Potongan absensi adalah pengurangan gaji karena karyawan terlambat atau tidak masuk kerja tanpa alasan yang dibenarkan aturan. Dasarnya PP 36/2021 tentang Pengupahan: upah tidak dibayar jika pekerja tidak masuk bekerja atau tidak melakukan pekerjaan (Pasal 40 ayat (1)), kecuali untuk alasan yang dilindungi seperti sakit, cuti, atau istri melahirkan. Denda dan potongan juga hanya boleh dikenakan jika diatur tertulis dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, dan total potongan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah.
Status aturan per 3 November 2026: DPR menyetujui UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, tetapi undang-undang itu belum diundangkan dan belum bernomor. Selama belum berlaku, potongan dan denda upah mengikuti UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 dan PP 36/2021. Artikel ini akan diperbarui bila aturan baru berlaku.
Keterlambatan kehadiran karyawan adalah salah satu tantangan umum yang dihadapi perusahaan, baik di sektor kantor, retail, maupun F&B. Jika tidak diatur dengan jelas, keterlambatan dan ketidakhadiran bisa berdampak pada disiplin kerja, produktivitas tim, hingga keadilan pengupahan. Karena itu, perusahaan perlu memiliki rumus potongan yang jelas, konsisten, dan terdokumentasi.
Apa Itu Potongan Absensi dan Dasar Hukumnya?
Dalam praktik HR, potongan absensi mencakup dua hal: potongan karena terlambat dan pemotongan gaji karena tidak masuk kerja. Aturan yang perlu diperhatikan:
- Tidak bekerja, tidak dibayar. Pasal 40 ayat (1) PP 36/2021 menyatakan upah tidak dibayar apabila pekerja tidak masuk bekerja dan/atau tidak melakukan pekerjaan.
- Ada pengecualian yang tetap dibayar. Pasal 40 ayat (2) dan (3) mewajibkan upah tetap dibayar jika pekerja berhalangan (misalnya sakit, menikah, istri melahirkan, atau keluarga meninggal), menjalankan cuti atau istirahat, atau tidak dipekerjakan karena kesalahan pengusaha.
- Denda harus tertulis. Pasal 59 dan 60 mengatur denda karena pelanggaran hanya dapat dikenakan jika diatur secara tegas dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB, dan uang denda dipergunakan hanya untuk kepentingan pekerja.
- Batas potongan 50%. Pasal 65 membatasi jumlah keseluruhan pemotongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja.
Rumus Pemotongan Gaji Karena Absen (Tidak Masuk Kerja)
Rumus:
Potongan = (Gaji bulanan / Pembagi hari kerja) x Jumlah hari tidak masuk tanpa keterangan
PP 36/2021 tidak menetapkan rumus khusus potongan absen untuk upah bulanan. Banyak perusahaan memakai pembagi yang sama dengan perhitungan upah sehari pada Pasal 17 PP 36/2021, yaitu 25 untuk 6 hari kerja seminggu dan 21 untuk 5 hari kerja seminggu. Ada juga yang memakai jumlah hari kerja aktual bulan berjalan. Pilih satu metode, tuliskan di peraturan perusahaan, lalu terapkan secara konsisten.
Cara Menghitung Pemotongan Gaji Karena Absen
- Gaji bulanan: Rp5.250.000
- Sistem kerja: 5 hari seminggu (pembagi 21)
- Tidak masuk tanpa keterangan: 2 hari
- Sakit dengan surat dokter: 1 hari (tidak dipotong)
Perhitungan:
- Gaji harian = Rp5.250.000 / 21 = Rp250.000
- Potongan = Rp250.000 x 2 hari = Rp500.000
- Gaji yang dibayar = Rp5.250.000 – Rp500.000 = Rp4.750.000
Hari sakit dengan surat dokter tidak dipotong karena termasuk alasan berhalangan yang tetap dibayar. Untuk karyawan yang baru masuk atau keluar di tengah bulan, gunakan cara menghitung gaji prorata karyawan.
5 Contoh Rumus Potongan Gaji Karena Terlambat
Berikut beberapa contoh rumus potongan keterlambatan kehadiran karyawan yang umum digunakan. Rumus yang berbasis waktu kerja yang hilang (rumus 1) paling mudah dijelaskan sebagai penerapan prinsip tidak bekerja tidak dibayar. Rumus berupa nominal tetap atau potongan bertingkat lebih dekat ke denda, sehingga wajib tertulis di PK, PP, atau PKB.
