Sistem HRIS (human resource information systems) telah menjadi tren manajemen SDM, hal ini seiring dengan meningkatnya sistem teknologi informasi dan perangkat seperti smartphone, mesin absensi, dan tentunya jaringan internet.
Memanfaatkan kemajuan teknologi, para pengembang sistem HRIS melakukan inovasi dengan membuat sistem manajemen SDM yang terpusat dan mudah di akses dari manapun dan kapanpun melalui jaringan internet.
Dengan sistem HRIS ini memudahkan semua pengguna, baik itu perusahaan, HRD ataupun karyawan. Dengan HRIS memungkinkan pengguna untuk mengakses atau melakukan administrasi kepersonaliaan dari perangkat mereka masing-masing, baik itu di desktop atau melalui aplikasi di smartphone.
Sebelum berbicara jauh perihal sistem HR modern ini, ada baiknya kita mundur sedikit untuk kembali mengenal sistem atau software HRIS ini, dari definisi sampai kegunaannya.
Mengenal Software/Sistem HRIS (human resource information systems)
HRIS adalah sebuah sistem untuk tata kelola dan tata letak data dan melakukan pengorganisasian agar mudah di akses. HRIS sendiri adalah suatu sistem dari kesatuan sistem yang lebih besar lagi yakni ERP (enterprise resource planning).
ERP sendiri diperuntukan untuk bagi perusahaan yang ingin melakukan pengelolaan data karyawannya secara otomatis dan terintegrasi yang mencakup semua aspek dalam manajemen SDM.
Yang mana dalam ERP terdapat sistem HRIS yang menjadi manajer HR virtual untuk melakukan pengelolaan data, mulai dari data pribadi masing-masing karyawan, penggajian, jadwal kerja, laporan absensi, pengajuan lembur, sistem cuti. Izin, dan reimbursement sampai laporan kinerja.
Dan sistem HRIS modern seperti PayrollBozz biasanya dilengkapi dengan aplikasi untuk memudahkan pengguna dalam mengaksesnya. Terlebih di zaman pandemi yang mana banyak perusahaan harus memberlakukan WFH untuk pekerjanya.
Keberadaan aplikasi HRIS sangat dibutuhkan untuk keperluan absensi, mengakses laporan, dan melihat jadwal kerja. Software HRIS ini dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan dari industri apapun, karena dapat memangkas waktu administrasi, meminimalisir human error, serta mengantisipasi kecurangan karena semua data terekam dengan rapi pada sistem.
Tujuan dan manfaat sistem HRIS
1 ) Pengelolaan data terpusat
Untuk memudahkan perusahaan yang memiliki cabang atau toko yang tersebar dalam mengumpulkan data karyawannya, seperti laporan kehadiran atau target penjualan. Dengan sistem HRIS data-data tersebut bisa dikumpulkan secara otomatis, bahkan bisa dilihat real time oleh pusat.
2 ) Meminimalisir kesalahan
Kekeliruan atau kesalahan terkait pengelolaan data, kehadiran, perhitungan pajak dan gaji karyawan sering terjadi, hal ini tidak luput dari kekurangan yang ada pada manusia. Namun dengan sistem HRIS hal tersebut bisa diatasi, karena semua sudah berjalan otomatis sesuai dengan pengaturan.
3 ) Digitalisasi & Paperless
Tujuan software HRIS juga mengurangi penggunaan kertas untuk kebutuhan administrasi kepersonaliaan, seperti surat pengajuan, slip gaji, dan lainnya menggunakan kertas. Dengan sistem HRIS semuanya sudah ter-digitalisasi, hemat kertas, lebih mudah di akses, dan data terdokumentasi dengan baik.
4 ) Aksesibilitas tinggi
Aksesibilitas adalah manfaat yang besar bagi perusahaan dan HRD, dalam melaksanakan tugasnya. Pekerjaan perhitungan payroll, approval, reimbursement, dan lainnya kini dapat dikerjakan dengan cepat dari mana saja selama tersambung dengan jaringan internet.
5 ) Transparansi data
Salah satu kelemahan pada pengelolaan SDM dengan cara manual adalah transparansi dan dokumentasi data yang kerap terjadi kesalahan, dan tidak tertata dengan baik. Sistem HRIS membantu perusahaan dalam pengelolaan data yang transparan, akuntabel, dan terorganisir secara baik dan otomatis.
Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, bahwa sistem HRIS menggunakan basis penyimpanan awan atau cloud based systems, yang mana teknologi penyimpanan data ini sudah digunakan sejak lama untuk berbagai kebutuhan.
Baca juga : Belum tahu pentingnya cloud based systems dan manfaatnya? Pelajari disini!
Dengan penyimpanan awan ini pengguna dapat mengakses data mereka, mulai dari mengedit, menambahkan, menghapus, atau mengunduh. Yang kemudian teknologi penyimpanan ini di adopsi untuk sistem manajemen modern.
Perpaduan sistem manajemen SDM dengan Cloud based adalah inovasi dalam dunia HRD, dan menjadi tren HR di era modern ini, karena manfaat, pemangkasan waktu, aksesibilitas yang tinggi dan menghemat biaya operasional.
Sistem HR modern untuk perusahaan
Melihat dari kecenderungan budaya kerja di Indonesia saat ini, yang mana nampaknya budaya kerja WFH atau remote working akan tetap berlangsung setelah pandemi. Budaya kerja dipertahankan karena dinilai efektif dan efisien untuk sebagian industri.
Oleh karenanya perusahaan juga harus memfasilitasi budaya kerja ini dengan sistem HR yang modern, yang mampu mengakomodir kebutuhannya seperti absensi dari rumah, mengirim laporan, pengajuan online dan lainnya.
Aplikasi HRIS seperti PayrollBozz sendiri memiliki tracking systems yang baik, dimana HRD tetap bisa memastikan keberadaan karyawan walaupun tidak bekerja dari kantor (WFO), dan melakukan pengaturan lokasi mana saja yang diizinkan untuk absen melalui aplikasi mobile.
Dengan budaya kerja yang baru, perusahaan membutuhkan sistem HRD yang powerful dan terintegrasi. Selain itu keuntungan lainnya menggunakan sistem HRIS perusahaan atau HRD memiliki sistem penggajian yang otomatis, semua diproses berdasarkan formula yang telah diatur sebelumnya.
