Reprimand Artinya Apa? Pengertian dan Contoh Surat Reprimand

Reprimand artinya teguran atau peringatan resmi dari atasan atau perusahaan kepada karyawan karena melanggar aturan atau standar perilaku kerja. Di lingkungan kerja Indonesia, reprimand dalam bentuk tertulis biasa disebut surat reprimand atau surat peringatan (SP). Artikel ini menjelaskan apa itu reprimand, arti kata turunannya seperti reprimanded, fungsi surat reprimand, dan cara menerapkannya sesuai aturan yang berlaku per Oktober 2026.

Status aturan per 27 Oktober 2026: DPR menyetujui UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi undang-undang itu belum diundangkan dan belum bernomor. Selama belum berlaku, aturan surat peringatan dan PHK mengikuti UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 (Cipta Kerja) dan PP 35/2021. Artikel ini akan diperbarui bila aturan baru berlaku.

Reprimand Artinya Apa?

Dalam bahasa Inggris, reprimand bisa menjadi kata benda maupun kata kerja. Sebagai kata benda, reprimand adalah teguran resmi atau peringatan keras, biasanya dari pihak yang punya wewenang seperti atasan atau manajemen. Sebagai kata kerja, to reprimand artinya menegur secara resmi.

Beberapa bentuk yang sering dicari:

Reprimanded artinya ditegur atau sudah ditegur secara resmi. Contoh: He was reprimanded for being late berarti "Ia ditegur karena terlambat".
Reprimanding artinya sedang menegur.
Reprimand letter adalah surat teguran resmi atau surat peringatan.
Written reprimand adalah teguran tertulis, sedangkan verbal reprimand adalah teguran lisan.

Kata yang maknanya mirip antara lain warning (peringatan), rebuke (teguran keras), dan admonish (menegur atau menasihati). Jadi, kalau Anda menemukan istilah reprimand di dokumen HR atau kontrak kerja berbahasa Inggris, maksudnya hampir selalu teguran resmi atas pelanggaran.

Apa Itu Surat Reprimand?

Surat reprimand adalah surat peringatan resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan atau standar perilaku kerja. Surat ini mencatat pelanggaran yang terjadi, mengingatkan karyawan akan aturan yang berlaku, dan menjelaskan konsekuensi bila pelanggaran terulang.

Dalam praktik di Indonesia, surat reprimand sama dengan surat peringatan (SP). Biasanya perusahaan memberikannya secara bertahap:

SP 1 (surat peringatan pertama): peringatan awal, misalnya untuk pelanggaran ringan.
SP 2 (surat peringatan kedua): bila pelanggaran terulang selama SP 1 masih berlaku.
SP 3 (surat peringatan ketiga): peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk kemungkinan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Contoh format SP 1, SP 2, dan SP 3 yang siap disesuaikan bisa Anda lihat di artikel contoh surat peringatan SP 1, SP 2, SP 3 dan masa berlakunya.

Dasar Hukum Surat Peringatan (SP) yang Berlaku 2026

Banyak artikel lama masih menyebut Pasal 161 UU 13/2003 sebagai dasar surat peringatan. Pasal itu sudah dihapus oleh UU 6/2023 (Lampiran Pasal 81 angka 53). Dasar yang berlaku saat ini adalah:

Pasal 154A ayat (1) huruf k UU 13/2003 (disisipkan oleh UU 6/2023, Pasal 81 angka 45): PHK dapat terjadi bila pekerja melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB) dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
Pasal 36 huruf k PP 35/2021: surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga masing-masing berlaku untuk paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam PK, PP, atau PKB.
Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021: pekerja yang di-PHK karena alasan tersebut berhak atas uang pesangon 0,5 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3), dan uang penggantian hak.
Pasal 52 ayat (2) dan (3) PP 35/2021: untuk pelanggaran bersifat mendesak yang diatur dalam PK, PP, atau PKB, pengusaha dapat melakukan PHK tanpa syarat SP berturut-turut dan tanpa pemberitahuan sebagaimana Pasal 37 ayat (2). Pekerja berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah.
Pasal 37 ayat (3) PP 35/2021: surat pemberitahuan PHK disampaikan kepada pekerja paling lama 14 hari kerja sebelum PHK.

