Human resource – Laman 3 – HR & PayrollBozz

Mengenal Istilah Head Hunter dan Cara Jitu Agar Dilirik Mereka

Human resource, Informasi, Sumber Daya Manusia·Oktober 22, 2020Oktober 22, 2020

Di era yang serba digital seperti saat ini, mencari pekerjaan tentu bukanlah perkara yang mudah. Apalagi dengan banyaknya tenaga kerja fresh graduate yang bermunculan. Persaingan pun semakin ketat dengan lapangan pekerjaan yang tidak seimbang.

Nah, di tengah persaingan yang semakin ketat tersebut, muncul jasa konsultan rekrutmen karyawan yang lebih akrab disebut dengan istilah head hunter. Di tengah kemunculannya, banyak perusahaan yang membutuhkan jasa head hunter untuk mencari karyawan profesional dengan cara yang lebih cepat dan efisien.

Biasanya, orang yang dicari oleh head hunter adalah yang berkaitan dengan posisi senior dan cenderung profesional dalam bidang yang dibutuhkan. Seperti manajer, direktur, CEO, CFO, COO dan masih banyak lagi lainnya.

Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui seluk beluk head hunter lebih dalam. Pada artikel kali ini, PayrollBozz akan menjelaskannya secara detail mulai dari definisi, cara kerja hingga tips agar menjadi calon karyawan yang dipilih oleh pihak konsultan head hunter. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.

Mengenal Lebih Jauh tentang Head Hunter

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, head hunter merupakan jasa konsultan rekrutmen karyawan. Di mana mereka berperan sebagai pihak yang merekomendasikan seorang karyawan ke pihak perusahaan yang membutuhkan. Namun, para perusahaan head hunter ini tidak akan merekomendasikan karyawan secara asal-asalan. Terlebih dahulu mereka akan melakukan identifikasi terlebih dahulu mengenai pengalaman kerja, prestasi yang berkaitan dan masih banyak lagi pertimbangan yang akan dilakukan.

Pihak head hunter ini jugalah yang nantinya berperan sebagai peng-interview calon karyawan atau kandidat yang sudah terpilih. Interview ini meliputi analisis jabatan, kepribadian dan seluruh komponen yang biasanya dibutuhkan atau diperlukan dalam wawancara pekerjaan. Sehingga perusahaan yang membutuhkan kandidat hanya perlu menerimanya dan bisa langsung mempekerjakan karyawan tersebut.

Dalam tahap mencari kandidatnya, pihak head hunter biasanya memanfaatkan situs sosial media profesional seperti LinkedIn atau bisa juga dengan menggunakan database yang telah mereka miliki sebelumnya. Sekali lagi, mereka hanya akan merekomendasikan calon karyawan yang berkompeten dan berkualitas dalam bidangnya. Dengan harapan, kandidat yang terpilih dan sudah terbukti profesional dalam bidangnya, tidak memerlukan pelatihan dasar ulang.

Cara Kerja Head Hunter

Pihak head hunter hanya akan mencari calon kandidat karyawan ketika mereka mendapatkan permintaan dari klien yang biasanya berupa perusahaan. Setelah mendapatkan permintaan dari klien tersebut, mereka akan segera mencarikan kandidat yang berkualitas dan berkompeten dalam bidangnya.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pencarian kandidat ini bisa dilakukan lewat situs sosial media profesional seperti LinkedIn atau dengan menggunakan database yang mereka miliki. Seluruh tahapan akan dilakukan oleh pihak head hunter dengan mempertimbangkan berbagai macam aspek yang berpengaruh terhadap kualitas kinerjanya.

Mulai dari latar belakang, pendidikan, pengalaman bekerja, prestasi dalam pendidikan hingga pencapaian dalam karir dan masih banyak lagi. Termasuk juga pihak head hunter akan mempertimbangkan skill dan knowledge yang dimiliki oleh para calon kandidat karyawan untuk kliennya.

Biasanya klien perusahaan ini sudah menentukan seperti apa kandidat yang mereka inginkan. Misalnya menguasai human resource secara menyeluruh atau dapat menghasilkan penjualan yang signifikan untuk perusahaan.

Dengan demikian diharapkan kandidat calon karyawan yang direkomendasikan oleh pihak head hunter benar-benar berkualitas dan dapat membawa perubahan ke arah yang positif bagi perusahaan yang membutuhkan.

Perbedaan Head Hunter dan Outsourcing

Bagi Anda yang sudah pernah mendengar istilah outsourcing, mungkin terbesit pertanyaan, “Apa bedanya head hunter dengan outsourcing?” Mengingat kedua istilah ini sama-sama berkecimpung dalam dunia perekrutan karyawan. Namun sebenarnya jika ditilik lebih lanjut, kedua istilah ini memiliki perbedaan definisi yang cukup jelas. Sehingga untuk membedakannya pun cukup mudah.

Head hunter hanya merekomendasikan calon karyawan yang nantinya akan bekerja di perusahaan kliennya. Dengan demikian, setelah kandidat tersebut bekerja

Head hunter merupakan pihak ketiga yang merekomendasikan calon karyawan pada klien perusahaan. Nantinya karyawan yang diterima akan sepenuhnya bekerja dan bertanggung jawab untuk perusahaan terkait. Masalah penggajian pun juga sepenuhnya akan digaji oleh perusahaan tersebut. Hanya saja perusahaan klien yang menggunakan jasa head hunter ini nantinya perlu membayar komisi sebesar 20-25% gaji dari karyawan yang berhasil direkrut dalam 1 tahun.

Sedangkan karyawan outsourcing merupakan tanggung jawab penuh pihak penyedia jasa outsource tersebut. Mereka hanya dipekerjakan pada perusahaan lain, namun pihak yang menggajinya tetap dari perusahaan outsourcing-nya atau perusahaan yang menyalurkan mereka. Sehingga, jika Anda menggunakan jasa karyawan outsourcing ini, Anda tak perlu membayar apapun pada karyawan tersebut. Sebaliknya, Anda harus membayar jasa yang diberikan oleh perusahaan outsourcing-nya.

Cara Jitu yang Bisa Anda Coba agar Dilirik oleh Head Hunter

1. Mengirimkan CV pada mereka

Cara paling mudah agar eksistensi Anda dilirik oleh perusahaan head hunter adalah dengan mengirimkan CV yang menarik pada mereka. Ada begitu banyak perusahaan head hunter di Indonesia yang bisa Anda jadikan pilihan. Mulai dari Arcigee Indonesia, Robert Walters, Kelly Service dan masih banyak lagi opsi perusahaan head hunter yang lain.

Dalam pengiriman CV pada pihak Head Hunter ini, Anda tak boleh mengharapkan respon yang cepat. Karena bisa saja perusahaan klien membutuhkan posisi yang lain dan bukan seperti yang sesuai dengan keahlian Anda. Untuk itu, Anda tak boleh bergantung hanya pada CV yang dikirimkan pada perusahaan head hunter yang ada.

2. Buatlah profil LinkedIn

LinkedIn menjadi salah satu jenis sosial media yang banyak digunakan oleh para profesional. Pada situs ini, Anda dapat menggunakannya sebagai CV atau portofolio online. Nantinya, perusahaan yang tertarik atau berminat dengan pengalaman kerja dan riwayat pendidikan Anda bisa menghubunginya sewaktu-waktu.

