Istilah manajemen data mungkin terdengar asing bagi sebagian orang. Namun dalam praktiknya, istilah ini sebenarnya cukup sering kita temukan atau kerap kita lakukan tanpa sadar.
Lantas, apa sih sebenarnya manajemen data itu? Dan apa hubungannya dengan dunia bisnis serta peran pentingnya? Pada artikel kali ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk membahas lebih lanjut mengenai definisi dari manajemen data hingga manfaatnya dalam sebuah bisnis. Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Apa Itu Manajemen Data?
Sesuai namanya, manajemen data adalah seluruh aktivitas mengelola informasi atau data yang ada dalam perusahaan untuk kemudian diolah dan digunakan dalam keperluan tertentu. Data-data ini bisa diperoleh dari berbagai macam cara dan dapat berupa apa saja. Mulai dari data pribadi konsumen seperti apa saja hal yang mereka butuhkan, hal apa saja yang diminati dan masih banyak lagi lainnya.
Selain itu, data tersebut juga dapat berupa laporan keuangan atau data-data pelamar atau karyawan di mana pengumpulan data ini bertujuan untuk digunakan pada masa mendatang. Seperti data laporan keuangan digunakan untuk membuat keputusan perusahaan di masa mendatang dan data karyawan digunakan untuk memberikan hak mereka (THR, asuransi dan lain-lain).
Nah, dari sini dapat disimpulkan bahwa keberadaan manajemen data ini merupakan salah satu yang cukup penting untuk dilakukan oleh para pelaku bisnis. Sebab lewat data-data tersebut berbagai macam kebutuhan atau keperluan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Manajemen data ini juga bisa digunakan untuk menyimpan atau mengolah data pelamar yang masuk. Nantinya ketika perusahaan mengalami kekosongan posisi tertentu, perusahaan dapat menghubungi pelamar yang sudah dimiliki data dirinya. Dengan demikian, proses rekrutmen pun dapat berjalan dengan lebih mudah tanpa harus melakukan seleksi ulang, misalnya.
Tujuan Dilakukannya Manajemen Data
Setelah membaca definisi dari manajemen data di atas, Anda tentunya sudah tahu alasan kenapa komponen yang satu ini penting untuk ada dan harus dikelola oleh perusahaan.
Seperti yang kita tahu, data merupakan salah satu aset terbesar bagi perusahaan. Apapun bentuknya, sebuah data memegang peranan penting sesuai dengan keperluannya. Lewat data-data yang dimiliki oleh suatu perusahaan, berbagai macam kebutuhan dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan cara yang lebih sederhana.
Seperti contoh ketika perusahaan memiliki data para konsumennya. Mereka dapat dengan mudah mempelajari minat atau hal-hal apa saja yang sekiranya dibutuhkan. Dengan demikian perusahaan tersebut dapat menciptakan inovasi produk yang akan laris jika dijual ke pasaran.
Nah, dalam menjalankan manajemen data ini tak hanya membutuhkan satu kegiatan saja. Melainkan terdiri dari beberapa kegiatan sekaligus meliputi pengumpulan data, pengujian, penyimpanan, pemeliharaan, menjaga keamanan, mengolah dan masih banyak lagi lainnya.
Fungsi Manajemen Data
Setelah mengetahui tujuan dari manajemen data, di bawah ini kami juga akan memberikan informasi terkait fungsi dari manajemen data itu sendiri.
1. Mengumpulkan data yang akan dicatat untuk kemudian dimasukkan ke dalam sebuah sistem yang akan digunakan untuk menyimpan atau mengolahnya
2. Melakukan pemeliharaan terhadap setiap data yang sudah dimasukkan secara berkala, termasuk memperbarui informasi maupun menghapus data yang sudah tidak digunakan atau tidak valid
3. Menyimpan data-data penting yang dapat berguna untuk perusahaan di masa mendatang
4. Memastikan setiap data yang diambil digunakan untuk hal yang tidak merugikan pemilik data atau pihak mana pun
5. Memastikan keakuratan data yang sudah dimiliki untuk kemudian diuji atau diterapkan pada kebutuhan perusahaan
6. Menjaga keamanan data yang tersimpan agar tidak mudah rusak, hancur, hilang atau disalahgunakan oleh pihak tak bertanggung jawab
7. Memastikan data dapat dengan mudah dipahami oleh pihak yang akan menggunakannya
Tantangan yang Kerap Ditemui dalam Manajemen Data
Dalam menjalankan praktik manajemen data ini, tak bisa dipungkiri jika terkadang terdapat masalah yang ditemui di tengah jalan. Berikut adalah tantangan yang paling sering terjadi ketika menjalankan manajemen data di perusahaan.