1. Rumus Potongan Per Menit Keterlambatan
Rumus:
Potongan = (Gaji harian / Jam kerja harian / 60) x Jumlah menit terlambat
Contoh:
- Gaji bulanan: Rp5.000.000
- Hari kerja: 22 hari
- Jam kerja: 8 jam per hari
- Terlambat: 15 menit
Perhitungan:
- Gaji harian = 5.000.000 / 22 = Rp227.273
- Gaji per menit = 227.273 / 8 / 60 = Rp473,48
- Potongan = 15 x Rp473,48 = Rp7.102 (dibulatkan)
Cocok untuk: perusahaan yang ingin perhitungan adil dan proporsional, serta kantor dengan sistem absensi digital.
2. Rumus Potongan Bertingkat (Range Keterlambatan)
Contoh skema:
| Keterlambatan | Potongan |
|---|---|
| 1-10 menit | Tidak dipotong |
| 11-30 menit | 1 jam gaji |
| 31-60 menit | 2 jam gaji |
| Lebih dari 60 menit | 1/2 gaji harian |
Cocok untuk: perusahaan yang ingin fleksibilitas dan menghindari potongan kecil yang rumit dihitung.
3. Rumus Potongan Flat per Kejadian Terlambat
Contoh: terlambat berapa pun, potongan Rp25.000 per kejadian.
Kelebihan: mudah dipahami karyawan dan mudah diterapkan oleh HR dan payroll.
Kekurangan: kurang adil untuk keterlambatan singkat dan bisa terasa terlalu ringan atau terlalu berat. Karena bersifat denda, nominal dan penggunaan uang dendanya wajib diatur dalam PK, PP, atau PKB.
4. Rumus Potongan Akumulasi Bulanan
Pada metode ini, keterlambatan tidak langsung dipotong, tetapi diakumulasi selama satu bulan.
- Total keterlambatan sampai 30 menit per bulan: tidak dipotong
- 31-60 menit: potong 1 jam gaji
- Lebih dari 60 menit: potong 1/2 gaji harian
Cocok untuk: budaya kerja berbasis kepercayaan dan perusahaan yang fokus pada kinerja, bukan sekadar jam hadir.
5. Rumus Konversi Keterlambatan ke Tidak Masuk Kerja
Digunakan di sektor retail, manufaktur, dan F&B.
- Terlambat lebih dari 2 jam: dianggap 1/2 hari tidak masuk
- Terlambat lebih dari 4 jam: dianggap 1 hari tidak masuk
Dampak: tegas dan jelas, serta mendorong kedisiplinan tinggi. Pastikan potongannya tidak melebihi upah untuk waktu yang benar-benar tidak dikerjakan, kecuali selisihnya diatur sebagai denda tertulis.
Tabel Cepat Potongan Keterlambatan per Menit
Tabel ini memakai rumus 1 (potongan per menit) dengan asumsi 22 hari kerja dan 8 jam kerja per hari, seperti contoh di atas. Angka dibulatkan ke rupiah terdekat dan hanya ilustrasi; sesuaikan dengan pembagi hari dan jam kerja di perusahaan Anda.
| Gaji bulanan | Gaji per menit | Terlambat 15 menit | Terlambat 30 menit | Terlambat 60 menit |
|---|---|---|---|---|
| Rp4.000.000 | Rp378,79 | Rp5.682 | Rp11.364 | Rp22.727 |
| Rp5.000.000 | Rp473,48 | Rp7.102 | Rp14.205 | Rp28.409 |
| Rp6.000.000 | Rp568,18 | Rp8.523 | Rp17.045 | Rp34.091 |
| Rp8.000.000 | Rp757,58 | Rp11.364 | Rp22.727 | Rp45.455 |
| Rp10.000.000 | Rp946,97 | Rp14.205 | Rp28.409 | Rp56.818 |
Rumus: gaji per menit = gaji bulanan / 22 / 8 / 60. Jika perusahaan memakai pembagi 21 atau 25 hari (Pasal 17 PP 36/2021), hasilnya akan sedikit berbeda.
