Dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan, ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan agar keputusan yang diambil mejadi tepat sasaran. Untuk memudahkan proses tersebut, biasanya perusahaan menggunakan suatu metode yang terkenal dengan sebutan Analisis SWOT.

Pengertian Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah suatu alat bantu dalam merumuskan suatu kebijakan atau strategi yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan. Meskipun Analisis SWOT lazim dilakukan di perusahaan atau dalam dunia bisnis, tetapi analisis ini juga dapat diaplikasikan dalam pengambilan keputusan pribadi atau dalam hal lainnya.

Analisis SWOT berasal dari kumpulan kata Strength, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. Keempat kata ini kemudian digabungkan menjadi SWOT.

Berikut pengertian dari masing-masing kata tersebut:

Strength : Kekuatan (internal)

Hal ini berarti semua faktor positif yang menjadi kekuatan perusahaan dari sisi internal dan bisa dikendalikan oleh perusahaan. Sebagai contoh: Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas, modal, staf yang loyal, sistem alam perusahaan yang sudah berjalan dengan baik, kondisi keuangan perusahaan yang stabil, lokasi kantor yang strategis, reputasi perusahaan yang baik, kualitas produk yang bagus, dan lainnya.

Weaknesses : Kelemahan (internal)

Hal ini berarti semua faktor negatif yang berasal dari dalam perusahaan. Sebagai contoh: Staf yang malas dan tidak produktif, peralatan produksi yang sudah berumur tua dan mudah rusak, lokasi kantor yang tidak strategis, komunikasi antar departemen yang tidak berjalan baik, tingkat perputaran karyawan yang terlalu tinggi (yang berarti banyak karyawan tidak merasa nyaman bekerja di perusahaan tersebut), kualitas produk atau jasa yang buruk, ketidakmampuan perusahaan untuk mengejar ketertinggalan dalam bidang teknologi, dan lainnya.

Opportunities : Peluang (eksternal)

Ini berarti semua kesempatan agar perusahaan bisa berkembang yang berasal dari luar perusahaan. Misalnya saja: Kebijakan pemerintah yang menguntungkan perusahaan, harga pokok bahan produksi yang turun, jumlah pesaing yang berkurang, tingkat daya beli masyarakat yang meningkat, dan sebagainya.

Threats : Ancaman (eksternal)

Ini adalah faktor-faktor dari luar yang dapat mengancam keberlangsungan perusahaan. Sebagai contoh: Kondisi COVID-19 yang menyebabkan proses produksi perusahaan tidak bisa berjalan seperti biasa, harga bahan bakar meningkat yang dapat menyebabkan meningkatnya harga pokok produksi, menurunnya daya beli masyarakat, munculnya banyak pesaing baru dengan produk/jasa serupa, dan lain-lain.

Fungsi Analisis SWOT

Analisis SWOT memiliki fungsi untuk dapat membantu Anda dan perusahaan merumuskan strategi terbaik untuk masa depan perusahaan. Dengan begitu, Anda dapat mengambil keputusan terbaik berdasarkan seluruh fakta yang ada dan dengan pertimbangan matang, jadi tak hanya asal memutuskan sesuatu begitu saja.

Mengapa Analisis SWOT Penting Untuk Dilakukan

Meskipun terlihat sederhana, tapi teknik analisis SWOT ini sangat berpengaruh besar terhadap tepat atau tidaknya pengambilan keputusan yang dilakukan perusahaan. Coba deh Anda bayangkan, bila saat akan menentukan suatu kebijakan, pemimpin perusahaan hanya melakukannya berdasarkan insting pribadi saja. Berbahaya bukan? Karena masa depan perusahaanlah yang dipertaruhkan.

Itu sebabnya, saat merumuskan analisis SWOT, sebaiknya semua departemen yang ada di perusahaan dilibatkan, jadi tak hanya CEO atau pihak manajemen saja yang membahas analisis ini.

Mengapa demikian?

Karena satu kebijakan saja bisa mempengaruhi seluruh departemen secara keseluruhan, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Sebagai contoh, misalnya departemen IT ingin mengembangkan versi baru dari aplikasi produk perusahaan agar pelanggan lebih mudah mengaksesnya. Dalam hal ini, seluruh departemen harus terlibat dalam merumuskan hal-hal apa saja yang harus diperbaiki dari aplikasi versi lama.

