e Absensi adalah metode melaporkan kehadiran karyawan,pegawai atau siswa dengan menggunakan aplikasi atau token mengandalkan jaringan internet atau wireless untuk mengirim data ke server, untuk kemudian diolah ataupun di monitori.
Metode absen terbaru ini diharapkan dapat mempermudah proses absen, meningkatkan efisiensi pengolahan data, serta memaksimalkan monitoring kinerja karyawan. Beberapa institusi Negara dan juga pemerintah kota mulai mempertimbangkan bahkan sudah mempersiapkan metode ini sebagai cara absen pegawai mereka, seperti yang dilakukan oleh pemkot Tangerang.
Pemerintah kota Tangerang terus mengupayakan untuk mensosialisasikan e absensi kepada semua pegawainya, sistem e absensi ini sendiri dirancang oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kota Tangerang.
Tidak hanya dalam dunia kerja, sistem e absensi direncanakan juga akan digunakan untuk dunia pendidikan seperti sekolah dan juga universitas, walaupun rencana penggunaan sistem absensi terbaru ini masih dalam masa percobaan dan juga pengembangan.
Namun walau demikian sistem e absensi sebenarnya sudah digunakan sejak lama oleh beberapa perusahaan, karena memang sudah banyak software developer yang membangun sistem absensi online, salah satunya adalah PayrollBozz.
PayrollBozz sendiri adalah software HRIS yang menyediakan sistem absensi, penggajian, finance dan juga KPI (key performance indicator). Sejak tahun 2016 PayrollBozz mengembangkan sistem absensi online yang dapat digunakan dari smartphone pengguna melalui aplikasi yang dapat di download di apps store dan Play store.
Menggunakan sistem absensi elektronik semua data akan terekam dan terkelola dengan baik. Data digital yang dapat di akses oleh semua pengguna juga meningkatkan transparansi antara karyawan dan perusahaan, dan berikut adalah 5 keuntungan menggunakan sistem absensi elektronik.
5 Keuntungan Menggunakan Sistem e absensi
1 ) Meminimalisir kecurangan/manipulasi
Menggunakan sistem absensi online dapat meminimalisirkan kecurangan oknum yang suka memanipulasi absen mereka. Aplikasi PayrollBozz sendiri menggunakan 2 metode absen sekaligus yakni dengan Global Positioning System (GPS), ditambah foto yang harus langsung di ambil ditempat tersebut.
Sistem absensi online pada umumnya memiliki pengaturan wilayah absensi yang dilegalkan, sehingga walaupun karyawan memiliki aplikasi absen mereka sendiri di smartphone, tetapi tetap harus absen sesuai wilayah yang dilegalkan.
2 ) Lebih hemat biaya
Dengan menggunakan sistem e absensi perusahaan tidak memerlukan perangkat fisik mesin absensi seperti yang biasa kita temui di kantor-kantor. Karyawan cukup mengunduh aplikasi di play store dan app store untuk bisa melakukan absensi.
3 ) Meningkatkan produktifitas karyawan
Menggunakan sistem e absensi atau absen online dapat mempermudah karyawan lapangan untuk mereka absen di lokasi dinas. Dengan begini mereka akan lebih menghemat waktu, karena waktu yang biasa dipakai mereka untuk absen ke kantor kemudian balik ke lokasi kerja dapat digunakan untuk mereka bekerja.
4 ) Dapat dimonitor secara realtime
Sistem absensi eletronik ini terkoneksi dengan internet, sehingga data yang tersimpan di database cloud dapat di akses oleh HRD. Dari situ HRD atau bahkan manajer dapat melihat laporan absen karyawan secara realtime. Tidak hanya itu, sinkronisasi data juga lebih mudah
karena terus diperbaharui oleh sistem.
5 ) Rekapitulasi data mudah
Data e absensi yang masuk ke server akan dikelola dengan sistem, hal ini dapat memudahkan siapa saja untuk melakukan rekapitulasi data mereka sendiri atau karyawan lainnya, dan data yang ada dilapoan merekar sama seperti yang dilihat orang lain, sehingga selain mudah dalam merekap data juga lebih transparan.
Demikian adalah pengertian tentang apa itu e absensi, dan manfaatnya bagi karyawan dan perusahaan. Bagi Anda yang ingin mencoba sistem absensi online bisa mencoba demo PayrollBozz.