Contoh Klausul Potongan Keterlambatan di Peraturan Perusahaan
Potongan keterlambatan sebaiknya tertulis jelas agar tidak menimbulkan perselisihan. Contoh struktur klausul yang bisa disesuaikan:
- Definisi. Terlambat adalah hadir setelah jam masuk yang ditetapkan, dihitung dari data sistem absensi resmi perusahaan.
- Toleransi. Misalnya keterlambatan sampai 5 menit tidak dipotong, maksimal 3 kali dalam sebulan.
- Rumus potongan. Sebutkan satu rumus (per menit, bertingkat, flat, atau akumulasi) beserta pembagi hari dan jam kerjanya.
- Pengecualian. Keterlambatan karena tugas kantor, izin atasan, atau keadaan darurat yang dibuktikan tidak dipotong.
- Batas potongan. Total potongan upah tetap tunduk pada batas Pasal 65 PP 36/2021, yaitu paling banyak 50 persen dari upah yang diterima.
- Sanksi berjenjang. Keterlambatan berulang ditangani dengan teguran dan surat peringatan sesuai tahapan di peraturan perusahaan.
Kesalahan Umum Saat Menghitung Potongan Absensi
- Memotong tanpa dasar tertulis. Denda atau potongan flat yang tidak tercantum di PK, PP, atau PKB rawan digugat.
- Memotong hari berhalangan yang tetap dibayar. Misalnya sakit dengan surat dokter atau izin yang diatur Pasal 40 PP 36/2021.
- Pembagi tidak konsisten. Bulan ini memakai 22 hari, bulan depan 25 hari, sehingga nilai potongan berubah-ubah.
- Melampaui batas 50 persen. Gabungan potongan (denda, cicilan, ganti rugi) tidak boleh melebihi batas Pasal 65 PP 36/2021.
- Tidak tercantum di slip gaji. Setiap potongan sebaiknya tampil sebagai baris terpisah agar karyawan bisa memeriksanya.
Potongan absensi juga berpengaruh pada perhitungan lain. Pastikan gaji setelah potongan untuk karyawan dengan masa kerja di bawah 1 tahun tetap dihitung dari upah yang sah sesuai UMP dan UMK 2026, dan hitungan otomatis lewat aplikasi payroll membantu menjaga konsistensi rumus setiap bulan.
Beda Potongan Absensi dengan Denda Keterlambatan Pembayaran Gaji
Istilah denda keterlambatan gaji juga dipakai untuk kasus sebaliknya, yaitu perusahaan yang terlambat membayar gaji karyawan. Pasal 61 PP 36/2021 mengatur denda bagi pengusaha: mulai hari keempat sampai hari kedelapan terhitung tanggal seharusnya upah dibayar, denda 5% untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayarkan. Sesudah hari kedelapan ditambah 1% per hari dengan batas 50% dalam 1 bulan, dan sesudah sebulan ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi bank pemerintah. Denda ini tidak menghapus kewajiban membayar upah.
Contoh perhitungan denda keterlambatan gaji: gaji Rp5.000.000 seharusnya dibayar tanggal 25 tetapi baru dibayar 6 hari kemudian. Jika hari keempat sampai keenam dihitung sebagai hari keterlambatan yang didenda, dendanya 3 hari x 5% x Rp5.000.000 = Rp750.000, di luar gaji yang tetap wajib dibayar penuh.
Hal Penting yang Wajib Diperhatikan HR
Sebelum menerapkan potongan keterlambatan atau potongan absen, pastikan:
- Aturan tertulis di peraturan perusahaan (PP) atau PKB, termasuk rumus, toleransi, dan penggunaan uang denda.
- Tidak melanggar ketentuan ketenagakerjaan, termasuk batas potongan 50% dan hak upah saat berhalangan.
- Disosialisasikan secara terbuka ke seluruh karyawan.
- Diterapkan konsisten ke semua level jabatan.
Potongan gaji tanpa dasar aturan yang jelas berisiko menimbulkan konflik dan perselisihan hubungan industrial.
Tips Mengelola Potongan Keterlambatan Lebih Praktis
Menghitung keterlambatan dan ketidakhadiran secara manual sering memicu salah hitung, komplain karyawan, dan payroll yang molor. Solusinya, gunakan sistem yang mencatat jam masuk otomatis, menghitung potongan sesuai rumus perusahaan, dan terhubung langsung ke payroll. Di PayrollBozz, penalti keterlambatan dapat diatur sesuai regulasi perusahaan, dan komponen potongan keterlambatan dapat dibuat di modul payroll. Langkah teknisnya ada di tutorial memasukkan potongan keterlambatan di payroll component.