Dari pihak customer service, misalnya. Mereka harus dilibatkan, karena merekalah yang selama ini berurusan langsung dengan pelanggan, tentu mereka lebih paham keluhan pelanggan dari versi lama aplikasi tersebut.

Begitu pula dari bagian finance. Mungkin selama ini ada keterlambatan pengiriman data pembayaran dari aplikasi yang masuk ke data departemen finance, sehingga mereka kesulitan membuat laporan real time.

Nah, hal-hal seperti inilah yang harus mejadi bahan pertimbangan saat berniat melakukan suatu perubahan produk atau layanan. Jelas bukan, mengapa analisis SWOT penting untuk dilakukan dengan melibatkan seluruh departemen yang ada di perusahaan.

Cara Menyusun Analisis SWOT

Seperti yang sudah kita bahas di atas, langkah pertama utuk menyusun analisis SWOT adalah dengan mengumpulkan semua departemen dalam perusahaan. Tentu tak perlu semua orang hadir, cukup beberapa perwakilannya saja. Atau bila tak ingin melewatkan pendapat setiap karyawan, Anda bisa membuat online form yang bisa diisi oleh semua karyawan tentang masukannya untuk perusahaan.

Setelah semua departemen berkumpul, buatlah semacam daftar yang berisi ide-ide atau gagasan dari setiap departemen. Dalam tahap awal ini, tidak perlu mem-filter ide apapun. Masukkan saja dulu seluruh ide tersebut ke dalam daftar gagasan.

Kelompokkan setiap ide dan pendapat dalam masing-masing kolom SWOT, sehingga bisa terpetakan dengan jelas apa saja Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman yang dihadapi oleh perusahaan.

Setelah semua ide dikelompokkan, barulah bahas masing-masing ide berdasarkan kategorinya. Agar lebih efisien, batasi diskusi ini maksimal 2-3 jam setiap harinya. Hal ini dikarenakan, bila terlalu lama, dikhawatirkan proses penyusunan Analisis SWOT malah tidak akan berjalan efektif.

Beri target peyelesaian diskusi. Misalnya, dalam waktu maksimal 2 minggu, Analisis SWOT harus sudah berhasil dirumuskan.

Contoh Analisis SWOT

Agar lebih mudah untuk memahami tentang Analisis SWOT, mari kita simak ilustrasi di bawah ini.

Kita ambil contoh, ada sebuah perusahaan benih tanaman lokal berama PT. Cocok Tanam yang selama ini memasarkan produknya secara online, dan sekarang ingin mulai memasarkan produknya secara offline dengan membuka toko fisik.

Setelah mengumpulkan seluruh departemen untuk melakukan brainstorming, maka didapatkanlah berbagai faktor SWOT berikut.

Strength :

• Perusahaan mampu memproduksi benih tanaman dalam skala besar setiap bulannya
• Pasar online sudah dapat dikuasai oleh PT. Cocok Tanam
• Kondisi keuangan PT. Cocok Tanam sangat stabil dan memungkinkan untuk merambah pasar offline

Weaknesses :

• Perusahaan belum memiliki pengalaman dalam pemasaran secara offline, karena sejak awal perusahaan berdiri, sistem penjualannya selalu dilakukan secara online.
• Perusahaan belum memiliki lokasi atau toko fisik untuk berjualan

Opportunities :

• Dengan adanya kondisi COVID-19, banyak perusahaan penjual benih tanaman menutup toko fisiknya dan mulai berjualan secara online. Hal ini bisa dimanfaatkan perusahaan untuk melakukan penetrasi pasar offline, sekaligus memantapkan diri sebagai pemimpin pasar online.

Threats :

• Daya beli masyarakat menurun akibat COVID-19
• Masyarakat masih enggan keluar rumah untuk berbelanja di masa New Normal, sehingga ada kemungkinan toko fisik akan sepi pengunjung

Nah, setelah dibuat analisis seperti di atas, barulah PT. Cocok Tanam dapat dengan lebih mudah mengambil keputusan apakah membuka toko offline adalah keputusan yang tepat atau tidak.

Mudah bukan?

Analisis SWOT dapat diaplikasikan untuk semua proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, mulai sekarang sebelum menentukan suatu kebijakan dalam pekerjaan, cobalah membuat analisis SWOT-nya terlebih dahulu. Nah, semoga pembahasan tentang mengapa Analisis SWOT penting untuk dilakukan dan bagaimana cara membuatnya ini bisa membantu Anda dalam merumuskan Analisis SWOT bagi perusahaan Anda ya.