Slip gaji menjadi salah satu istilah yang cukup familiar di telinga para pelaku usaha dan orang-orang yang sudah bekerja. Bisa dibilang komponen yang satu ini memiliki peran yang cukup penting dalam proses pendistribusian gaji karyawan, lho.

Keberadaan dari slip gaji sendiri juga memiliki tujuan tersendiri baik untuk perusahaan yang memberikan bayaran ataupun karyawan yang menerimanya.

Nah, pada artikel kali ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk membahas lebih detail mengenai slip gaji dan peran pentingnya dalam proses atau sistem penggajian. Tertarik untuk mengetahuinya lebih lanjut? Simak artikel lengkapnya berikut ini, ya.

Definisi Slip Gaji

Secara umum, slip gaji merupakan sebuah tanda bukti dari pembayaran atau pendistribusian gaji oleh perusahaan pada karyawannya. Dalam slip ini, biasanya tertulis lengkap dan jelas mengenai informasi terkait jumlah gaji yang diterima sekaligus beragam potongan yang dikenakan pada pekerja tersebut. Potongan ini bisa meliputi biaya untuk BPJS, pinjaman pada perusahaan, PPh 21 dan lain-lain.

Keberadaan slip gaji sendiri memiliki peran yang cukup penting. Hal ini digunakan agar para pelaku usaha dan karyawannya terhindar dari kesalahpahaman. Dengan slip gaji yang dibuat secara jelas dan terperinci, seorang karyawan akan jauh lebih mudah memahami kemana saja potongan gajinya pergi atau dialirkan.

Selain itu, mereka juga bisa mengetahui dari mana asal bonus atau insentif apa saja yang didapatkannya.

Baca juga: Tugas Seorang Manager dan Besaran Gajinya

Jenis-jenis Slip Gaji berdasarkan Bentuknya

Dalam prakteknya, slip gaji terdiri dari dua jenis bentuk yakni fisik dan digital. Slip yang berbentuk fisik biasanya dibuat tertulis dalam sebuah kertas kecil yang telah dicetak atau di-print sebelumnya. Sedangkan slip upah digital merupakan jenis slip yang diberikan dalam bentuk digital atau online yang biasanya dikirim melalui email.

Penggunaan bentuk slip gaji ini tentu disesuaikan saja dengan preferensi perusahaan. Sebuah perusahaan yang sudah berskala besar sebaiknya menggunakan sistem slip upah online atau digital untuk dikirimkan pada karyawannya.

Hal ini dikarenakan slip yang berbentuk digital jauh lebih mudah untuk dibuat sekaligus tidak memakan banyak kertas untuk mencetaknya. Proses distribusi slip gaji digital juga cenderung lebih mudah dan tak memakan banyak waktu.

Berbeda dengan slip gaji kertas yang mengharuskan Anda untuk membuatnya secara manual sekaligus harus mencetaknya dalam jumlah yang cukup banyak untuk masing-masing pekerja.

Pentingnya Slip Gaji dalam Sistem Penggajian

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, eksistensi komponen yang satu ini terbilang cukup penting untuk menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dengan setiap karyawan yang bekerja di dalamnya. Tak hanya itu, slip gaji juga memiliki peranan pentingnya yang lain seperti yang telah kami rangkumkan di bawah ini:

1. Sebagai bukti pembayaran gaji yang sah

Pemberian slip upah pada karyawan dapat digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan sudah memenuhi tanggung jawabnya dalam memberikan bayaran atau upah pada setiap pekerjanya. Dengan demikian, slip tersebut harus mengandung informasi mengenai tanggal atau waktu yang jelas.

Sehingga apabila karyawan mengajukan komplain bahwa mereka belum menerima gajinya, pihak perusahaan dapat memberikan penjelasan dan validasi lewat slip gaji tersebut lengkap dengan tanggal yang tertera di sana.

2. Bagi karyawan, slip gaji bisa digunakan sebagai bukti penghasilan yang ia dapatkan

Dalam satu kondisi tertentu, slip penghasilan ini juga dapat dijadikan sebagai bukti penghasilan karyawan pada saat mereka mengajukan pinjaman atau kredit tertentu. Hal ini biasanya digunakan oleh para kreditur (pihak peminjam uang) untuk mengukur kesanggupan dari orang yang akan melakukan pinjaman tersebut.

Dengan mengetahui slip gaji yang jelas mudah bagi para lembaga keuangan seperti bank atau koperasi untuk memberikan pinjaman pada pihak yang bersangkutan. Selain itu, dalam proses pembuatan kartu kredit juga pihak bank biasanya akan meminta bukti dari slip pendapatan pekerja tersebut.