Penutup
Tidak ada satu rumus yang paling benar. Pilih metode potongan absensi yang sesuai budaya perusahaan, adil bagi karyawan, tertulis di peraturan perusahaan, dan mudah dikelola oleh HR.
Baca juga: cara menerapkan reward dan punishment | apakah absensi fingerprint sudah cukup | sanksi bagi perusahaan yang telat membayar gaji | jenjang karir dan gaji pegawai bank | gaji karyawan Angkasa Pura (InJourney Airports) | daftar UMP dan UMK 2026 | gaji PNS lulusan S1 2026
Ingin mengelolanya lebih praktis? Coba aplikasi absensi online yang terhubung ke payroll dari PayrollBozz.
Pertanyaan Umum
Potongan absensi adalah apa?
Potongan absensi adalah pengurangan gaji karena karyawan terlambat atau tidak masuk kerja tanpa alasan yang dibenarkan. PP 36/2021 menyatakan upah tidak dibayar jika pekerja tidak masuk bekerja, kecuali karena alasan seperti sakit, cuti, atau keperluan keluarga yang dilindungi.
Apakah perusahaan boleh memotong gaji karyawan yang terlambat?
Boleh, asalkan aturan potongan atau denda keterlambatan tertulis di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. PP 36/2021 mensyaratkan denda atas pelanggaran karena kesengajaan atau kelalaian diatur secara tegas dalam dokumen tersebut.
Bagaimana rumus pemotongan gaji karena absen?
Rumus yang umum dipakai: (gaji bulanan / pembagi hari kerja) x jumlah hari tidak masuk tanpa keterangan. Pembaginya bisa 21 untuk 5 hari kerja atau 25 untuk 6 hari kerja, mengikuti cara hitung upah sehari di PP 36/2021. Contoh: gaji Rp5.250.000 dan absen 2 hari dengan pembagi 21, potongannya Rp500.000.
Berapa batas maksimal potongan gaji karyawan?
PP 36/2021 membatasi jumlah keseluruhan pemotongan upah paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja. Batas ini berlaku untuk gabungan potongan seperti denda, ganti rugi, uang muka upah, dan cicilan utang.
Bagaimana cara menghitung potongan gaji per menit keterlambatan?
Hitung dulu upah per menit: gaji bulanan / (jumlah hari kerja x jam kerja per hari x 60). Contoh: gaji Rp5.200.000, 26 hari kerja, 7 jam per hari = 10.920 menit, sehingga upah per menit sekitar Rp476. Jika terlambat 30 menit, potongannya sekitar Rp14.286.
Apakah terlambat berulang bisa berujung surat peringatan?
Bisa, jika keterlambatan diatur sebagai pelanggaran disiplin di peraturan perusahaan atau PKB. Umumnya diawali teguran lisan, lalu SP1, SP2, dan SP3. Menurut PP 35/2021, pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran dapat dilakukan setelah pekerja diberi surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
Sumber:
- PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, Pasal 17, 40, 41, 59, 60, 61, 63, dan 65 (2 Februari 2021), sebagaimana diubah PP 51/2023 (10 November 2023) dan PP 49/2025 (17 Desember 2025). Kedua perubahan itu tidak mengubah pasal-pasal tersebut (JDIH Kemnaker, diakses 3 November 2026).
- PP Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK, Pasal 52 (2 Februari 2021; peraturan.go.id, diakses 3 November 2026).
- UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (25 Maret 2003; JDIH Kemnaker, diakses 3 November 2026) sebagaimana diubah UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu 2/2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (diundangkan 31 Maret 2023; peraturan.go.id, diakses 3 November 2026).
- Status UU Pelindungan Ketenagakerjaan: DPR Sahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan (E-Media DPR RI, 7 Oktober 2026) dan Begini Kabar Terbaru UU Pelindungan Ketenagakerjaan Usai Diketok DPR (CNBC Indonesia, 21 Oktober 2026).
Artikel ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Contoh angka hanya ilustrasi; rumus yang berlaku adalah yang tertulis di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB Anda.