam perusahaan besar yang memiliki ratusan sampai ribuan karyawan. Me-manage seluruh SDM sebanyak itu tentu bukan pekerjaan mudah. Mulai dari menghitung absensi, gaji, lembur tunjangan, sampai penilaian kinerja harus bisa ditangani semua oleh HRD.
Saat jumlah karyawan masih sedikit, mungkin semua hal tadi masih bisa dikerjakan dengan cara manual. Tapi saat perusahaan semakin berkembang dan karyawan bertambah banyak, tentu saja HRD perlu bantuan sistem yang bisa diandalkan.
Apa itu HR software?
HR software adalah sistem komputerisasi yang bertujuan secara khusus untuk membantu pihak Human Resource Department dalam menjalankan tugasnya mengelola SDM dan segala hal menyangkut hak dan kewajiban karyawan dalam suatu perusahaan. HR software sangat berperan dalam menentukan kelancaran pengelolaan SDM di dalam suatu perusahaan.
Manfaat HR software
Mungkin sebagian dari Anda ada yang bertanya-tanya, apa sih sebenarnya manfaat dari HR software? Mengapa tidak tetap menggunakan sistem pengelolaan manual seperti perusahaan zaman dulu?
Nah, untuk menjawabnya, mari kita simak beberapa manfaat utama HR software yang dapat dirasakan oleh perusahaan, yaitu:
Membantu kerja bagian HRD agar lebih efisien
Mengurus ribuan karyawan pastinya membutuhkan usaha yang cukup besar. Dengan adanya HR software, hal itu akan memudahkan pekerjaan bagian HRD. Tak terbayang kalau bagian SDM harus mengurus ribuan, bahkan puluhan ribuan karyawannya hanya dengan sistem manual. Pasti akan timbul kekacauan. Selain akan membuang banyak waktu dan tenaga, juga pengelolaan pegawai akan terbengkalai karena bagian HRD malah terfokus mengurus masalah administrasi dan database karyawan saja.
Membantu administrasi pegawai agar tetap rapi dan terorganisir
Pasti terbayang bagaimana repotnya mengorganisir data ribuan pegawai bila perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti dulu. Lemari arsip sudah pasti akan memenuhi ruang-ruang perkantoran. Belum lagi kalau ada dokumen yang tercecer, akan sulit mencarinya.
Dengan menggunakan HR software, pastinya perusahaan akan terbantu dalam menjaga urusan administrasi pegawai agar tetap rapi dan terorganisir tanpa kerepotan lagi dengan berbagai dokumen manual.
Memudahkan pekerjaan HRD dalam memroses pengajuan cuti, lembur, dll
Banyaknya pegawai yang mengajukan cuti atau lembur di saat yang bersamaan tentu bisa membuat bagian SDM kewalahan. Untungnya, hal ini bisa teratasi dengan bantuan HR software.
Menghemat tenaga, uang, dan waktu
Kalau perusahaan masih menggunakan sistem manual, coba bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghitung uang gaji, tunjangan, lembur, dan lain sebagainya. Bisa-bisa waktu kerja bagian SDM habis hanya untuk menghitung itu semua. Nah, dengan adanya HR software, penghitungan payroll dapat dilakukan dengan mudah dan selesai dalam waktu singkat.
Memudahkan pengarsipan dan pengaksesan informasi
Mencari data pegawai akan jadi jauh lebih mudah dengan HR software. Bagian SDM hanya tinggal memasukkan data sekali saja, lalu setiap kali membutuhkan data pegawai tersebut, mereka bisa langsung mecarinya di database, dan seluruh data yang dibutuhkan langsung tersedia.
Eco Friendly
Coba bayangkan, berapa banyak kertas yang dibutuhkan bila perusahaan masih menggunakan sistem manual? Dengan penggunaan HR software, maka perusahaan bisa menghemat penggunaan kertas dan ikut menjaga kantor dengan sistem yang ramah lingkungan.
Memudahkan analisis data dan pengambilan keputusan
HR software tak hanya berguna saat penghitungan uang gaji saja, tapi juga saat pihak manajemen perusahaan sedang menganalisis data pegawai yang memiliki kinerja baik untuk diberikan promosi jabatan.