Isi tata tertib dan jenis sanksi sendiri ditentukan di PK, PP, atau PKB. Karena itu, pastikan setiap surat reprimand merujuk pasal peraturan perusahaan yang dilanggar. Cara menghitung hak pesangon setelah SP 3 dibahas di cara menghitung pesangon PHK 2026.

Fungsi Surat Reprimand

Surat reprimand memiliki beberapa fungsi penting dalam manajemen SDM:

Alat pembinaan karyawan. Tujuannya bukan sekadar menghukum, tetapi memberi kesempatan karyawan memperbaiki perilaku dan kinerjanya.
Bukti administratif. Surat reprimand menjadi dasar tertulis bila di kemudian hari perusahaan harus mengambil tindakan tegas, termasuk PHK sesuai Pasal 154A ayat (1) huruf k.
Menjaga disiplin kerja. Sistem peringatan resmi membantu perusahaan menjaga ketertiban dan mencegah pelanggaran terulang.
Melindungi perusahaan dan karyawan. Proses yang benar melindungi kedua pihak dari tuduhan sewenang-wenang atau pelanggaran hak kerja.

Cara dan Penerapan Surat Reprimand

Agar surat reprimand efektif dan adil, HR perlu menerapkannya dengan prosedur yang jelas:

Identifikasi pelanggaran dengan bukti yang jelas. Pastikan pelanggaran tercatat dan punya dasar fakta, misalnya rekap kehadiran atau laporan atasan, bukan hanya opini atau laporan sepihak.
Lakukan pembinaan atau klarifikasi terlebih dahulu. Panggil karyawan untuk klarifikasi dan beri kesempatan menjelaskan alasannya.
Keluarkan surat dengan format resmi dan jelas. Surat reprimand sebaiknya mencantumkan:
- identitas karyawan;
- jenis pelanggaran yang dilakukan;
- waktu dan tempat kejadian;
- pasal PK, PP, atau PKB yang dilanggar;
- masa berlaku surat (paling lama 6 bulan, kecuali PK, PP, atau PKB menetapkan lain);
- tindakan yang akan diambil jika pelanggaran terulang.
Serahkan dan minta tanda terima. Simpan salinan yang ditandatangani karyawan sebagai bukti surat sudah diterima.
Arsipkan dan pantau masa berlakunya. Catat tanggal mulai dan berakhir setiap SP, karena SP 2 dan SP 3 hanya relevan bila diterbitkan selama SP sebelumnya masih berlaku.

Untuk pelanggaran yang berkaitan dengan kehadiran, data pendukung seperti keterlambatan dan absen bisa diambil dari sistem absensi. Di fitur absensi PayrollBozz, perusahaan dapat merekap kehadiran karyawan serta mengatur penalti dan sanksi sesuai regulasi perusahaan. Contoh rumus potongan keterlambatan ada di artikel 5 contoh rumus potongan keterlambatan.

Contoh Kasus Penerapan

Misalnya, seorang karyawan terlambat datang tiga hari berturut-turut tanpa keterangan, padahal peraturan perusahaan mewajibkan izin tertulis. Setelah klarifikasi, HR memberikan SP 1 yang berlaku 6 bulan beserta catatan pembinaan. Jika dalam 3 bulan berikutnya karyawan mengulangi pelanggaran yang sama, SP 2 dapat diterbitkan. Apabila pelanggaran kembali terjadi saat SP 2 masih berlaku, perusahaan dapat menerbitkan SP 3 dan mengevaluasi kelanjutan hubungan kerja sesuai prosedur PHK.

