Kalau Anda sudah lama berkecimpung di dunia pekerjaan, pasti deh tak asing lagi dengan istilah HRD dan juga personalia. Seringkali kita menganggap bahwa HRD dan personalia adalah sama, padahal sebenarnya berbeda. Wajar memang, karena keduanya memiliki peran yang sangat penting dalam mengurus kebutuhan para karyawan di perusahaan. Tanpa HRD dan personalia, bisa dipastikan perusahaan akan kesulitan mencapai tujuannya, karena akan sulit mengelola Sumber Daya Manusia dengan baik.
Meskipun keduanya sama-sama mengurus Sumber Daya Manusia di sebuah organisasi atau perusahaan, tetapi sebenarnya ada perbedaan di antara keduanya. Nah, kali ini kita akan membahas tuntas semua hal tentang HRD dan personalia, termasuk persamaan dan perbedaan mereka.
Apa itu HRD?
HRD adalah singkatan dari Human Resource Development. Sesuai dengan namanya, bagian HRD bertugas untuk mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan SDM di perusahaan, mulai dari proses pencarian karyawan alias rekrutmen, pembinaan dan pengembangan SDM, evaluasi kerja atau assessment, hingga Pemutusan Hubungan Kerja. Jadi, Departemen HRD sangat terlibat dalam semua proses yang berhubungan dengan karyawan berbagai level di perusahaan.
Fungsi HRD bagi perusahaan
Fungsi kerja utama dari departemen SDM adalah untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Diharapkan dengan adanya HRD, aktivitas perusahaan dapat terbantu dan sumber daya manusia yang ada bisa dimaksimalkan potensinya, agar target perusahaan dapat tercapai dengan baik. Selain itu, HRD juga harus bisa menempatkan orang-orang pada posisi sesuai dengan potensi dan bakat alaminya.
Fungsi HRD di dalam perusahaan tidak dapat tergantikan, karena HRD lah yang paling mengetahui seluk-beluk setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. HRD juga sangat terlibat dalam proses rekrutmen. Bahkan biasanya, walaupun yang direkrut adalah calon karyawan untuk departemen finance, misalnya, tetap saja departemen SDM turut melakukan interview untuk dapat membantu mengambil keputusan apakah seseorang cocok bekerja di perusahaan tersebut.
Itulah sebabnya, kalau Anda melamar kerja ke sebuah kantor, biasanya pada proses interview terbagi menjadi 2 sesi, yaitu interview user dan interview HRD.
Interview user berarti Anda akan dihadapkan pada atasan langsung di departemen yang dituju, misalnya departemen marketing atau departemen keuangan. Sedangkan interview HRD berarti Anda akan dihadapkan pada manajer atau staf ahli di departemen tersebut, yang akan menilai apakah secara mental cocok menempati posisi yang dilamar, dan apakah Anda mampu beradaptasi dengan budaya perusahaan.
Bisa jadi Anda lolos interview user, tetapi tidak lolos interview HRD karena mereka menganggap secara psikologis Anda tidak cocok bekerja di sana. Itulah sebabnya, biasanya dalam proses rekrutmen HRD tak hanya menilai skill saja, tapi juga sisi psikologis seseorang melalui alat bantu seperti psikotes dan analisa psikolog pada saat wawancara.
Tugas dan Tanggung Jawab HRD di Perusahaan
Tanggung jawab departemen SDM di dalam perusahaan adalah untuk memastikan karyawan dapat terpenuhi hak dan memenuhi kewajibannya dengan baik, sedangkan tugas HRD adalah melakukan analisis mengenai kebutuhan SDM perusahaan, melakukan rekrutmen, lalu pemetaan untuk posisi kerja karyawan, serta akan ditaruh di bagian mana saja mereka.
Tak hanya berhenti sampai di situ, HRD juga bertugas untuk melakukan training dan delevopment terhadap karyawan, agar mereka bisa memaksimalkan kemampuan diri dan menunjang kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Inilah yang menjadi tugas paling penting dari HRD, yaitu mengelola SDM perusahaan agar selalu bisa menampilkan performa terbaiknya. Selain itu, departemen SDM juga memiliki tugas mengurus masalah penggajian karyawan, tunjangan, bonus, cuti, lembur, pajak, asuransi kesehatan, dan lainnya.
Apa itu Personalia?
Nah, setelah tadi kita membahas tentang HRD, maka tiba saatnya kita bahas soal Personalia. Jadi, personalia adalah kegiatan pengelolaan urusan administrasi SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan. Personalia memang masih merupakan satu atap dengan HRD, meskipun dengan pembagian tugas yang berbeda.
