HRIS Cloud vs HRIS Konvensional: Perbedaan, Kelebihan, dan Kekurangan

Dalam dunia kerja modern, teknologi untuk mengelola administrasi SDM sudah menjadi kebutuhan. Dua istilah yang sering muncul adalah HRIS cloud (HRIS berbasis cloud) dan HRIS konvensional (on-premise). Keduanya sama-sama membantu perusahaan mengelola data karyawan, absensi, payroll, hingga evaluasi kinerja. Bedanya ada pada tempat sistem dijalankan, cara akses, biaya, dan siapa yang merawat servernya.

Artikel ini membahas pengertian HRIS cloud, tabel perbedaan dengan HRIS konvensional, kelebihan dan kekurangan masing-masing, kewajiban keamanan data menurut UU Pelindungan Data Pribadi, serta checklist memilih software HRIS berbasis cloud.

Apa Itu HRIS?

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem untuk mengelola proses administrasi SDM secara digital. Melalui HRIS, perusahaan dapat mengotomasi pekerjaan HR seperti penggajian, absensi, cuti, reimbursement, hingga laporan HR. Istilah ini sering tertukar dengan HRMS dan HCM; perbedaannya kami bahas di artikel perbedaan sistem HRIS, HRMS, dan HCM.

Dilihat dari cara pemasangannya, HRIS hadir dalam dua model utama:

1. HRIS konvensional (on-premise), dipasang di server milik perusahaan.
2. HRIS berbasis cloud, dijalankan di server penyedia dan diakses lewat internet.

Apa Itu HRIS Cloud (Cloud HRIS)?

HRIS cloud atau cloud HRIS adalah HRIS yang berjalan di server milik penyedia layanan dan diakses melalui internet, baik lewat browser maupun aplikasi seluler. Perusahaan tidak perlu menginstal software atau menyediakan server sendiri. Data disimpan dan dicadangkan di infrastruktur cloud penyedia.

Model ini biasanya dijual sebagai layanan berlangganan (Software as a Service atau SaaS). Karena itu, software HRIS berbasis cloud juga sering disebut HRIS online atau cloud-based HRIS. PayrollBozz adalah salah satu contoh HRIS berbasis cloud.

Apa Itu HRIS Konvensional (On-Premise)?

HRIS konvensional adalah sistem yang diinstal di server internal perusahaan. Perusahaan harus menyiapkan infrastruktur IT sendiri: perangkat server, keamanan data, backup, serta tim IT untuk pemeliharaan. Lisensi software umumnya dibeli di awal, lalu ada biaya perawatan dan pembaruan.

Software HRIS Berbasis Cloud vs HRIS Konvensional: Tabel Perbedaan

Berikut perbandingan software HRIS berbasis cloud dan HRIS on-premise dari sisi yang paling sering ditanyakan HR dan manajemen.

Aspek	HRIS Cloud	HRIS Konvensional (On-Premise)
Lokasi penyimpanan data	Server cloud milik penyedia	Server internal perusahaan
Akses	Online lewat web dan aplikasi seluler, dari mana saja	Umumnya terbatas pada jaringan kantor atau VPN
Biaya	Berlangganan (bulanan atau tahunan), biaya awal kecil	Biaya awal besar (server, lisensi, instalasi) ditambah perawatan
Pembaruan sistem	Otomatis dari penyedia	Manual, dikerjakan tim IT
Implementasi	Relatif cepat: aktivasi akun, impor data, atur kebijakan	Lebih lama: pengadaan server, instalasi, konfigurasi
Skalabilitas	Mudah menambah karyawan, cabang, atau modul	Perlu menambah kapasitas server sendiri
Keamanan	Dikelola penyedia; perusahaan tetap wajib memilih penyedia yang aman	Sepenuhnya bergantung pada tim IT perusahaan
Absensi karyawan lapangan	Bisa lewat aplikasi seluler dengan lokasi atau foto	Biasanya bergantung pada mesin absensi di kantor