Nah, tak sedikit juga perusahaan head hunter yang menggunakan situs sosial media ini sebagai acuan dalam mencari kandidat karyawan yang berkompeten. Namun untuk melakukan perekrutan, mereka akan terlebih dahulu mempertimbangkan seluruh informasi yang tertulis dalam profil tersebut.

Maka dari itu, jika Anda membuat akun LinkedIn pastikan untuk mengisi data diri secara lengkap dan sesuai dengan fakta. Tulis juga seluruh pencapaian atau prestasi Anda semasa sekolah bahkan juga prestasi dalam karir. Dengan demikian, siapapun yang melihatnya akan tertarik dan Anda bisa mendapatkan tawaran pekerjaan dari perusahaan atau juga dari perusahaan head hunter yang membutuhkan calon kandidat karyawan.

3. Bangun branding diri Anda secara online

Personal branding menjadi salah satu hal terpenting yang harus Anda perhatikan. Terlebih jika Anda cukup aktif dalam media sosial. Bangunlah citra baik bagi diri Anda sendiri lewat berbagai macam cara. Anda bisa menggunakan platform sosial media yang ada sebagai modal awal untuk membangun personal branding yang positif.

Perusahaan head hunter yang akan merekrut kandidat karyawan biasanya akan melakukan pencarian mendalam terhadap track record Anda selama ini. Termasuk di antaranya juga jejak digital. Untuk itu, pastikan bahwa Anda cukup bijak dan positif dalam menggunakan sosial media agar saat perusahaan head hunter melirik, mereka tidak kehilangan minat saat mencari tahu soal seluk beluk identitas Anda.

Penutup

Nah, itulah tadi sekilas artikel mengenai head hunter dan cara jitu agar dilirik oleh mereka. Bagi Anda yang saat ini sedang berusaha mencari pekerjaan baru, semoga segera mendapatkan profesi sesuai dengan yang diinginkan. Tak ada salahnya juga Anda mengikuti tips di atas agar dapat menarik perhatian perusahaan head hunter yang ada. Selamat mencoba!

Mengenal Outsourcing Karyawan dan Perbedaannya dengan Karyawan Kontrak

Human resource, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·Oktober 13, 2020Oktober 16, 2020

Istilah outsourcing karyawan bagi sebagian orang mungkin sudah tidak asing lagi di pendengaran. Namun, nyatanya masih banyak orang yang salah dalam mengartikan istilah ini dalam prakteknya. Lantas, apa sih sebenarnya outsourcing karyawan itu?

Pada artikel berikut ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk menilik lebih jauh mengenai definisi dari istilah outsourcing karyawan hingga kelebihan dan kekurangan yang ditawarkan. Penasaran, kan? Simak artikel lengkapnya berikut ini, ya!

Definisi Outsourcing Karyawan

Outsourcing dalam sebuah perusahaan bisa digambarkan sebagai penggunaan tenaga kerja yang dibutuhkan dari pihak ketiga atau melalui perantara untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Artinya, tenaga kerja outsourcing ini bernaung di bawah perusahaan penyalur sebelum nantinya ditugaskan ke perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa mereka.

Untuk masa kerja dari tenaga kerja outsourcing bergantung pada jenis kontrak yang telah mereka (pihak karyawan) sepakati bersama dengan perusahaan yang merekrutnya.

Dalam sistem kerja outsourcing, perusahaan penyedia jasa ini akan melakukan pembayaran terlebih dahulu kepada para karyawannya, lalu kemudian mereka menagih ke perusahaan klien. Tenaga kerja outsourcing sendiri biasanya bekerja dengan cara sistem kontrak dengan perusahaan yang menggunakan jasa mereka, perusahaan penyalur hanya bertugas menyalurkan mereka ke perusahaan pengguna jasanya

Jika tenaga kerja outsourcing dan kontrak sama-sama bekerja secara kontrak dalam sebuah perusahaan, lalu hal apakah yang membedakan kedua jenis karyawan ini?

Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak

Beberapa hal yang menjadi perbedaan mendasar antara tenaga kerja outsourcing dengan karyawan kontrak adalah dari dalam sistem kerja yang mereka jalani. Seorang karyawan kontrak biasanya direkrut oleh perusahaan untuk bekerja dengan sistem kontrak yang nantinya harus disetujui oleh kedua pihak. Kontrak ini mengatur perjanjian hubungan kerja dalam satu periode waktu yang telah ditentukan. Misalnya, 12 bulan atau kontrak 1 tahun.

Sedangkan tenaga kerja outsourcing proses rekrutmennya dilakukan oleh pihak ketiga. Di mana outsourcing karyawan sendiri dibagi menjadi dua yaitu pihak pemborong seluruh pekerjaan serta pihak penyalur tenaga kerja itu sendiri.

Selain perbedaan dalam sistem rekrutmen kerja yang ada antara karyawan kontrak dan tenaga kerja outsourcing. Hal lain yang membedakan adalah lama masa kerja dari karyawan kontrak dan karyawan outsourcing.

Masa kerja dari karyawan kontrak biasanya disepakati bersama dalam kontrak kerja dengan jangka waktu maksimal adalah dua tahun. Sedangkan untuk tenaga kerja outsourcing masa kerjanya tidak pasti, artinya kontrak kerja dari tenaga kerja outsourcing tergantung dengan seberapa lama pihak perusahaan membutuhkan jasa dari tenaga kerja tersebut.

Selain itu perjanjian kerja yang dibuat untuk karyawan kontrak biasanya dibuat secara tertulis antara perusahaan dengan pihak karyawan kontrak dan biasanya perjanjian ini disebut sebagai PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu). Sedangkan untuk para karyawan outsourcing biasanya perjanjian kerja tidak diberikan dari perusahaan namun dari pihak penyalur kerja yang menyalurkan mereka.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Jasa Outsourcing Karyawan

Seperti halnya seluruh aspek dalam kehidupan yang memiliki pro dan kontra atau kelebihan dan kekurangan. Outsourcing karyawan pun memiliki value yang serupa. Nah, berikut beberapa kelebihan serta kekurangan dari menggunakan jasa outsourcing karyawan dalam perusahaan.

Kelebihan Mempekerjakan Tenaga Kerja Outsourcing

1. Menghemat biaya pelatihan karyawan

Tenaga kerja outsourcing biasanya telah memiliki keahlian spesifik seperti yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan keahlian yang telah dimiliki oleh karyawan ini, maka perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan uang untuk memberikan pelatihan kepada para karyawan barunya.

2. Tidak perlu repot melakukan proses perekrutan

Tenaga kerja outsourcing adalah karyawan yang didapat dengan menggunakan pihak ketiga (pihak perantara) atau biasanya juga disebut sebagai perusahaan penyalur tenaga kerja. Pihak penyalur tenaga kerja ini juga biasanya telah melatih para calon karyawan outsourcing itu dengan berbagai keterampilan sesuai yang dibutuhkan.

Kekurangan Mempekerjakan Tenaga Kerja Outsourcing

1. Kecanduan terhadap outsourcing karyawan

Pihak perusahaan yang sering menggunakan jasa dari penyedia outsourcing karyawan biasanya akan mengalami ketergantungan terhadap karyawan outsourcing. Karena dinilai lebih mudah untuk direkrut sekaligus tidak membutuhkan banyak waktu.

