Dalam dunia kerja terdapat berbagai macam jabatan atau posisi yang bisa dilamar. Masing-masing profesi tersebut juga ada kalanya membutuhkan keahlian khusus pada bidang-bidang tertentu.
Nah, salah satu profesi yang belakangan banyak diidam-idamkan adalah Personal Assistant atau Asisten Pribadi. Sayangnya, masih banyak orang yang sering menyalah artikan antara profesi yang satu ini dengan Sekretaris. Padahal jelas-jelas keduanya adalah dua jabatan yang berbeda dengan tanggung jawab yang berbeda pula.
Maka dari itu pada artikel kali ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk membahas lebih lanjut mengenai profesi seorang Personal Assistant lengkap mulai dari tugas atau tanggung jawab yang diemban sekaligus skill yang dibutuhkan. Apa saja itu?
Mengenal Personal Assistant
Sesuai namanya, Personal Assistant atau Asisten Pribadi adalah seorang yang dipercayai oleh atasannya untuk membantu menyelesaikan pekerjaan maupun urusan pribadi mereka. Dalam hal ini, Personal Assistant berbeda dengan Sekretaris dalam sebuah perusahaan. Di mana seorang Personal Assistant hanya bertanggung jawab pada satu orang saja, sedangkan Sekretaris dapat bertanggung jawab untuk orang banyak maupun tim.
Personal Assistant juga bisa dibilang sebagai tangan kanan atasan yang mempekerjakannya. Karena umumnya seorang Asisten Pribadi diberikan tanggung jawab untuk mengatur jadwal, mengurus administrasi, menyiapkan berbagai macam kebutuhan untuk pekerjaan dan masih banyak lagi lainnya.
Pada dasarnya, mereka memang ditugaskan untuk membantu atau memudahkan atasan dalam menjalankan pekerjaannya. Sehingga tak heran jika seorang Personal Assistant dituntut untuk selalu ada dan siap kapan pun mengikuti atasannya pergi kemana saja.
Seorang Personal Assistant dalam menjalankan tugasnya juga harus bekerja sama dan menjalin komunikasi dengan staf yang lain. Untuk itu, Asisten Pribadi yang baik harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang bagus agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Apa Saja Tugas Personal Assistant Itu?
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, seorang Personal Assistant dituntut untuk membantu atasannya menyiapkan serangkaian kebutuhan pekerjaan maupun pribadi agar atasannya tersebut dapat fokus pada tugasnya yang lebih kompleks.
Tugas seorang Personal Assistant sebenarnya cukup relatif dan beragam. Tergantung dari atasan yang mempekerjakannya. Namun secara garis besar berikut adalah beberapa cakupan tanggung jawab seorang Asisten Pribadi:
1. Menjadi orang pertama yang menerima panggilan telepon maupun email dan memberikan respon jika memang diperlukan
2. Mengatur jadwal atasan termasuk di antaranya terkait pertemuan dengan klien atau mitra bisnis
3. Menyusun jadwal perjalanan serta membantu dalam memesankan tiket transportasi dan menyiapkan akomodasi
4. Membantu dalam mengingatkan atasan terkait deadline, tugas, pertemuan dan lain-lain
5. Menyimpan seluruh arsip biaya pengeluaran yang dilakukan maupun pemasukkannya
6. Berperan sebagai orang yang mencatat hasil rapat (notula)
7. Menyiapkan segala berkas atau keperluan yang dibutuhkan oleh atasan di setiap aktivitas ataupun tugas pekerjaannya
8. Membuat perencanaan pertemuan atas nama atasan
9. Menyiapkan acara termasuk tempat atau ruang konferensi yang dibutuhkan
10. Membuat laporan pada setiap presentasi
11. Menjalin komunikasi dengan staf lain khususnya bagian administrasi untuk persiapan dana/biaya yang dibutuhkan dalam menunjang aktivitas atasan
Umumnya, Personal Assistant bekerja untuk petinggi perusahaan yang tak sempat mengatur beragam kebutuhan terkait tugas dan pekerjaannya. Seperti yang kita tahu, tugas seorang petinggi perusahaan cukup banyak dan kompleks sehingga ada kalanya mereka membutuhkan bantuan orang lain dalam mengatur serangkaian jadwal maupun kebutuhan minor lain yang memakan banyak waktu.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Seorang Personal Assistant
Menjadi seorang Asisten Pribadi umumnya tidak membutuhkan latar pendidikan khusus. Namun secara garis besar, terdapat beberapa skill yang sebaiknya dimiliki oleh seorang Personal Assistant karena akan sangat membantu dalam menjalankan tugas dan menyelesaikan tanggung jawabnya. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Kemampuan manajemen waktu yang baik
Salah satu tugas utama seorang Personal Assistant adalah membuat jadwal aktivitas bagi atasannya. Untuk itu, mereka dituntut dapat mengelola setiap waktu yang ada dengan baik.