Kelebihan dan Kekurangan HRIS Berbasis Cloud

Kelebihan HRIS Cloud

• Biaya awal lebih rendah. Tidak perlu membeli server dan lisensi di muka.
• Akses dari mana saja. Sangat membantu kerja hybrid, remote, dan karyawan lapangan.
• Tidak perlu server atau tim IT besar. Perawatan infrastruktur menjadi tanggung jawab penyedia.
• Pembaruan otomatis. Fitur baru dan perbaikan keamanan dipasang oleh penyedia.
• Mudah diperbesar. Kapasitas mengikuti pertumbuhan jumlah karyawan.
• Integrasi lebih cepat dengan aplikasi lain, misalnya absensi, akuntansi, atau bank.

Kekurangan HRIS Cloud

• Bergantung pada koneksi internet.
• Ada biaya berlangganan yang berjalan terus.
• Data tersimpan di server pihak ketiga. Perusahaan harus memastikan penyedia menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

Kelebihan dan Kekurangan HRIS Konvensional

Kelebihan HRIS On-Premise

• Perusahaan mengontrol penuh data dan server.
• Akses lokal tidak bergantung pada internet.
• Cocok untuk perusahaan dengan kebijakan internal yang melarang data disimpan di luar server sendiri.

Kekurangan HRIS On-Premise

• Biaya investasi awal tinggi (server, lisensi, instalasi).
• Membutuhkan tim IT khusus untuk perawatan dan backup.
• Pembaruan sistem lebih rumit dan bisa mengganggu operasional.
• Akses terbatas, kurang fleksibel untuk kerja remote.
• Menambah kapasitas berarti menambah perangkat.

Keamanan Data HRIS Cloud dan UU Pelindungan Data Pribadi

HRIS menyimpan data yang sensitif: identitas, rekening, gaji, data kesehatan, dan sidik jari atau wajah untuk absensi. Sejak UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) diundangkan pada 17 Oktober 2022, pengelolaan data tersebut punya aturan yang jelas. Masa penyesuaian 2 tahun (Pasal 74) sudah berakhir pada Oktober 2024.

• Data biometrik dan data keuangan pribadi termasuk data pribadi yang bersifat spesifik (Pasal 4 ayat (2)). Keduanya ada di hampir setiap HRIS, baik cloud maupun on-premise.
• Perusahaan tetap menjadi Pengendali Data Pribadi. Penyedia HRIS cloud umumnya berperan sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data berdasarkan perintah perusahaan, dan pemrosesan itu tetap menjadi tanggung jawab pengendali (Pasal 51).
• Pengendali wajib melindungi dan memastikan keamanan data yang diprosesnya (Pasal 35).
• Bila terjadi kebocoran, pengendali wajib memberi tahu subjek data dan lembaga secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam (Pasal 46).
• Bila data disimpan di luar Indonesia, transfer hanya boleh dilakukan dengan syarat tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, pelindungan yang memadai dan mengikat, atau persetujuan subjek data (Pasal 56).

Artinya, memilih HRIS cloud tidak memindahkan tanggung jawab hukum ke penyedia. Pilih penyedia yang bisa menjelaskan lokasi server, enkripsi, hak akses, backup, dan prosedur bila terjadi insiden.

Cara Memilih Software HRIS Berbasis Cloud (Checklist)

1. Petakan kebutuhan. Modul apa yang wajib ada: payroll, absensi, cuti, reimbursement, KPI? Berapa karyawan dan cabang?
2. Cek kepatuhan aturan Indonesia. Hitungan PPh 21, BPJS, lembur, dan THR harus mengikuti aturan terbaru.
3. Tanyakan keamanan data. Lokasi server, enkripsi, pembagian hak akses per peran, log aktivitas, dan backup rutin.
4. Uji akses seluler. Pastikan absensi dan slip gaji bisa dibuka karyawan dari aplikasi.
5. Periksa integrasi dan ekspor data. Data harus bisa diekspor bila suatu saat pindah sistem.
6. Hitung total biaya. Bandingkan biaya langganan dengan biaya server, lisensi, dan tim IT bila memakai on-premise.
7. Minta demo dan masa uji. Coba alur nyata: input karyawan baru, tarik absensi, lalu proses gaji satu periode.