Nah, tenaga kerja outsourcing ini biasanya sering dijadikan solusi bagi para perusahaan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan atau proyek tertentu.

2. Informasi perusahaan rentan bocor

Memang sebenarnya tidak disarankan ketika perusahaan menggunakan Tenaga kerja outsourcing untuk mengerjakan pekerjaan yang berkaitan erat dengan kegiatan utama bisnis. Namun banyak dari pekerjaan dari tenaga kerja outsourcing sendiri yang beresiko meningkatkan peluang bocornya rahasia perusahaan. Risikonya, informasi yang didapat dari internal perusahaan itu bisa dijual ke pihak lain atau kemungkinan lebih buruknya adalah diketahui oleh kompetitor.

3. Kontrak yang cukup singkat

Kontrak kerja karyawan outsourcing yang relatif singkat biasanya juga akan merepotkan perusahaan. Hal ini dikarenakan pihak perusahaan harus mencari karyawan baru atau memperbarui kontraknya secara berkala.

Kesimpulan

Melihat penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa tenaga kerja outsourcing berbeda dengan tenaga kerja kontrak walaupun konsep kerjanya sama-sama dikontrak oleh perusahaan. Tenaga kerja kontrak adalah tenaga kerja mandiri yang bekerja dalam perusahaan tanpa perantara pihak ketiga. Sedangkan tenaga kerja outsourcing melakukan pekerjaan dalam perusahaan melalui perantara dari perusahaan penyalur.

Penggunaan tenaga kerja outsourcing sendiri bagi perusahaan memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan masing masing. Karenanya, diharapkan perusahaan cukup jeli dan mampu memanfaatkan jasa outsourcing karyawan dengan bijak dan maksimal.

Permudah Cara Anda Mengelola Absensi Karyawan Outsourcing dengan PayrollBozz

Dalam menggunakan jasa outsourcing karyawan, tentu Anda akan mencari kandidat yang mumpuni dan sekiranya dapat bekerja dengan baik dalam perusahaan Anda, bukan?

Maka dari itu tak ada salahnya untuk menggunakan aplikasi PayrollBozz yang dapat membantu Anda dalam mengelola absensi karyawan. Tak hanya itu, perangkat lunak ini juga dapat digunakan sebagai sistem penggajian yang lebih modern dan efisien. Urusan cuti dan izin karyawan pun juga bisa Anda kelola dari mana saja lewat aplikasi PayrollBozz.

Jika Anda sering mengalami kesulitan dalam hal perhitungan reimbursement, pajak, BPJS dan komponen lain dalam perusahaan. PayrollBozz juga dapat diandalkan untuk membantu memudahkan pekerjaan tersebut sehingga Anda dapat menghemat lebih banyak waktu untuk produktif dalam hal lain.

Tak hanya itu, laporan absensi bulanan pun juga akan secara otomatis tersedia dalam aplikasi ini. Sehingga akan sangat memudahkan Anda dalam mengelolanya.

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan aplikasi PayrollBozz dan permudah cara Anda dalam mengelola absensi dan seluruh kebutuhan mobile HR.

Ini Dia 10 Attitude dan Skill yang Wajib Dimiliki Agar Terhindar Dari PHK

Human resource, Informasi, Karir, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·September 16, 2020September 16, 2020

Tips terhindar PHK – Situasi COVID-19 memang membuat banyak perusahaan harus melakukan perampingan karyawan secara besar-besaran. Tidak jarang kita lihat berita di televisi, ada perusahaan yang bahkan harus memecat sebagian besar karyawannya karena sudah tak sanggup membayar gaji mereka akibat perusahaan yang tak lagi bisa beroperasi secara normal.

Pasti terkadang terselip juga di hati Anda sedikit kekhawatiran jika Anda akan bernasib sama dengan para karyawan tersebut. Apalagi kalau perusahaan Anda terkena dampak yang luar biasa akibat pandemik yang melanda dunia ini.

Meskipun begitu, sebenarnya Anda tak perlu khawatir lho. Sebab, bila Anda memiliki beberapa skill dan attitude ini, tak akan ada perusahaan yang mau memecat Anda. Mau tahu Tips terhindar PHK? Kita bahas bersama yuk!

Komunikasi yang baik

Tips terhindar PHK yang pertama adalah memiliki kemampuan yang seringkali dianggap sepele, tapi sangat penting artinya saat Anda bekerja di sebuah perusahaan. Skill komunikasi yang baik meliputi cara berbicara (terutama di depan umum), cara mendengarkan, sikap tubuh, dan ekspresi.

Perlu diingat bahwa apapun posisi Anda di perusahaan, besar kemungkinan Anda akan harus berhadapan dengan orang lain, baik itu saat rapat internal maupun saat berhadapan dengan klien.

Jika tak memiliki communication skill, tentu Anda akan kesulitan mengekspresikan pikiran Anda dengan jelas, yang berakibat buruk pula bagi reputasi perusahaan tempat Anda bekerja.

Teknologi

Penguasaan teknologi bukan berarti Anda wajib bisa menguasai bahasa-bahasa pemrograman atau membuat website sendiri dari nol (kecuali Anda memang staf di bagian IT).

Kemampuan teknologi dasar pun sudah cukup kok. Paling tidak, jangan sampai Anda dianggap gaptek oleh perusahaan. Minimal Anda harus mahir menggunakan software seperti Microsoft Office.

Bila Anda punya sedikit kemampuan menggunakan software desain grafis seperti Adobe Illustrator atau Corel Draw, tentu itu lebih baik lagi.

Intinya, semakin banyak kemampuan Anda di bidang teknologi, maka keberadaan Anda akan semakin dihargai oleh perusahaan. Bila ternyata Anda belum menguasai itu semua, tak usah cemas.

Ada banyak tutorial penggunaan software untuk pemula yang bisa Anda pelajari di internet. Asalkan Anda memiliki tekad kuat untuk belajar, pasti akan ada jalan kok.

Bisa bekerja dalam tim

Berbeda dengan pekerjaan sebagian besar freelancer, saat Anda bekerja penuh waktu di sebuah perusahaan, maka Anda harus siap untuk bekerja secara tim. Apalagi saat menangani suatu proyek besar.

Nah, bila Anda selama ini tak mengalami kesulitan saat bekerja bersama-sama dengan rekan yang lain, maka ini pasti merupakan nilai plus bagi Anda.

Perusahaan tentu akan menilai apakah Anda bisa memimpin tim maupun dipimpin oleh orang lain, dan apakah Anda bisa secara aktif berkontribusi dalam tim untuk bersama-sama mencapai tujuan perusahaan.

Multitasking

Tips terhindar PHK selanjutnya memiliki Skill yang satu ini sudah pasti sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Apalagi bila jumlah karyawan mengalami penyusutan, tentu perusahaan akan lebih memilih mereka yang mampu mengerjakan beberapa hal sekaligus agar lebih efisien.

Sehingga, sangat penting bagi Anda untuk dapat menangani segala sesuatu yang ditugaskan oleh atasan dengan tetap menghasilkan kualitas kerja yang bagus.