3. Sebagai bentuk transparansi pembayaran gaji

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dalam komponen slip ini biasanya tercantum informasi mengenai perhitungan upah secara rinci. Mulai dari potongan, bonus, insentif dan lain-lain bisa dicantumkan dalam slip gaji ini. Dengan demikian, perhitungan gaji akan jauh lebih transparan dan membuat karyawan tak perlu khawatir jika sewaktu-waktu upah yang mereka terima tidak sesuai dugaan. 

Selain itu, hal ini juga akan menghindarkan terjadinya kesalahpahaman antara perusahaan dengan pekerjanya yang dapat memicu kericuhan atau ketidaksejahteraan karyawan.

4. Bagi perusahaan, slip gaji digunakan sebagai arsip laporan keuangan

Slip gaji yang dibuat secara terstruktur dan rapi juga dapat dijadikan sebagai bahan arsip perusahaan untuk kepentingan laporan keuangan. Seluruh data slip upah tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dalam kurun waktu tertentu. 

Komponen yang Harus Ada dalam Pembuatan Slip Gaji

Tidak ada patokan atau kriteria khusus dalam pembuatan slip upah yang akan diberikan pada karyawan. Masing-masing perusahaan dapat menyesuaikan tampilan atau desain dari slip penghasilan tersebut. Namun meski demikian terdapat beberapa komponen yang diwajibkan ada dalam setiap pembuatan slip gaji perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Nama perusahaan

Komponen pertama yang wajib ada adalah nama dari perusahaan atau instansi yang mengeluarkan slip tersebut. Hal ini berguna sebagai penanda bahwa slip tersebut merupakan resmi dibuat oleh  perusahaan yang bersangkutan. 

2. Pernyataan kerahasiaan dokumen

Seperti yang kita tahu bahwa perihal gaji merupakan hal yang cukup tabu untuk dibahas atau ditanyakan antar pekerja. Hal ini dikarenakan tidak semua karyawan mendapatkan penghasilan dengan nominal yang sama dalam posisi jabatan yang setara. 

Beberapa perusahaan memberikan gaji berdasarkan prestasi atau capaian yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Sehingga untuk menghindari iri hati antar karyawan, kerahasiaan informasi mengenai gaji ini harus dijaga rapat-rapat.

Dalam pembuatan slip gaji juga biasanya dicantumkan pernyataan kerahasiaan dokumen dengan tujuan agar barang tersebut jangan sampai dilihat atau dibaca oleh orang lain, kecuali yang bersangkutan.

3. Tanggal pembayaran gaji dan informasi lainnya

Selanjutnya, Anda juga harus mencantumkan tanggal jelas pembayaran gaji dilakukan. Ini untuk menghindari karyawan yang mengajukan komplain dan merasa bahwa ia belum dibayar. Selain itu, komponen lain seperti nama karyawan, NPWP, status pekerja, jabatan dan lain-lain juga perlu ditambahkan agar semakin jelas informasi yang disampaikan.

4. Rincian gaji dan nominal yang diterima

Apa saja potongan yang dikenakan, bonus atau insentif apa saja yang diberikan serta berapa nominal gaji pokok yang seharusnya diterima oleh karyawan tersebut harus ditulis secara detail dan terperinci. Tujuannya lagi-lagi agar karyawan tidak salah paham dan dapat mengetahui rincian gajinya dalam bulan ini.

Baca juga: Definisi Gaji Ke-13 dan 14 yang Perlu Anda Ketahui

Kesimpulan

Itulah tadi sekilas informasi mengenai slip gaji yang perlu Anda ketahui. Penting bagi para pelaku usaha untuk mengadakan pembuatan slip gaji yang terperinci dalam proses distribusi upah karyawan mereka.

Jika dulu slip upah ini hanya bisa dibuat dan dihitung secara manual, kini dengan teknologi yang semakin maju Anda dapat membuatnya dengan jauh lebih mudah dan praktis menggunakan aplikasi atau software online. PayrollBozz merupakan salah satu aplikasi sistem penggajian perusahaan yang memiliki fitur pembuatan slip gaji online.

Dengan aplikasi ini, perhitungan gaji bisa dilakukan dengan cara otomatis dan hasil yang lebih akurat. Anda pun bisa menghemat lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal lain. Menarik, bukan?

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan PayrollBozz dan permudah cara Anda dalam mengelola sistem penggajian karyawan dan buat slip gaji secara online sekarang juga!