Sebagai gambaran, fitur payroll PayrollBozz menghitung gaji dengan komponen pajak PPh 21, BPJS, dan potongan secara otomatis lalu menerbitkan slip gaji online. Sementara itu, fitur absensi online merekam kehadiran karyawan lapangan lewat GPS dan foto selfie dari aplikasi.

Kesimpulan: Mana yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Pilihan antara HRIS cloud dan HRIS konvensional bergantung pada kebutuhan perusahaan:

• HRIS cloud cocok untuk sebagian besar bisnis, terutama UMKM hingga perusahaan menengah yang butuh efisiensi, akses seluler, dan biaya awal rendah.
• HRIS konvensional lebih cocok untuk korporasi besar yang punya tim IT sendiri dan kebijakan internal yang tidak mengizinkan data disimpan di cloud.

Apa pun pilihannya, kewajiban pelindungan data karyawan tetap berada di perusahaan. Jika Anda ingin implementasi cepat dengan biaya awal rendah, HRIS berbasis cloud seperti PayrollBozz bisa menjadi pilihan yang efisien. Untuk melihat alurnya langsung, jadwalkan demo PayrollBozz bersama tim kami.

Baca juga: perbandingan administrasi HR manual vs sistem HRIS | manfaat absensi online dengan aplikasi HRIS | manfaat fitur reimbursement pada aplikasi HRIS | kelola BPJS Kesehatan karyawan dengan HRIS

Pertanyaan Umum

Apa itu HRIS cloud?

HRIS cloud atau cloud HRIS adalah sistem informasi SDM yang berjalan di server milik penyedia dan diakses lewat internet, melalui browser atau aplikasi seluler. Perusahaan tidak perlu membeli server atau menginstal software sendiri. Layanan ini biasanya dibayar dengan sistem berlangganan.

Apa perbedaan HRIS cloud dan HRIS on-premise?

HRIS cloud disimpan di server penyedia, bisa diakses dari mana saja, diperbarui otomatis, dan dibayar berlangganan. HRIS on-premise dipasang di server perusahaan, butuh tim IT untuk perawatan, dan biaya awalnya lebih besar, tetapi perusahaan memegang kendali penuh atas server.

Apakah software HRIS berbasis cloud aman?

Keamanannya bergantung pada penyedia dan cara perusahaan memakainya. Tanyakan enkripsi, pembagian hak akses, log aktivitas, backup, lokasi server, dan prosedur bila terjadi insiden. Menurut UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, perusahaan tetap menjadi pengendali data dan wajib memberi tahu karyawan serta lembaga paling lambat 3 x 24 jam bila terjadi kegagalan pelindungan data.

Bolehkah data HRIS cloud disimpan di server luar negeri?

Boleh dengan syarat. Pasal 56 UU 27/2022 mengizinkan transfer data pribadi ke luar wilayah hukum Indonesia bila negara penerima punya tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi. Jika tidak, harus ada pelindungan yang memadai dan mengikat, atau persetujuan subjek data. Karena itu, tanyakan lokasi server sebelum memilih penyedia.

Apakah HRIS cloud cocok untuk UMKM?

Cocok. Biaya awalnya kecil karena tidak perlu server, implementasinya relatif cepat, dan kapasitas bisa ditambah seiring bertambahnya karyawan. UMKM cukup memilih modul yang dibutuhkan, misalnya payroll dan absensi, lalu menambah modul lain nanti.

Bagaimana cara memilih software HRIS berbasis cloud?

Petakan kebutuhan modul, pastikan perhitungan PPh 21, BPJS, lembur, dan THR sesuai aturan terbaru, cek keamanan data dan akses seluler, pastikan data bisa diekspor, hitung total biaya, lalu minta demo dengan alur nyata perusahaan Anda.

Sumber:

• UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Pasal 4 ayat (2), 35, 46, 51, 56, dan 74 (ditetapkan dan diundangkan 17 Oktober 2022; JDIH BPK, diakses 20 Oktober 2026).