Meskipun begitu, tetapkan batas maksimal berapa pekerjaan yang bisa Anda tangani dalam satu waktu agar tak kewalahan. Untuk itu, Anda membutuhkan manajemen waktu yang baik agar segala sesuatunya tetap terorganisir dan semua pekerjaan Anda bisa selesai tepat waktu.

Problem solving skill yang baik

Tak ada satu pun pekerjaan di dunia ini yang bebas masalah, walaupun itu adalah pekerjaan yang sudah Anda tangani bertahun-tahun. Bila terjadi masalah dalam project yang Anda kerjakan atau Anda melakukan kesalahan yang berakibat fatal, maka sangatlah penting untuk tetap bersikap tenang dan berkepala dingin, agar semuanya bisa diselesaikan dengan baik.

Perusahaan tahu bahwa keadaan tak mungkin selalu berjalan dengan mulus, tapi yang terpenting adalah memiliki karyawan yang dapat diandalkan dalam menangani situasi-situasi genting seperti itu.

Nah, bila Anda adalah tipe karyawan yang selalu memiliki jalan keluar untuk setiap persoalan, SELAMAT! Anda pasti akan dipertahankan oleh perusahaan dalam situasi apapun.

Menggunakan sosial media dengan efektif

Hampir semua orang di zaman sekarang bisa menggunakan sosial media, tetapi tak semua orang bisa menggunakanya dengan efektif.

Maksudnya?

Ini berarti bahwa dibutuhkan skill tertentu untuk bisa menggunakan sosial media agar memberikan dampak positif bagi perusahaan. Sosial media tidak dianggap hanya sebagai tren sesaat saja, tapi sekarang dianggap sebagai cara networking baru, berkomunikasi dengan klien, dan memasarkan bisnis Anda.

Terampil dalam penggunaan media sosial yang efektif menjadi suatu kebutuhan wajib. Jadi, pastikan sosial media perusahaan Anda terlihat profesional dan kredibel.

Tak cukup hanya sering posting di instagram atau twitter saja untuk bisa menarik minat calon konsumen atau investor, tetapi diperlukan kemampuan membaca tren, membuat desain yang eye catchy, membuat jargon-jargon menarik, dan menyesuaikan dengan selera pasar saat membuat postingan di sosial media.

Jadi, mulai sekarang coba asah skill sosial media Anda agar terus terpakai oleh perusahaan ya!

Kemampuan adaptasi dengan baik

Budaya kerja di zaman sekarang adalah setiap orang harus bisa beradaptasi dengan berbagai perubahan yang ada, mulai dari perubahan cara kerja, aturan, peran, hingga fungsi kerja di perusahaan.

Tidak jarang bukan, Anda yang awalnya bekerja di bagian produksi tiba-tiba dipindah tugaskan menjadi staf bagian marketing, misalnya. Kemampuan beradaptasi tentu akan menjadi aset berharga apabila Anda bekerja di perusahaan yang sering melakukan pertukaran peran seperti itu.

Kemampuan bahasa

Tips terhindar PHK selanjutnya punya Kemampuan berbahasa asing, ini adalah aset yang sangat penting utuk Anda miliki.

Walaupun di zaman sekarang banyak orang sudah menguasai bahasa Inggris, tapi tak ada salahnya lho kalau Anda menambah penguasaan bahasa asing lainnya, seperti Korea, Jepang, Mandarin, Perancis, dan bahasa lain.

Pasti perusahaan akan berpikir dua kali untuk menendang anda dari perusahaan.

Sikap menghormati orang lain

Rasa hormat di tempat kerja tidak hanya soal menghormati sesama karyawan atau terhadap atasan saja, lho, melainkan juga menghormati diri sendri, klien dan customer.

Sikap hormat di sini bukan berarti mengiyakan semua yang dikatakan orang lain, tetapi menghargai orang lain saat terjadi perbedaan pendapat. Mereka yang memiliki tipe sikap seperti ini bersedia memperlakukan orang lain dengan sopan dan profesional, meskipun mereka tidak setuju dengan sudut pandang orang lain.

Berkomitmen pada pekerjaan

Perusahaan sangat membutuhkan karyawan yang berkomitmen pada tugas yang diberikan, baik kecil maupun besar. Perusahaan biasanya menilai bagaimana respon seorang karyawan saat diberikan pekerjaan yang sekilas terlihat “remeh”.

Kalau karyawan mengerjakan pekerjaan sekecil apapun dengan kualitas tinggi dan menganggap sama pentingnya dengan pekerjaan yang besar, maka karyawan tersebut sudah pasti akan mendapatkan nilai lebih di mata perusahaan.

Nah, demikian Tips terhindar PHK dan beberapa attitude dan skill yang sangat dihargai oleh perusahaan, dan pastinya akan membuat posisi Anda aman dari PHK.

Kalau sekarang Anda belum memiliki attitude dan skill tersebut, jangan kuatir, segera saja asah hal-hal tersebut agar kualitas Anda sebagai karyawan semakin bernilai tinggi. Selamat mencoba!

10 Aturan Tentang Cara Memecat Karyawan yang Harus Anda Ketahui

Human resource, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·Agustus 14, 2020Agustus 14, 2020

Saat Anda menduduki posisi sebagai manajer atau pimpinan di sebuah perusahaan, memang banyak keuntungan dan fasilitas yang bisa didapat. Tetapi selain itu, banyak juga tanggung jawab yang harus dipikul, termasuk soal memecat karyawan.

Jujur saja, pasti sebenarnya Anda tak menginginkan kalau sampai harus memecat karyawan, apalagi kalau secara pribadi Anda cukup dekat dengan mereka.

Selain itu, karyawan biasanya tidak menyangka bahwa perusahaan akan sampai hati memecat mereka. Tapi apa boleh buat, bila kinerja mereka buruk atau kondisi perusahaan sedang tak bagus, bisa jadi tiba saatnya Anda harus melakukan tindakan yang tidak menyenangkan ini.

Nah, jika Anda pada akhirnya harus memberhentikan karyawan Anda, sebaiknya simak dulu penjelasan tentang beberapa hal yang harus diperhatikan soal cara memecat karyawan agar prosesnya berlangsung dengan lancar.

Memberikan aturan yang jelas kepada karyawan

Seringkali, performa yang buruk dari seorang karyawan diawali dari ketidakjelasan aturan saat Anda mempekerjakan mereka. Misalnya saja, Anda tak memberikan job desc yang jelas atau aturan yang tegas tentang cara bekerja dan hasil seperti apa yang diharapkan.

Namun, bila Anda sudah memberikan semua bimbingan dan pengarahan kepada karyawan, tetapi mereka tetap saja tidak bisa mengerjakan tugas dengan baik, maka yang perlu Anda lakukan adalah memberikan alasan yang jelas kenapa Anda haus memecat mereka.

Sampaikan jujur dan apa adanya. Itulah cara terbaik. Dengan begitu, karyawan Anda akan tahu di mana letak kesalahannya, dan dia pun bisa memperbaiki sikapnya tersebut di tempat kerja yang baru.

