Dalam proses rekrutmen, terdapat beberapa dokumen penting yang menjadi bagian dari tahapan penerimaan karyawan. Dua dokumen yang sering dianggap sama, namun sebenarnya berbeda fungsi dan kekuatannya, adalah offering letter dan surat kontrak kerja. Agar tidak salah memahami, mari kita bahas apa itu offering letter, apa fungsinya, serta bagaimana perbedaannya dengan surat kontrak.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada kandidat setelah kandidat dinyatakan lolos proses rekrutmen. Dokumen ini berisi gambaran umum tentang posisi yang ditawarkan, termasuk informasi dasar terkait pekerjaan dan kompensasi.
Offering letter biasanya dikirim sebelum penandatanganan kontrak. Fungsinya untuk memastikan bahwa kandidat menyetujui penawaran awal sebelum masuk ke tahap formal berupa perjanjian kerja.
Isi Umum dalam Offering Letter
Beberapa informasi yang umumnya tercantum dalam offering letter meliputi:
- Nama kandidat dan jabatan yang ditawarkan
- Tanggal mulai bekerja
- Gaji pokok atau range gaji
- Tunjangan dasar (misalnya BPJS, uang makan, transport)
- Status karyawan (magang, kontrak, atau tetap)
- Jam kerja
- Informasi mengenai proses selanjutnya (misalnya dokumen yang harus dibawa)
Offering letter hanya berupa penawaran dasar, belum menjadi dokumen hukum final yang mengikat seperti kontrak kerja.
Apa Itu Surat Kontrak Kerja?
Surat kontrak kerja adalah perjanjian resmi yang mengikat perusahaan dan karyawan secara hukum. Dokumen ini memuat hak, kewajiban, aturan kerja, serta syarat-syarat ketenagakerjaan yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak.
Kontrak kerja disusun berdasarkan aturan dalam UU Ketenagakerjaan Indonesia, sehingga memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai dasar penyelesaian sengketa kerja.
Isi Umum dalam Surat Kontrak Kerja
Kontrak kerja biasanya memuat informasi yang lebih lengkap, seperti:
- Identitas lengkap perusahaan dan karyawan
- Deskripsi pekerjaan (job description)
- Gaji, tunjangan, dan sistem pembayaran
- Masa kerja dan masa probation
- Jam kerja dan lembur sesuai peraturan
- Hak dan kewajiban masing-masing pihak
- Peraturan perusahaan
- Sanksi dan konsekuensi jika melanggar perjanjian
- Ketentuan pemutusan hubungan kerja (PHK)
Kontrak kerja bersifat mengikat, sehingga setiap poin harus dibaca dan disetujui sepenuhnya oleh karyawan.
Perbedaan Offering Letter dan Surat Kontrak Kerja
| Aspek | Offering Letter | Surat Kontrak Kerja |
| Sifat Dokumen | Penawaran awal | Perjanjian hukum yang mengikat |
| Tujuan | Mengonfirmasi kesediaan kandidat | Menetapkan hubungan kerja resmi |
| Isi | Informasi dasar (gaji, jabatan, tanggal mulai) | Informasi lengkap dan detail sesuai hukum |
| Waktu diberikan | Sebelum penandatanganan kontrak | Setelah kandidat menerima penawaran kerja |
| Kekuatan hukum | Tidak sekuat kontrak kerja | Mengikat secara hukum |
Mengapa Perusahaan Menggunakan Offering Letter?
Beberapa alasan umum:
- Mencegah miskomunikasi mengenai gaji dan posisi sejak awal.
- Memastikan kandidat committed, sebelum HR menyusun kontrak resmi.
- Membantu kandidat mempersiapkan diri, termasuk dokumen atau negosiasi sebelum masuk tahap kontrak.
Kesimpulan
Offering letter dan kontrak kerja memiliki fungsi yang berbeda dalam proses rekrutmen. Offering letter berfungsi sebagai surat penawaran awal yang memberi gambaran umum mengenai pekerjaan, sedangkan surat kontrak kerja merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak. Memahami perbedaan ini penting agar kandidat maupun perusahaan tidak salah dalam proses administrasi rekrutmen.
Jika perusahaan ingin seluruh proses administrasi seperti pengiriman offering letter hingga kontrak kerja lebih efisien, sistem HRIS seperti PayrollBozz dapat membantu mengelola semuanya secara digital, cepat, dan terdokumentasi dengan rapi.