Sebaliknya, jika karyawan tidak mengulangi pelanggaran sampai SP 1 berakhir, SP itu tidak lagi berlaku. Bagaimana pelanggaran berikutnya ditangani, misalnya dimulai lagi dari SP 1, sebaiknya diatur jelas dalam PK, PP, atau PKB.

Contoh Kalimat Reprimand dalam Bahasa Inggris

Bagi perusahaan yang memakai dokumen berbahasa Inggris, berikut contoh kalimat dan artinya:

This letter serves as a formal reprimand for repeated late attendance. Artinya: Surat ini merupakan teguran resmi atas keterlambatan yang berulang.
You are hereby reprimanded for violating Article 12 of the Company Regulations. Artinya: Dengan ini Anda ditegur secara resmi karena melanggar Pasal 12 Peraturan Perusahaan.
This reprimand is valid for six months from the date of issue. Artinya: Teguran ini berlaku selama enam bulan sejak tanggal diterbitkan.

Penutup

Surat reprimand bukan sekadar dokumen sanksi, tetapi bagian dari sistem pembinaan yang profesional. Pastikan setiap SP punya dasar fakta, merujuk aturan perusahaan, mencantumkan masa berlaku, dan terdokumentasi rapi. Dengan begitu, perusahaan dapat menegakkan disiplin secara adil dan siap bila suatu saat harus mengambil langkah lebih tegas.

Ingin mengelolanya lebih praktis? Coba fitur appraisal (penilaian kinerja) dari PayrollBozz.

Pertanyaan Umum

Reprimand artinya apa?

Reprimand artinya teguran atau peringatan resmi, biasanya dari atasan atau perusahaan kepada karyawan yang melanggar aturan. Sebagai kata kerja, to reprimand artinya menegur secara resmi.

Reprimanded artinya apa?

Reprimanded artinya ditegur secara resmi. Contohnya, she was reprimanded by her manager berarti ia ditegur secara resmi oleh manajernya.

Apa itu reprimand letter?

Reprimand letter adalah surat teguran resmi atau surat peringatan. Di Indonesia, istilah yang lazim dipakai adalah SP 1, SP 2, dan SP 3.

Apakah surat reprimand sama dengan surat peringatan (SP)?

Ya, dalam praktik HR di Indonesia keduanya sama. Dasar hukumnya kini Pasal 154A ayat (1) huruf k UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 dan Pasal 36 huruf k PP 35/2021, bukan lagi Pasal 161 UU 13/2003 yang sudah dihapus.

Berapa lama masa berlaku surat peringatan?

Menurut Pasal 36 huruf k PP 35/2021, SP 1, SP 2, dan SP 3 masing-masing berlaku paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Apa hak karyawan yang di-PHK setelah SP 3?

Berdasarkan Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021, karyawan berhak atas uang pesangon 0,5 kali ketentuan, uang penghargaan masa kerja 1 kali ketentuan, dan uang penggantian hak. Surat pemberitahuan PHK disampaikan paling lama 14 hari kerja sebelum PHK (Pasal 37 ayat (3)).

Sumber:

UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (25 Maret 2003; JDIH Kemnaker, diakses 27 Oktober 2026).
UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu 2/2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang, Lampiran Pasal 81 angka 45 (Pasal 154A UU 13/2003) dan angka 53 (penghapusan Pasal 161) (diundangkan 31 Maret 2023; peraturan.go.id, diakses 27 Oktober 2026).
PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK, Pasal 36 huruf k, Pasal 37, dan Pasal 52 (2 Februari 2021; peraturan.go.id, diakses 27 Oktober 2026).
DPR Sahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan (E-Media DPR RI, 7 Oktober 2026) dan Begini Kabar Terbaru UU Pelindungan Ketenagakerjaan Usai Diketok DPR (CNBC Indonesia, 21 Oktober 2026).

Artikel ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kasus tertentu, rujuk perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama Anda dan konsultasikan dengan ahli hukum ketenagakerjaan.