Jangan mempermalukan karyawan

Jika Anda harus memecat karyawan, lakukanlah dengan private dan jangan sampai mempermalukan mereka, apalagi di depan umum. Walaupun karyawan itu bermasalah atau melakukan kesalahan yang besar, sebagai atasan Anda tetap wajib menjaga harga dirinya agar tidak jatuh di hadapan rekan kerjanya yang lain.

Agar lebih aman dan nyaman, Anda bisa menyampaikan pemecatan tersebut di luar jam kantor setelah karyawan lainya meninggalkan kantor agar privacy lebih dapat terjaga dengan baik.

Menghadirkan saksi

Salah satu hal yang perlu dilakukan adalah menghadirkan saksi atau perwakilan dari departemen SDM saat Anda memecat karyawan. Ini sebaiknya dilakukan agar Anda bisa membuktikan bahwa pemecatan yang Anda lakukan sudah sesuai dengan aturan dan tidak melanggar hukum.

Selain itu, bila karyawan yang Anda pecat adalah tipe pribadi yang mudah emosi atau dikhawatirkan dapat melakukan tindakan kekerasan, maka dengan hadirnya pihak lain dalam ruangan, itu bisa mengantisipasi jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Pastikan tindakan anda legal

Hal lain yang harus diperhatikan sebelum pemecatan karyawan adalah memastikan bahwa segala sesuatunya sudah berjalan sesuai aturan hukum, termasuk pasal-pasal yang ada di dalam kontrak kerja.

Bila di dalam kontrak tertulis bahwa karyawan berhak mendapat cuti dalam tanggungan atau cuti berbayar saat menderita sakit, maka Anda tidak dapat memecat mereka karena alasan tersebut.

Atau apabila di dalam kontrak kerja disebutkan saat terjadi pemecatan maka karyawan berhak menerima pesangon 3 bulan gaji misalnya, maka sejumah itulah pesangon yang harus dibayarkan oleh perusahaan, tidak boleh kurang.

Beri peringatan dulu sebelumnya

Sebelum Anda memecat seorang karyawan, beri mereka peringatan bahwa mereka tidak berkinerja baik. Jika Anda memecat karyawan karena pelanggaran kebijakan yang serius, mungkin ceritanya akan sedikit berbeda. Namun jika kinerjanya buruk, sebaiknya lakukan tinjauan kinerja sebelum memecat mereka.

Hal ini agar Anda dapat memberikan teguran bila kinerja mereka buruk, dan memberikan mereka kesempatan untuk memperbaiki diri. Beri setidaknya minimal 2 kali peringatan sebelum Anda melakukan pemecatan.

Dengan begitu, karyawan tidak akan merasa tindakan pemecatan dilakukan secara tiba-tiba, melainkan setelah melalui proses yang panjang.

Selalu berikan karyawan kesempatan untuk meningkatkan kinerja terlebih dahulu, dan ambil pemecatan sebagai pilihan terakhir Anda. Sebelum memecat, pastikan Anda telah mendokumentasikan kinerja karyawan “secara tertulis” sebagai bagian dari proses peninjauan kinerja resmi Anda.

Dokumentasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan tersebut tidak lantas terkejut dengan tindakan Anda, dan juga dapat membantu Anda mempertahankan tindakan Anda secara hukum jika diperlukan.

Beritahu karyawan yang lain dengan profesional

Sangatlah penting untuk memberi tahu karyawan yang lain bahwa Anda melepaskan salah satu rekan kerja mereka. Misalnya, Anda mungkin ingin menunjukkan bahwa akan ada perubahan dalam beban kerja atau peluang baru yang tersedia.

Tapi satu hal yang perlu diingat, jangan membahas secara detail dan memberikan detail yang terlalu personal, sebab itu bisa menjadi bahan gosip di kantor. Sampaikanlah informasi pemberhentian karyawan dengan profesional, dan selalu ingat untuk menjaga harga diri karyawan yang dipecat.

Lakukan pemecatan dengan bertatap muka secara langsung

Cara Anda memecat seorang karyawan sangatlah penting. Secanggih apa pun teknologi zaman sekarang, jangan memecat karyawan dengan menggunakan metode elektronik seperti email, whatsapp, voice mail, atau telepon.

Saat Anda memecat seorang karyawan, setidaknya hargai keberadaan mereka dengan melakukannya dengan sopan, beretika, dan langsung bertatap muka. Dengan begitu karyawan pun akan merasa dihargai sebagai seorang manusia.

Tegaskan kalau itu adalah keputusan final perusahaan

Saat memecat karyawan, ada kemungkinan mereka akan melakukan negosiasi untuk mengubah keputusan Anda, agar tak jadi memecat mereka. Nah, bila itu terjadi, sebaiknya tegaskan bahwa pemecatan yang dilakukan adalah keputusan final perusahaan dan tidak dapat diubah.

Jangan biarkan karyawan tersebut percaya bahwa ada peluang untuk memengaruhi keputusan Anda.

Minta mereka mengembalikan fasilitas perusahaan yang digunakan

Di beberapa perusahaan, biasanya karyawan dapat menggunakan fasilitas kantor seperti laptop, telepon genggam, kendaraan, atau perlengkapan kerja lainnya. Nah, saat melakukan pemecatan, minta agar mereka mengembalikan semua fasilitas itu berikut kunci kantor atau brankas yang mereka pegang, juga ID Card pegawai.

Ini juga termasuk dengan pinjaman karyawan bila ada. Cek dengan bagian HRD dan keuangan, apakah masih ada tunggakan pinjaman yang belum dilunasi. Pastikan semua hal itu sudah beres sebelum mereka meninggalkan kantor.

Berikan kompensasi sesuai aturan

Ini adalah hal yang sangat penting dan tak boleh sampai terlewatkan. Karyawan yang dipecat tentu bisa jadi belum memiliki rencana untuk melanjutkan bekerja di tempat lain.

Oleh karena itu perusahaan wajib memberikan hak kompensasinya berupa pesangon sesuai aturan yang berlaku. Dan pastikan agar hak-hak mereka sudah terpenuhi sebelum hari terakhir mereka bekerja di kantor.

Apabila perusahaan belum bisa membayar semua pesangonnya dalam sekali waktu, buat perjanjian tertulis kapan perusahaan akan membayar lunas semuanya. Tetapi, pastikan jangka waktunya tidak terlalu lama agar tidak menyulitkan kehidupan mantan karyawan Anda nantinya.

Memecat karyawan tidak pernah jadi kegiatan yang menyenangkan, sesering apapun Anda sudah pernah melakukannya. Meskipun begitu, semoga dengan tips-tips cara memecat karyawan yang telah kita bahas di atas, tugas tersebut semakin terasa ringan dan bisa berjalan dengan lancar tanpa masalah.

Do’s and Don’ts Saat Membuat Iklan Lowongan Kerja

Human resource, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·Agustus 13, 2020Agustus 13, 2020

Sebagai staf HRD di perusahaan, seringkali Anda bertugas untuk membuat iklan lowongan pekerjaan karena tuntutan penambahan karyawan secara berkala di kantor tempat Anda bekerja.

Walaupun terlihat sederhana, tetapi membuat iklan lowongan kerja juga perlu strategi tersendiri lho. Hal ini agar Anda bisa mendapat calon karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Nah, oleh karena itu berikut ini kita akan membahas semua hal tentang iklan lowongan kerja, dan hal-hal apa saja yang sebaiknya ada dan hal yang harus dihindari saat membuat iklan lowongan kerja.