Setiap pertemuan, rapat, maupun acara tertentu harus dijadwalkan dengan baik agar tidak saling bentrok dengan satu sama lain. Kemampuan manajemen waktu ini menjadi kunci utama yang harus dikuasai oleh seorang Personal Assistant agar tidak mengecewakan atasannya maupun mitra bisnisnya yang lain.
2. Kemampuan komunikasi yang baik
Berikutnya, skill yang harus dikuasai oleh seorang Asisten Pribadi adalah kemampuan berkomunikasi. Dalam hal ini komunikasi yang dimaksud tak hanya secara verbal, namun juga secara tertulis.
Asisten Pribadi akan sering berpergian menemani atasannya menjalankan tugas. Sehingga ia mungkin juga akan bertemu dengan banyak orang-orang besar, mitra bisnis dan lain sebagainya. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang baik ini juga harus dijadikan modal awal jika Anda ingin menjadi seorang Personal Assistant.
Sebab bagaimana pun, first impression Personal Assistant ini nanti juga dapat berpengaruh terhadap klien maupun mitra bisnis atasannya.
3. Mampu beradaptasi dengan perangkat yang akan digunakan
Seorang Personal Assistant juga biasanya dituntut untuk dapat mengoperasikan perangkat lunak tertentu dalam menjalankan tugas atau pekerjaannya. Sehingga Anda juga harus dapat beradaptasi dengan baik dan mempelajari perangkat tersebut untuk memudahkan pekerjaan.
Ragam perangkat lunak yang akan digunakan ini tergantung dari masing-masing deskripsi pekerjaan yang diminta oleh atasan. Sehingga ada baiknya siapkan diri untuk mau belajar terhadap hal-hal baru yang belum pernah Anda coba sebelumnya.
4. Dapat menjaga rahasia perusahaan
Ketika memutuskan untuk menjadi seorang Asisten Pribadi, Anda juga akan diminta untuk menyetujui Non-Disclosure Agreement (NDA) yang merupakan sebuah perjanjian di mana Anda tidak boleh mengutip maupun memberitahukan informasi tertentu yang tidak terkait pada kontraknya.
Hal ini dikarenakan seorang Personal Assistant akan berhubungan erat dengan berbagai macam data penting dan krusial perusahaan yang tidak boleh sembarang orang mengetahuinya. Maka dari itu, Anda dituntut untuk dapat berlaku bijaksana pada saat menjalankan tugas maupun ketika beraktivitas biasa dalam menjalankan keseharian.
Tidak semua informasi bisa Anda ceritakan pada rekan kerja, teman nongkrong maupun pasangan atau keluarga karena bisa saja materi tersebut bersifat sensitif dan berbahaya jika sampai bocor ke khalayak umum.
Karena seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, seorang Personal Assistant juga berarti tangan kanan atau orang kepercayaan si atasan. Sehingga jangan sampai kecerobohan Anda menjadi bumerang yang bisa mengakhiri perjalanan karir Anda di masa mendatang.
5. Menjalankan pekerjaan dengan teliti
Skill yang berikutnya dan harus dimiliki oleh Asisten Pribadi adalah tingkat ketelitian. Ketelitian ini akan berguna pada situasi tertentu seperti ketika membuat jadwal pertemuan agar tidak saling bentrok, memastikan pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dan masih banyak lagi lainnya.
Sebab jika seorang Personal Assistant ceroboh atau tidak teliti, maka akan sangat berpengaruh terhadap hasil kerjanya.
Nah, itulah tadi artikel mengenai deretan tugas seorang Personal Assistant yang juga sering dikenal dengan orang kepercayaan bos. Jadi, apakah Anda siap untuk memulai karir sebagai seorang Asisten Pribadi? Yuk, mulai asah kemampuan Anda dari sekarang!