Fungsi personalia
Sebenarnya, personalia masih merupakan bagian dari departemen HRD. Meskipun begitu, untuk urusan tanggung jawab memang sedikit berbeda. Personalia adalah bagian khusus yang melayani kebutuhan karyawan seperti soal gaji, kehadiran, cuti, dan administrasi lain. Beberapa fungsi divisi personalia, antara lain adalah:
Baca juga : Jenis-jenis Tes Psikologi yang Akan Anda Hadapi Saat Melamar Kerja ke Perusahaan
Memenuhi kebutuhan SDM perusahaan
Fungsi pertama personalia adalah memenuhi kebutuhan perusahaan akan karyawan atau sumber daya manusia. Jumlah karyawan yang dibutuhkan bergantung kepada kebutuhan perusahaan dan tujuan bisnis yang hendak dicapai. Dalam hal ini, bagian personalia harus berkoordinasi dengan departemen-departemen terkait agar bisa mendapatkan calon SDM yang sesuai dengan kebutuhan departemen tersebut.
Menghitung hak kompensasi karyawan
Bagian personalia juga bertugas untuk mengurus masalah kompensasi karyawan, mulai dari gaji, tunjangan, dan lain sebagainya. Seperti kita tahu, terutama dalam perusahaan-perusahaan besar, ada banyak hal yang menjadi faktor saat menentukan gaji karyawan, mulai dari lama bekerja, performa pekerjaan, tingkat kehadiran, dan kedisiplinan. Nah, bagian personalia lah yang bertugas untuk mengurus itu semua agar adil dan semua karyawan mendapat kompensasi yang sesuai dengan haknya.
Menangani bila ada konflik antara perusahaan dan karyawan
Tidak jarang di dalam perusahaan terjadi adanya konflik kepentingan antara pihak manajemen dan karyawan. Nah, salah satu fungsi personalia adalah menjadi penengah bila terjadi hal seperti ini. Biasanya, pihak personalia akan menggunakan Undang-Undang Ketenagakerjaan untuk memastikan hak dan tanggung jawab kedua belah pihak terpenuhi.
Tugas personalia
Ada banyak tugas dari divisi personalia yang harus mereka lakukan agar karyawan bisa terpenuhi kebutuhannya, yaitu:
- Merumuskan kebutuhan tenaga kerja perusahaan berdasarkan data-data dari setiap departemen
- Merumuskan anggaran yang dibutuhkan untuk mengelola SDM perusahaan
- Melakukan penerimaan dan seleksi karyawan
- Merumuskan job desc masing-masing fungsi kerja
- Menyiapkan kontrak kerja
- Menyusun file database karyawan
- Mengurus kompensasi karyawan, seperti gaji, tunjangan, bonus, THR, dan lain sebagainya
- Mengawasi kehadiran karyawan
- Menyusun absensi daftar hadir
- Mengawasi bila terjadi tindakan indisipliner karyawan
- Mengurus pinjaman dan cicilan karyawan
- Menyusun dokumen-dokumen ketenagakerjaan
Baca juga : Keuntungan Pekerjaan Freelancer di Masa New Normal dan Jenis Kerja yang Bisa Anda Lakukan
Persamaan dan perbedaan antara HRD dan Personalia
Walaupun sama-sama mengurus SDM di perusahan, tetapi personalia lebih berperan untuk hal-hal yang bersifat administratif, sedangkan HRD lebih dalam terlibat dalam pembinaan dan pengelolaan SDM para individu yang bekerja di perusahaan.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara HRD dan personalia terdapat pada ruang lingkup kerja keduanya. Personalia biasanya berfokus pada area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi HRD, sedangkan HRD lebih berfokus pada pengembangan karyawannya. Meskipun begitu, keduanya tak dapat dipisahkan, karena fungsi tugasnya saling melengkapi. Tanpa keberadaan personalia, maka fungsi HRD pun tidak akan bisa berjalan dengan maksimal.
Apabila kedua bagian ini bisa berjalan dengan harmonis dan saling bahu-membahu melaksanakan tugasnya, maka bisa dipastikan perusahaan pun akan dapat bekerja dengan maksimal karena semua kebutuhan karyawannya sudah dapat ditangani dengan baik.
Nah, sudah jelas bukan walaupun ada persamaan antara HRD dan Personalia, tetapi ada sedikit perbedaan tanggung jawab di antara mereka. Semoga dengan penjelasan di atas, Anda jadi tak bingung lagi membedakan keduanya ya!