Apa itu iklan lowongan kerja?

Iklan lowongan kerja adalah sebuah bentuk pengumuman yang menginformasikan kepada pihak eksternal perusahaan, bahwa diperlukan orang untuk mengisi posisi tertentu yang sedang kosong.

Tujuan utama dari iklan lowongan kerja adalah menarik minat calon karyawan berkualitas untuk melamar bekerja ke perusahaan tersebut.

Biasanya iklan lowongan kerja bersifat informatif dan persuasif, artinya selain menginformasikan tentang lowongan kerja dan juga latar belakang perusahaan, juga mengajak orang untuk melamar di posisi yang kosong tersebut.

Mengapa membuat iklan lowongan kerja yang baik itu sangat penting?

Ternyata membuat iklan lowongan kerja tak boleh asal-asalan lho. Ini karena, sebuah iklan yang baik akan mampu membuat calon kandidat yang potensial menjadi tertarik untuk melamar. Sebaliknya, bila iklan lowongan pekerjaan hanya dibuat setengah hati, maka besar kemungkinan yang melamar pun orang-orang yang tak memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sayang, bukan?

Hal-hal yang harus dicantumkan saat membuat iklan lowongan kerja

Ada beberapa hal yang wajib dicantumkan pada iklan lowongan kerja yang baik, yaitu:

Nama Jabatan

Usahakan agar nama jabatan jelas dan tidak bersifat umum, agar orang yang membaca tahu posisi apa sebenarnya sedang membuka lowongan

Latar belakang perusahaan

Menjelaskan latar belakang perusahaan sangat penting lho, agar calon pelamar bisa mengukur apakah dirinya akan cocok bekerja di suatu industri tertentu ataukah tidak. Penjelasan tentang perusahaan tidak perlu panjang lebar kok, yang penting ada informasi mengenai bidang usaha yang dijalankan dan skala perusahaan tersebut.

Lokasi pekerjaan

Pencantuman lokasi kerja sangat penting untuk diberitahukan di awal. Apalagi bila ternyata lokasi kerja berada di luar kota atau bahkan luar negeri.

Syarat & kualifikasi yang dibutuhkan

Buatlah daftar syarat apa saja yang harus dipenuhi pelamar untuk bisa apply di pekerjaan ini, seperti misalnya:

Ketentuan mengajukan lamaran

Cantumkan bagaimana pelamar bisa mengirimkan lamarannya. Sebaiknya di sini juga diinformasikan apabila perusahaan membutuhkan dokumen-dokumen tertentu, misalnya fotokopi ijazah atau KTP.

Tanggung jawab pekerjaan

Ada baiknya uraikan juga gambaran tugas-tugas yang nantinya harus dikerjakan oleh calon pelamar. Sebutkan juga jenis pekerjaan yang dimaksud, apakah full time job atau part time job.

Di mana sebaiknya memasang iklan lowongan kerja?

Kalau zaman dulu biasanya iklan lowongan kerja hanya dimuat di surat kabar saja, sekarang ada banyak tempat di mana perusahaan bisa memasang iklan-iklan tersebut, yaitu sosial media, situs karir, radio, dan newsletter.

Do’s saat membuat iklan lowongan kerja

Saat membuat iklan lowongan kerja, ada beberapa hal yang sebaiknya dilakukan agar mendapatkan hasil maksimal, yaitu:

Menggunakan judul yang menarik

Pernahkah Anda melihat iklan lowongan kerja yang membosankan? Misalnya saja selalu diawali oleh kata-kata: “Dibuka lowongan” atau ”Dicari“.

Memang tidak ada salahnya sih kalau menggunakan kata-kata tersebut, hanya saja coba bayangkan kalau dari 100 iklan yang ada, 90%-nya menggunakan awalan pembuka yang sama, tentu iklan Anda tak akan terlihat menonjol dan kemugkinan besar bisa terlewat oleh para pencari kerja.

Cobalah untuk mencari kata-kata yang unik dan catchy. Selain itu, tak ada salahnya juga apabila memasukkan nama jabatan yang dicari. Sebagai contoh: “Siapkah Anda menerima tantangan sebagai Manajer Pemasaran kami yang baru?”

Mencantumkan sekilas tentang pekerjaan yang ditawarkan

Ada baiknya pelamar tahu gambaran umum tentang lowongan posisi yang dibuka oleh perusahaan. Dengan begitu, mereka bisa mengukur diri apakah mampu mengerjakan tugas-tugas terebut nantinya.

Katakan keuntungan bekerja di perusahaan Anda

Poin ini bisa Anda jelaskan dari sudut pandang mana pun. Misalnya saja keuntungan bekerja di perusahaan multinasional, fasilitas akomodasi yang akan diterima, atau tunjangan-tunjangan lainnya.

Penjelasan lengkap tentang tata cara pendaftaran

Seringkali kita melihat iklan lowongan kerja yang tidak merinci bagaimana cara mendaftar, sehingga banyak pelamar merasa kebingungan. Nah, untuk menghindari hal tersebut, ada jelaskanlah tata cara pendaftaran secara detail agar memudahkan mereka yang berminat mengisi jabatan tersebut.

Memberikan alternatif mengirim lamaran

Di zaman sekarang, banyak perusahaan memilih untuk menerima lamaran hanya lewat email saja. Meskipun memang jauh lebih praktis dan eknomis, tetapi tak ada salahnya Anda juga memberikan alternatif untuk menerima lamaran kerja melalui pos biasa alias secara fisik. Hal ini dikarenakan tak semua orang memiliki akses internet dengan mudah.

Memberikan range gaji

Walaupun tak semua perusahaan bisa terbuka dalam hal gaji, tapi ada baiknya bila Anda setidaknya memberikan range gaji yang kira-kira akan didapat oleh calon pelamar apabila lolos bekerja di perusahaan Anda.

Don’ts saat membuat iklan lowongan kerja

Selain hal-hal yang wajib ada dalam sebuah job advertisement, ada juga beberapa hal yang sebaiknya jangan pernah dicantumkan dalam pembuatan iklan lowongan kerja, yaitu:

Tak memberikan informasi yang lengkap

Tak ada yang lebih menjengkelkan bagi para pelamar kerja, dibandingkan dengan membaca iklan lowongan kerja yang tak memuat informasi-informasi penting secara lengkap.

Contohnya saja iklan seperti ini: “Lowongan kerja staf keuangan, minimal lulusan D-3. Kirim lamaran ke: ptbuanasejahtera@gmail.com”

Membingungkan bukan, sebab tak ada informasi lain yang bisa didapat dari iklan tersebut. Berikanlah informasi yang lengkap agar calon pelamar bisa mempertimbangkan apakah dirinya mau cocok untuk memeuhi persyaratan yang diajukan atau tidak.

