Mengatur jadwal shift kerja bukan hal mudah, terutama jika jumlah karyawan banyak dan kebutuhan operasional berbeda setiap hari. Kesalahan kecil dalam penjadwalan bisa berdampak pada produktivitas, kepuasan kerja karyawan, bahkan kualitas layanan kepada pelanggan.
Agar hal ini tidak terjadi, perusahaan perlu menerapkan sistem penjadwalan shift yang efisien dan terencana.
1. Pahami Kebutuhan Operasional Perusahaan
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan operasional bisnis. Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan di setiap shift? Kapan waktu paling sibuk dan kapan waktu sepi?
Dengan data ini, Anda bisa menentukan berapa jumlah personel ideal untuk tiap shift agar operasional berjalan lancar tanpa pemborosan tenaga kerja.
2. Gunakan Pola Shift yang Sesuai
Tentukan jenis pola shift yang paling cocok untuk bisnis Anda, misalnya:
-
Shift tetap (fixed shift): Karyawan bekerja di jam yang sama setiap hari. Cocok untuk bisnis dengan aktivitas stabil.
-
Shift bergilir (rotating shift): Karyawan bergantian mengisi jam kerja berbeda, misalnya pagi, siang, dan malam. Cocok untuk operasional 24 jam seperti rumah sakit atau pabrik.
-
Split shift: Karyawan bekerja dalam dua periode dalam satu hari. Cocok untuk bisnis dengan jam sibuk terpisah, seperti restoran.
Pastikan pola yang dipilih tidak menimbulkan kelelahan berlebih dan tetap memperhatikan keseimbangan waktu istirahat.
3. Libatkan Karyawan dalam Perencanaan
Transparansi dalam penjadwalan akan meningkatkan kepercayaan karyawan. Libatkan mereka dalam menentukan preferensi shift (misalnya siapa yang lebih nyaman di malam hari), sehingga risiko ketidakhadiran atau tukar jadwal mendadak bisa diminimalkan.
4. Perhatikan Aturan Ketenagakerjaan
Setiap jadwal shift harus mematuhi peraturan jam kerja dan istirahat sesuai UU Ketenagakerjaan Indonesia, termasuk batas maksimal jam kerja per minggu, lembur, dan waktu istirahat wajib. Dengan begitu, perusahaan tidak hanya efisien, tetapi juga patuh hukum dan memperhatikan kesejahteraan karyawan.
5. Gunakan Sistem Otomatisasi Penjadwalan
Jika dilakukan manual, membuat jadwal shift seringkali menyita waktu dan rentan salah.
Solusinya adalah menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) seperti PayrollBozz, yang dapat:
-
Mengatur dan memantau jadwal shift secara otomatis
-
Menampilkan jadwal langsung ke aplikasi karyawan
-
Mencatat kehadiran sesuai shift yang berjalan
-
Menyesuaikan perhitungan gaji dan lembur otomatis
Dengan PayrollBozz, HR tidak perlu lagi membuat jadwal di Excel atau menyesuaikan absensi secara manual. Semua proses bisa dilakukan cepat, akurat, dan real-time.
Kesimpulan
Mengatur jadwal shift yang efisien membutuhkan kombinasi antara pemahaman operasional, keterlibatan karyawan, dan dukungan teknologi.
Dengan sistem seperti PayrollBozz, proses penjadwalan menjadi jauh lebih mudah dan transparan — sehingga perusahaan dapat fokus pada peningkatan produktivitas dan pelayanan.
