Pernahkah Anda mendengar istilah metode kaizen? Istilah yang berasal dari Negeri Sakura ini merupakan sebuah filosofi yang cukup sering digunakan dalam operasional dan manajemen bisnis. Selain itu, metode ini juga efektif dalam meningkatkan produktivitas kerja seseorang.
Pada artikel berikut ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai metode kaizen, mulai dari definisi hingga manfaat yang bisa Anda dapatkan dalam implementasinya.
Definisi Metode Kaizen
Metode Kaizen diperkenalkan pertama kali oleh Taiichi Ohno pada akhir tahun 1950-an. Dalam bahasa Jepang, kaizen memiliki makna “perbaikan atau perubahan menuju hal baik yang dilakukan terus menerus (berkesinambungan)”.
Sesuai maknanya, metode kaizen adalah proses yang dilakukan orang dalam melakukan perubahan kecil namun berkesinambungan dengan tujuan agar bisa memperoleh hasil jangka panjang.
Filosofi metode yang satu ini sebenarnya bisa diterapkan dalam berbagai macam kegiatan yang tak melulu soal bisnis ataupun pekerjaan. Dengan harapan sebuah perubahan kecil kearah yang lebih baik dapat menjadi kebiasaan serta dapat memberikan hasil yang maksimal di masa mendatang.
Namun tak dapat dipungkiri banyak sekali perusahaan yang menggunakan filosofi metode kaizen ini dalam operasional dan manajemen bisnis mereka karena dianggap cukup efektif untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Implementasi metode kaizen dalam suatu perusahaan dapat meningkatkan berbagai macam sektor termasuk di antaranya sebagai berikut:
1. Peningkatan kualitas kinerja karyawan, produk yang dihasilkan hingga proses yang dijalankan
2. Mengefisienkan biaya yang dikeluarkan serta energi, waktu dan sumber daya yang digunakan
3. Meningkatkan sistem manajemen perusahaan
4. Proses adaptasi lingkungan pekerjaan yang lebih efisien
5. Memperbaiki kualitas komunikasi yang terjalin antar karyawan dalam perusahaan
dan masih banyak lagi lainnya.
Prinsip-prinsip Metode Kaizen yang Perlu Diketahui
Dalam praktik penerapan filosofi metode kaizen di perusahaan terdapat beberapa prinsip yang perlu diketahui. Seperti yang dijelaskan menurut Wellington (1998), prinsip metode kaizen adalah sebagai berikut:
1. Fokus pada konsumen atau pelanggan
Prinsip pertama yang harus diketahui dan dipegang teguh oleh perusahaan yang mengadopsi metode ini adalah fokus terhadap kebutuhan konsumen. Dalam hal ini, faktor kepuasan pelanggan menjadi salah satu yang terpenting dan harus senantiasa diperhatikan.
Kepuasan pelanggan tersebut dapat diwujudkan melalui pelayanan maupun kualitas produk yang dijual dengan mutu tinggi. Dengan demikian perusahaan dapat memperoleh kredibilitas tinggi dari konsumen.
2. Perbaikan yang dilakukan secara kontinu (terus menerus)
Berikutnya, perusahaan juga harus terus menerus melakukan perbaikan demi mencapai tujuan memberi pelayanan terbaik untuk pelanggan. Prinsip yang satu ini dapat diwujudkan dengan senantiasa mendengar keluhan atau kritik dan saran dari konsumen terkait produk yang ditawarkan.
Dalam praktiknya, perusahaan juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh elemen karyawan. Ini bertujuan agar setiap kesalahan minor yang dilakukan karyawan dalam operasionalnya dapat diperbaiki secara perlahan namun signifikan.
3. Mengakui masalah secara terbuka
Setiap perusahaan pasti memiliki masalahnya tersendiri. Dalam internal perusahaan pun juga sangat wajar terjadi perselisihan atau masalah antar sesama karyawan.
Namun dengan metode kaizen ini, perusahaan dapat menegakkan prinsip mengakui masalah secara terbuka agar tidak ada karyawan yang saling menyalahkan. Karyawan yang berani mengakui kesalahan atau kelemahannya juga harus diberikan apresiasi agar tidak ada yang takut untuk mengatakan bahwa dirinya bersalah.
Lewat prinsip keterbukaan yang satu ini, antar karyawan dapat memberikan bantuan atau pertolongan setiap kali salah satu dari mereka mengalami kendala dalam proses operasionalnya.Poin yang satu ini memiliki kaitan yang erat dengan poin sebelumnya.
4. Mendukung keterbukaan
Masih seputar keterbukaan, prinsip yang satu ini harus didukung oleh perusahaan agar tidak terjadi pengkotak-kotakan secara fungsional. Karyawan diberikan kebebasan untuk menyampaikan pendapatan dan berkomunikasi agar sama-sama saling berkembang ke depannya.