Menuliskan nama jabatan yang samar-samar

Bisa dibilang ini adalah trik murahan yang sering digunakan oleh perusahaan tak jelas untuk “mengelabui” banyak pelamar. Pernah tidak Anda melihat iklan lowongan kerja seperti ini:

“Lowongan pekerjaan sebagai Business Consultant. Lulusan SMA, S-1, S-2 dipersilakan melamar”

Biasanya jenis-jenis iklan seperti ini adalah lowongan untuk posisi salesperson yang dibuat sedemikian rupa agar terkesan lebih bonafid. Tetapi jangan salah, ssekarang udah banyak pelamar kerja yang smart dan tak lagi tertipu dengan istilah-istilah jabatan semacam ini. Sehingga bila Anda tetap menggunakannya, bisa dipastikan tak akan banyak orang yang tertarik untuk melamar.

Mengandung unsur SARA atau hal diskriminatif lainnya

Ini adalah unsur yang sangat tak disarankan dilakukan, tetapi nyatanya masih banyak dilakukan oleh perusahaan-perusahaan saat membuat iklan lowongan kerja. Contoh yang sering ditemui adalah:

– Dicari, wanita berpenampilan menarik..

– Dicari pegawai toko dari suku Jawa, selain itu harap tidak melamar

Atau mewajibkan calon pelamar-nya beragama tertentu, bahkan berpandangan politik tertentu. Lowongan kerja yang baik haruslah bebas dari hal-hal tersebut, karena setiap orang memiliki hak yang sama untuk mendapatkan peluang kerja.

Nah, itu tadi pembahasan lengkap tentang iklan lowongan kerja, dan hal-hal apa yang wajib serta tak boleh dicantumkan saat membuatnya. Semoga informasi ini berguna ya!

Perbedaan HRD dan Personalia yang Perlu Anda Ketahui

Human resource, Sumber Daya Manusia·Agustus 10, 2020Agustus 10, 2020

Kalau Anda sudah lama berkecimpung di dunia pekerjaan, pasti deh tak asing lagi dengan istilah HRD dan juga personalia. Seringkali kita menganggap bahwa HRD dan personalia adalah sama, padahal sebenarnya berbeda. Wajar memang, karena keduanya memiliki peran yang sangat penting dalam mengurus kebutuhan para karyawan di perusahaan. Tanpa HRD dan personalia, bisa dipastikan perusahaan akan kesulitan mencapai tujuannya, karena akan sulit mengelola Sumber Daya Manusia dengan baik.

Meskipun keduanya sama-sama mengurus Sumber Daya Manusia di sebuah organisasi atau perusahaan, tetapi sebenarnya ada perbedaan di antara keduanya. Nah, kali ini kita akan membahas tuntas semua hal tentang HRD dan personalia, termasuk persamaan dan perbedaan mereka.

Apa itu HRD?

HRD adalah singkatan dari Human Resource Development. Sesuai dengan namanya, bagian HRD bertugas untuk mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan SDM di perusahaan, mulai dari proses pencarian karyawan alias rekrutmen, pembinaan dan pengembangan SDM, evaluasi kerja atau assessment, hingga Pemutusan Hubungan Kerja. Jadi, Departemen HRD sangat terlibat dalam semua proses yang berhubungan dengan karyawan berbagai level di perusahaan.

Fungsi HRD bagi perusahaan

Fungsi kerja utama dari departemen SDM adalah untuk mengelola sumber daya manusia di perusahaan. Diharapkan dengan adanya HRD, aktivitas perusahaan dapat terbantu dan sumber daya manusia yang ada bisa dimaksimalkan potensinya, agar target perusahaan dapat tercapai dengan baik. Selain itu, HRD juga harus bisa menempatkan orang-orang pada posisi sesuai dengan potensi dan bakat alaminya.

Fungsi HRD di dalam perusahaan tidak dapat tergantikan, karena HRD lah yang paling mengetahui seluk-beluk setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. HRD juga sangat terlibat dalam proses rekrutmen. Bahkan biasanya, walaupun yang direkrut adalah calon karyawan untuk departemen finance, misalnya, tetap saja departemen SDM turut melakukan interview untuk dapat membantu mengambil keputusan apakah seseorang cocok bekerja di perusahaan tersebut.

Itulah sebabnya, kalau Anda melamar kerja ke sebuah kantor, biasanya pada proses interview terbagi menjadi 2 sesi, yaitu interview user dan interview HRD.

Interview user berarti Anda akan dihadapkan pada atasan langsung di departemen yang dituju, misalnya departemen marketing atau departemen keuangan. Sedangkan interview HRD berarti Anda akan dihadapkan pada manajer atau staf ahli di departemen tersebut, yang akan menilai apakah secara mental cocok menempati posisi yang dilamar, dan apakah Anda mampu beradaptasi dengan budaya perusahaan.

Bisa jadi Anda lolos interview user, tetapi tidak lolos interview HRD karena mereka menganggap secara psikologis Anda tidak cocok bekerja di sana. Itulah sebabnya, biasanya dalam proses rekrutmen HRD tak hanya menilai skill saja, tapi juga sisi psikologis seseorang melalui alat bantu seperti psikotes dan analisa psikolog pada saat wawancara.

Tugas dan Tanggung Jawab HRD di Perusahaan

Tanggung jawab departemen SDM di dalam perusahaan adalah untuk memastikan karyawan dapat terpenuhi hak dan memenuhi kewajibannya dengan baik, sedangkan tugas HRD adalah melakukan analisis mengenai kebutuhan SDM perusahaan, melakukan rekrutmen, lalu pemetaan untuk posisi kerja karyawan, serta akan ditaruh di bagian mana saja mereka.

Tak hanya berhenti sampai di situ, HRD juga bertugas untuk melakukan training dan delevopment terhadap karyawan, agar mereka bisa memaksimalkan kemampuan diri dan menunjang kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Inilah yang menjadi tugas paling penting dari HRD, yaitu mengelola SDM perusahaan agar selalu bisa menampilkan performa terbaiknya. Selain itu, departemen SDM juga memiliki tugas mengurus masalah penggajian karyawan, tunjangan, bonus, cuti, lembur, pajak, asuransi kesehatan, dan lainnya.

Apa itu Personalia?

Nah, setelah tadi kita membahas tentang HRD, maka tiba saatnya kita bahas soal Personalia. Jadi, personalia adalah kegiatan pengelolaan urusan administrasi SDM dalam suatu organisasi atau perusahaan. Personalia memang masih merupakan satu atap dengan HRD, meskipun dengan pembagian tugas yang berbeda.

Fungsi personalia

Sebenarnya, personalia masih merupakan bagian dari departemen HRD. Meskipun begitu, untuk urusan tanggung jawab memang sedikit berbeda. Personalia adalah bagian khusus yang melayani kebutuhan karyawan seperti soal gaji, kehadiran, cuti, dan administrasi lain. Beberapa fungsi divisi personalia, antara lain adalah:

Memenuhi kebutuhan SDM perusahaan

Fungsi pertama personalia adalah memenuhi kebutuhan perusahaan akan karyawan atau sumber daya manusia. Jumlah karyawan yang dibutuhkan bergantung kepada kebutuhan perusahaan dan tujuan bisnis yang hendak dicapai. Dalam hal ini, bagian personalia harus berkoordinasi dengan departemen-departemen terkait agar bisa mendapatkan calon SDM yang sesuai dengan kebutuhan departemen tersebut.

