Dalam dunia kerja modern, penggunaan teknologi untuk mengelola administrasi sumber daya manusia sudah menjadi kebutuhan. Dua istilah yang sering muncul adalah HRIS berbasis cloud dan HRIS konvensional (on-premise). Keduanya memiliki fungsi utama yang sama, yaitu membantu perusahaan mengelola data karyawan, absensi, payroll, hingga evaluasi kinerja. Namun, cara kerja serta kelebihan dan kekurangannya berbeda cukup signifikan.
Artikel ini akan membahas pengertian, perbedaan, kelebihan, dan kekurangan masing-masing sistem.
Apa Itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola proses administrasi SDM secara digital. Melalui HRIS, perusahaan dapat mengotomasi banyak pekerjaan HR seperti penggajian, absensi, cuti, reimbursement, hingga laporan HR.
HRIS hadir dalam dua model utama:
- HRIS Konvensional / On-Premise
- HRIS Berbasis Cloud
Apa Itu HRIS Berbasis Cloud?
HRIS berbasis cloud adalah sistem HRIS yang berjalan di server milik penyedia layanan dan dapat diakses melalui internet. Perusahaan tidak perlu menginstal software atau menyediakan server sendiri karena seluruh data disimpan di cloud.
Contoh: PayrollBozz, Talenta, Gadjian, Mekari, dan lainnya.
Apa Itu HRIS Konvensional (On-Premise)?
HRIS konvensional adalah sistem yang diinstal di server internal perusahaan. Perusahaan harus menyiapkan infrastruktur IT sendiri seperti perangkat server, keamanan data, backup, serta tim IT untuk pemeliharaan.
Perbedaan Utama HRIS Cloud vs HRIS Konvensional
| Aspek | HRIS Cloud | HRIS Konvensional |
| Lokasi Penyimpanan Data | Cloud milik penyedia | Server internal perusahaan |
| Akses | Online (web & mobile) | Lokal, terbatas pada jaringan perusahaan |
| Biaya | Berbasis langganan (bulanan/tahunan) | Biaya awal besar + pemeliharaan |
| Pembaruan Sistem | Otomatis dari vendor | Manual, harus dilakukan tim IT |
| Kemudahan Implementasi | Cepat, tinggal aktifkan | Lama, butuh instalasi & setup |
| Skalabilitas | Sangat fleksibel | Kurang fleksibel |
| Keamanan | Tergantung vendor; umumnya sudah comply standar keamanan | Bergantung tim IT perusahaan |
Kelebihan & Kekurangan HRIS Berbasis Cloud
Kelebihan HRIS Cloud
- ✔ Biaya lebih rendah di awal
- ✔ Akses dari mana saja (remote work sangat terbantu)
- ✔ Tidak perlu server atau tim IT besar
- ✔ Update otomatis tanpa gangguan
- ✔ Skalabilitas mudah mengikuti pertumbuhan perusahaan
- ✔ Integrasi lebih cepat dengan aplikasi lain
Kekurangan HRIS Cloud
- ❌ Bergantung pada koneksi internet
- ❌ Biaya berlangganan berkelanjutan
- ❌ Data tersimpan di server pihak ketiga, beberapa perusahaan sensitif terhadap hal ini
Kelebihan & Kekurangan HRIS Konvensional
Kelebihan HRIS On-Premise
- ✔ Perusahaan mengontrol penuh data dan server
- ✔ Tidak bergantung internet untuk akses lokal
- ✔ Cocok untuk perusahaan besar dengan regulasi internal yang ketat
Kekurangan HRIS On-Premise
- ❌ Biaya investasi awal tinggi (server, lisensi, instalasi)
- ❌ Membutuhkan tim IT khusus untuk maintenance
- ❌ Pembaruan sistem kompleks dan bisa mengganggu operasional
- ❌ Akses terbatas (tidak fleksibel untuk remote work)
- ❌ Skalabilitas rendah
Kesimpulan: Mana yang Tepat untuk Perusahaan Anda?
Pemilihan antara HRIS cloud dan HRIS konvensional sangat tergantung pada kebutuhan perusahaan:
- HRIS Cloud cocok untuk mayoritas bisnis modern, khususnya UMKM hingga perusahaan menengah yang butuh efisiensi, mobilitas, dan biaya terjangkau.
- HRIS Konvensional lebih cocok untuk korporasi besar dengan kebutuhan keamanan data ekstrem atau regulasi internal yang tidak mengizinkan penggunaan cloud.
Namun saat ini, tren industri menunjukkan bahwa HRIS cloud semakin mendominasi karena lebih fleksibel dan ekonomis.
Jika Anda ingin implementasi cepat, mudah, dan minim biaya, HRIS berbasis cloud seperti PayrollBozz bisa menjadi solusi yang paling efisien.