Biasanya, dalam database pegawai juga bisa dimasukkan hasil assesment yang dilakukan perusahaan, yang tentunya akan memudahkan saat pengambilan keputusan tersebut.
Lebih aman
Penggunaan HR software sebagai alat bantu bagian SDM juga memastikan bahwa data-data karyawan tersimpan di tempat yang aman dan mudah diakses, serta mudah dibuat back-up. Sehingga bila terjadi sesuatu, perusahaan tak akan kesulitan lagi harus mengumpukan data pegawai. Hal ini tentu berbeda dengan sistem manual yang rentan terhadap kerusakan atau kehilangan data.
Jenis-jenis HR software
Di dunia HR software, ada 3 software yang biasanya selalu diguakan oleh perusahaan, yaitu HRIS, HRMS, dan HCMS. Utuk lebih jelasnya, mari sama-sama kita pelajari perbedaan ketiga perangkat lunak HR tersebut.
Human Resource Information System (HRIS)
Sesuai dengan namanya, Human Resource Information System (HRIS) adalah software HR yang bisa digunakan utuk melakukan fungsi kerja HR seara umum, seperti misalnya job desc masing-masing bagian, database pegawai, pemuatan laporan ketenagakerjaan, perhitungan gaji & tunjangan, data lembur, rekruitmen karyawan, dan lainnya. HRIS terbagi menjadi 3 jenis sistem, yaitu:
- Operasional = mengelola aspek operasioal, seperti absensi dan database karyawan
- Taktis = mengelola aspek pengembangan pegawai, seperti rekrutmen dan pelatihan
- Strategis = mengelola aspek kinerja karyawan
Human Resource Management System (HRMS)
HRMS yang merupakan singkatan dari Human Resource Management System adalah software yang lebih lengkap dibandingkan HRIS. HRMS memiliki semua fungsi HRIS, tetapi dengan ada beberapa tambahan.
Anda bisa melakukan penghitungan payroll, tunjangan, dan uang lembur di software ini. Selain itu HRMS juga bisa mengelola data penghitungan asuransi kesehatan dan pajak penghasilan. HRMS sangat cocok digunakan pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan cukup banyak.
Human Capital Management System (HCMS)
Software ketiga yang akan kita bahas adalah Human Capital Management System (HCMS). Ini adalah software yang paling lengkap di antara semuanya, karena terdapat fitur yang mengelola tentang kinerja pegawai dan informasi lainya yang lebih spesifik. Jadi, bila perusahaan Anda membutuhkan software yang berfungsi lebih dari sekedar tools perhitungan penggajian saja, maka HCMS sangat tepat untuk digunakan.
Cara menentukan software HR yang paling tepat untuk digunakan
Mungkin Anda masih merasa bingung, dari ketiga software di atas, mana ya yang paling tepat untuk digunakan? Hmm…sebelum memilih HR software yang tepat, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan ini terlebih dulu:
- Berapa besar ukuran perusahaan Anda?
- Apa tujuan utama Anda menggunakan HR software?
Beda skala perusahaan dan tujuan penggunaan, tentu berbeda pula jenis software yang kami rekomendasikan. Sebagai contoh, bila perusahaan Anda berkala kecil dengan jumlah pegawai yang masih sedikit, katakanlah 50 orang, juga tujuan utama penggunaan HR software adalah untuk mempermudah database pegawai serta penghitungan gaji, maka HRIS sudah cukup untuk Anda gunakan.
Akan tetapi, bila perusahaan Anda berskala cukup besar dan selain untuk menghitung gaji, Anda juga ingin bisa melakukan penilaian karyawan berdasarkan kinerja mereka lewat HR software, maka HCMS-lah yang paling tepat jadi pilihan.
Itulah tadi penjelasan terperinci tentang 3 software yang paling banyak digunakan oleh perusahaan utuk membantu kinerja departemen Human Resource agar lebih efisien. Semoga informasinya bisa berguna ya!
