Dalam sebuah perusahaan, peran General Affair (GA) sering kali berada “di balik layar”, namun memiliki kontribusi yang sangat vital bagi kelancaran operasional. Tanpa divisi GA, berbagai kebutuhan administratif, fasilitas, hingga kenyamanan kerja karyawan bisa terganggu dan berdampak langsung pada produktivitas. Lalu sebenarnya apa itu General Affair, dan apa saja tugas serta fungsinya?
Apa Itu General Affair?
General Affair adalah divisi atau fungsi di perusahaan yang bertanggung jawab mengelola fasilitas, kebutuhan operasional, serta layanan pendukung bagi seluruh karyawan. Fokus utama GA adalah memastikan lingkungan kerja berjalan aman, nyaman, rapi, dan siap mendukung aktivitas perusahaan setiap hari.
GA biasanya berada di bawah departemen Human Resources atau Corporate Services, tergantung struktur perusahaan.
Tugas dan Fungsi Utama General Affair
- Mengelola Fasilitas dan Sarana Prasarana
GA memastikan seluruh fasilitas perusahaan berada dalam kondisi baik, termasuk:
- Ruang kerja, ruang meeting, pantry
- AC, listrik, telepon, jaringan internet (support dasar)
- Kursi, meja, komputer, dan perlengkapan kantor lainnya
Jika ada kerusakan, GA yang mengoordinasikan perbaikan dengan vendor terkait.
- Pengadaan Barang dan Peralatan Kantor
GA bertugas melakukan:
- Pembelian ATK (alat tulis kantor)
- Pembelian peralatan kerja
- Pengadaan kebutuhan operasional lain seperti konsumsi rapat
Mereka juga mengelola inventorinya agar tidak terjadi kekurangan stok.
- Mengurus Keamanan dan Kebersihan (Security & Cleaning Service)
GA sering mengoordinasikan:
- Petugas keamanan
- Petugas kebersihan
- Jasa outsourcing lainnya
GA memastikan area kantor aman, bersih, dan terawat setiap hari.
- Mengelola Kendaraan Operasional
Bagi perusahaan yang memiliki kendaraan dinas, GA bertanggung jawab atas:
- Jadwal pemakaian
- Perawatan kendaraan
- Pajak dan perpanjangan STNK
- Pengelolaan sopir
- Menangani Perizinan dan Legalitas Tertentu
Beberapa dokumen perusahaan yang berkaitan dengan operasional fisik dikelola GA seperti:
- Izin bangunan atau renovasi
- Pengurusan perpanjangan izin lingkungan
- Kerja sama dengan vendor dan pihak gedung
- Mengelola Keamanan dan Kesehatan Kerja (K3)
Termasuk:
- Menyediakan APAR
- Pengaturan jalur evakuasi
- Simulasi kebakaran
- Pengecekan kelayakan bangunan
GA berperan menjaga keselamatan lingkungan kerja.
- Pengaturan Kebutuhan Acara Perusahaan
Seperti:
- Outing dan gathering
- Town hall meeting
- Rapat besar
- Pelatihan internal
GA mengoordinasikan tempat, catering, transportasi, dan perlengkapan acara.
- Menjadi Penghubung dengan Vendor Eksternal
GA sering bernegosiasi dan bekerja sama dengan:
- Penyedia ATK
- Vendor maintenance
- Cleaning service
- Jasa transportasi
Kerja sama yang efisien akan menghemat anggaran perusahaan.
Mengapa General Affair Penting?
General Affair sangat penting karena:
- Mendukung kenyamanan kerja karyawan
- Menjaga fasilitas tetap siap digunakan
- Menghemat biaya operasional melalui pengelolaan vendor yang baik
- Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan teratur
Dengan GA yang solid, produktivitas perusahaan bisa meningkat secara signifikan.
Bagaimana HRIS Membantu Divisi General Affair?
Saat ini GA tidak hanya mengandalkan proses manual. Dengan aplikasi HRIS seperti PayrollBozz, GA bisa:
- Mengelola inventaris dan peralatan kerja lebih terstruktur
- Mengatur kebutuhan kendaraan dinas secara real-time
- Mengotomasi pengajuan fasilitas (misalnya peminjaman ruangan, peralatan, kendaraan)
- Mengelola anggaran operasional dengan lebih rapi
Digitalisasi membuat fungsi GA lebih cepat, transparan, dan efisien.