5. Menciptakan tim kerja
Prinsip metode kaizen yang berikutnya adalah menciptakan tim kerja. Seperti yang kita tahu, operasional bisnis tidak akan bisa berjalan lancar jika tanpa adanya tim yang terstruktur. Pembentukan tim kerja ini diperlukan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan baik dan dapat menanamkan rasa saling memiliki.
6. Memanajemeni proyek melalui tim lintas fungsional
Proyek perusahaan yang menggunakan metode kaizen dalam operasionalnya direncanakan dan dilaksanakan menggunakan sumber daya antar departemen atau lintas fungsional. Hal ini dilakukan bertujuan agar dapat mengurangi biaya operasional yang akan dilakukan.
7. Memelihara dan mengembangkan proses hubungan yang tepat
Banyak perusahaan di Jepang yang melakukan segala upaya untuk menjaga keharmonisan hubungan antar staf dalam perusahaan tanpa sekat. Pemeliharaan hubungan yang baik akan meminimalisir terjadinya masalah internal dan menumbuhkan perasaan nyaman untuk bekerja sehingga karyawan dapat lebih loyal terhadap perusahaan.
8. Mengembangkan disiplin individu
Disiplin merupakan salah satu sifat yang harus selalu diprioritaskan dalam berbagai hal. Termasuk dalam hal pekerjaan, di mana kedisiplinan dapat berperan meningkatkan produktivitas dan kualitas kinerja yang diberikan.
Sayangnya, masih banyak orang yang sulit untuk menerapkan disiplin dalam hidupnya. Namun dengan metode kaizen yang mengharuskan kita untuk melakukan perubahan sedikit demi sedikit, diharapkan kedisiplinan ini dapat terus tumbuh dan berkembang ke depannya.
9. Memberikan informasi pada seluruh karyawan
Informasi yang dimiliki oleh perusahaan beberapa di antaranya harus dibagikan dengan karyawan. Untuk itu, perusahaan yang menganut filosofi kaizen ini harus menginformasikan kabar tersebut pada jajaran staf yang memang perlu mengetahuinya. Hal ini berguna untuk menciptakan budaya bekerja berbasiskan pengetahuan yang ada.
10. Memberikan wewenang pada setiap karyawan
Setiap karyawan di dalam perusahaan yang mengadopsi metode kaizen juga harus diberikan kewenangan untuk melakukan perubahan kecil dalam pekerjaannya. Tentu perubahan yang dimaksudkan di sini adalah yang mengarah ke hal-hal positif atau yang lebih baik.
Perusahaan harus mau mengajak karyawan untuk berkontribusi agar mereka juga turut berkembang dan meningkatkan kapabilitasnya dalam bekerja.
Faktor yang Mempengaruhi Hasil Metode Kaizen di Perusahaan
Keberhasilan metode kaizen ini dipengaruhi oleh berbagai macam hal. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Teamwork (Kerja sama tim)
Dalam penerapan metode kaizen di perusahaan, kerja sama tim sangat berpengaruh terhadap hasil yang akan diperoleh. Untuk itu, manajemen perusahaan harus turut memperhatikan dan membantu kelancaran jalannya implementasi metode yang satu ini.
2. Personal discipline (Disiplin pribadi)
Personal discipline atau disiplin pribadi juga menjadi faktor pemicu keberhasilan dari penerapan metode kaizen. Di mana perusahaan yang memiliki banyak karyawan disiplin tentu akan lebih mudah mencapai keberhasilan atau tujuan yang telah ditentukan. Namun bagi perusahaan yang memiliki karyawan bersikap sebaliknya, maka akan membutuhkan sedikit waktu ekstra demi menciptakan budaya baru dalam pekerjaannya.
3. Improved morale (Peningkatan moral)
Value moral juga akan meningkat seiring dengan penerapan metode kaizen ini di perusahaan. Jika hal ini tidak terjadi, maka bisa dibilang bahwa implementasi metode tersebut mengalami kegagalan atau memberikan hasil yang kurang maksimal.
4. Quality circle (Kualitas lingkungan)
Kualitas lingkungan pekerjaan juga menjadi faktor pemicu keberhasilan dari metode kaizen yang digunakan. Karyawan yang mau diajak kerja sama dan saling memberikan dukungan pada satu sama lain akan lebih mudah mencapai tujuan perusahaan bersama-sama.
5. Suggestion for improvement (Saran untuk perbaikan)
Penerapan metode kaizen tidak akan semudah apa yang dibayangkan. Seluruh elemen dalam perusahaan harus ikut terlibat di dalamnya, termasuk mereka yang memegang jabatan eksklusif atau para atasan.
Maka dari itu, setiap pekerja harus diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya demi meningkatkan operasional atau cara kerja yang dianggap lebih efektif dan efisien.
Itulah tadi penjelasan singkat mengenai metode kaizen mulai dari definisi, manfaat, prinsip serta faktor yang memicu keberhasilannya. Jadi apakah perusahaan Anda sudah menerapkan metode yang satu ini?