1. Struktur pendataan yang tidak memiliki standar
Standarisasi merupakan hal yang harus dilakukan sebelum menjalankan manajemen data. Hal ini bertujuan agar seluruh data yang tersimpan dapat dengan mudah dipahami sesuai dengan standar perusahaan maupun dapat disusun dengan struktur yang mirip satu sama lain.
Tanpa adanya standar pendataan, bisa saja susunan antara satu data dengan data yang lain berbeda dan membuat pihak yang akan menggunakannya bingung dalam membaca atau memanfaatkan data tersebut nantinya.
Maka dari itu, penting bagi suatu perusahaan untuk menentukan standar data yang ingin mereka gunakan. Mulai dari struktur, tampilan atau cara penyampaian data yang akan digunakan.
2. Sistem pendataan yang masih tradisional
Di era serba digital seperti saat ini, manajemen data dapat dilakukan dengan mudah menggunakan perangkat lunak atau aplikasi pihak ketiga. Anda bisa memanfaatkan perangkat tersebut untuk memudahkan pencatatan dan penyimpanan data tanpa harus repot-repot.
Sayangnya, banyak perusahaan yang masih memilih menggunakan metode manual atau cara yang konvensional. Di mana manajemen data dilakukan oleh manusia yang sangat rawan terjadi human error atau kesalahan dalam hal pencatatan, pengelolaan maupun pengolahannya.
Risiko hilang atau kerusakan data pun juga dapat terjadi jika hanya disimpan dalam bentuk fisik. Sedangkan jika menggunakan perangkat lunak yang ada, data-data tersebut dapat disimpan menggunakan sistem komputasi awan (cloud).
3. Kelebihan data yang masuk
Data yang masuk dalam perusahaan biasanya akan terus bertambah seiring berjalannya waktu. Maka dari itu, perusahaan harus menyiapkan space atau ruang tambahan agar dapat menampung data baru tersebut.
Selain itu, jika overload data ini terjadi dan perusahaan menggunakan cara konvensional dalam mencatatnya, maka hal yang ditakutkan adalah terjadinya kesalahan dalam pencatatan data barunya. Akibatnya, pendataan pun tidak berjalan secara maksimal.
4. Penyimpanan data yang berbeda
Berikutnya ada risiko penyimpanan data yang berbeda tempat. Hal ini biasanya terjadi pada bisnis yang sudah memiliki banyak cabang. Di mana biasanya setiap informasi data mengenai karyawan, pelamar dan lain sebagainya disimpan oleh cabang pusat. Sehingga pada kondisi tertentu, sulit bagi cabang lain memperoleh atau menggunakan data yang dibutuhkan.
Nah, hal seperti ini sebenarnya tidak akan terjadi atau dapat diantisipasi dengan menggunakan perangkat pendataan berbasis digital. Di mana antar cabang satu dengan cabang yang lain bisa mengakses data tersebut dengan mudah.
Penutup
Demikianlah artikel mengenai informasi seputar manajemen data mulai dari definisi, peran penting, fungsi hingga masalah yang kerap terjadi atau ditemukan dalam prosesnya. Kemajuan teknologi yang signifikan harusnya dapat dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin demi memudahkan proses maupun kinerja manusia di masa mendatang.
Untuk itu, jangan menutup diri pada teknologi mutakhir yang ada. Tak hanya dalam proses manajemen data, namun juga pada kegiatan lain seperti penggajian.
Dengan PayrollBozz, perusahaan dapat menggaji karyawan dengan cara yang lebih mudah dan praktis. Selain itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk mengelola absen, cuti, perhitungan pajak dan reimbursement serta masih banyak lagi kegunaannya yang lain.
So, tunggu apa lagi? Yuk, coba PayrollBozz sekarang juga dan urusi gaji karyawan dengan lebih mudah!