Menghitung hak kompensasi karyawan

Bagian personalia juga bertugas untuk mengurus masalah kompensasi karyawan, mulai dari gaji, tunjangan, dan lain sebagainya. Seperti kita tahu, terutama dalam perusahaan-perusahaan besar, ada banyak hal yang menjadi faktor saat menentukan gaji karyawan, mulai dari lama bekerja, performa pekerjaan, tingkat kehadiran, dan kedisiplinan. Nah, bagian personalia lah yang bertugas untuk mengurus itu semua agar adil dan semua karyawan mendapat kompensasi yang sesuai dengan haknya.

Menangani bila ada konflik antara perusahaan dan karyawan

Tidak jarang di dalam perusahaan terjadi adanya konflik kepentingan antara pihak manajemen dan karyawan. Nah, salah satu fungsi personalia adalah menjadi penengah bila terjadi hal seperti ini. Biasanya, pihak personalia akan menggunakan Undang-Undang Ketenagakerjaan untuk memastikan hak dan tanggung jawab kedua belah pihak terpenuhi.

Tugas personalia

Ada banyak tugas dari divisi personalia yang harus mereka lakukan agar karyawan bisa terpenuhi kebutuhannya, yaitu:

Merumuskan kebutuhan tenaga kerja perusahaan berdasarkan data-data dari setiap departemen
Merumuskan anggaran yang dibutuhkan untuk mengelola SDM perusahaan
Melakukan penerimaan dan seleksi karyawan
Merumuskan job desc masing-masing fungsi kerja
Menyiapkan kontrak kerja
Menyusun file database karyawan
Mengurus kompensasi karyawan, seperti gaji, tunjangan, bonus, THR, dan lain sebagainya
Mengawasi kehadiran karyawan
Menyusun absensi daftar hadir
Mengawasi bila terjadi tindakan indisipliner karyawan
Mengurus pinjaman dan cicilan karyawan
Menyusun dokumen-dokumen ketenagakerjaan

Persamaan dan perbedaan antara HRD dan Personalia

Walaupun sama-sama mengurus SDM di perusahan, tetapi personalia lebih berperan untuk hal-hal yang bersifat administratif, sedangkan HRD lebih dalam terlibat dalam pembinaan dan pengelolaan SDM para individu yang bekerja di perusahaan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara HRD dan personalia terdapat pada ruang lingkup kerja keduanya. Personalia biasanya berfokus pada area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi HRD, sedangkan HRD lebih berfokus pada pengembangan karyawannya. Meskipun begitu, keduanya tak dapat dipisahkan, karena fungsi tugasnya saling melengkapi. Tanpa keberadaan personalia, maka fungsi HRD pun tidak akan bisa berjalan dengan maksimal.

Apabila kedua bagian ini bisa berjalan dengan harmonis dan saling bahu-membahu melaksanakan tugasnya, maka bisa dipastikan perusahaan pun akan dapat bekerja dengan maksimal karena semua kebutuhan karyawannya sudah dapat ditangani dengan baik.

Nah, sudah jelas bukan walaupun ada persamaan antara HRD dan Personalia, tetapi ada sedikit perbedaan tanggung jawab di antara mereka. Semoga dengan penjelasan di atas, Anda jadi tak bingung lagi membedakan keduanya ya!

Lebih mudah kelola absensi dan penggajian karyawan dengan PayrollBozz

Jenis-jenis Tes Psikologi yang Akan Anda Hadapi Saat Melamar Kerja ke Perusahaan

Human resource, Informasi, Karir, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·Agustus 6, 2020Agustus 6, 2020

Lapangan pekerjaan yang terbatas bila dibandingkan dengan calon pelamar kerja yang ada memang membuat perusahaan harus mengadakan tes berlapis dalam memilih kandidat terbaiknya. Tak hanya tes tertulis, wawancara, dan tes kesehatan saja, tapi sekarang juga mulai banyak perusahaan yang mengadakan psikotes alias tes psikologi. Alasannya tentu agar perusahaan dapat melakukan seleksi dengan lebih akurat.

Apa itu tes psikologi?

Tes psikologi atau psikotes adalah tes yang menggunakan sampel perilaku untuk menilai konstruksi psikologis, seperti fungsi kognitif dan emosional, tentang individu tertentu.

Ada banyak jenis tes psikologi, diantaranya adalah:

Tes Myers-Briggs
Tes Sinonim
Tes Antonim
Tes Big Five
Tes Acak Kata
Tes Wartegg
Tes Gambar Orang
Tes Gambar Pohon
Tes Kraepelin
Tes Pauli
Tes Deret Angka, dan masih banyak lagi

Tes Psikologi dalam pekerjaan

Tes psikologi untuk pekerjaan yang biasa disebut pula dengan tes psikometrik adalah metode ilmiah yang digunakan untuk mengukur kemampuan mental dan gaya perilaku seseorang. Ini dianggap sebagai metode paling efektif untuk mengukur kecocokan seorang pelamar kerja dengan posisi yang mereka lamar.

Biasanya, psikotes dirancang untuk mengukur kesesuaian kandidat untuk suatu posisi berdasarkan karakteristik kepribadian yang diperlukan untuk memenuhi fungsi kerja tersebut. Dengan kata lain, tes psikologis dalam pekerjaan dirancang untuk melihat seberapa baik seorang kandidat cocok dengan budaya suatu perusahaan dan pekerjaan yang nanti akan dilakukannya bila diterima bekerja.

Tujuan tes psikologi untuk rekrutmen

Ada berbagai tujuan mengapa perusahaan melakukan tes psikologi kepada calon karyawannya, yaitu:

Mengukur potensi kecerdasan intelegensi, emosional, dan spiritual

Di zaman sekarang, nilai bagus dan ijazah tak lantas menjamin seseorang memiliki karakter dan etos kerja yang baik. Itulah sebabnya, perusahaan membutuhkan alat bantu untuk mengukur kecerdasan intelegensi, emosional, dan spiritual dengan psikotes. Hal ini sangat penting terutama untuk posisi-posisi di mana dibutuhkan pribadi yang matang dan bertanggung jawab, seperti posisi manajer atau kepala bagian.

Lebih mengenal karakter calon karyawan

Psikotes dirancang untuk dapat mengetahui kepribadian seseorang, walaupun orang tersebut berusaha menutupinya. Bisa saja seseorang terlihat percaya diri dan fokus, padahal sebenarnya ia orang yang mudah gugup dan kehilangan konsentrasi saat berada di bawah tekanan. Kalau saat interview kerja biasanya seseorang mampu menampilkan hanya sisi terbaiknya saja, namun tidak demikian ceritanya saat berhadapan dengan psikotes, karena ia tidak dapat membohongi tes psikologi.

Mengetahui tipe karyawan dalam bekerja

Apakah Anda lebih nyaman bekerja sendirian atau dalam tim? Nah, salah satu tugas psikotes adalah menemukan tipe bekerja seseorang agar bisa ditempatkan sesuai dengan potensi dan bakat alaminya.

Selain itu, psikotes juga dapat mendeteksi apakah Anda sebagai pelamar kerja cukup tahan terhadap tekanan atau stres, terutama pada pekerjaan-pekerjaan yang menuntut karyawannya tahan mental dalam menghadapi situasi-situasi di luar dugaan.

Perusahaan dapat menempatkan karyawan di posisi yang tepat

Tidak ada yang lebih menghambat pekerjaan dibandingkan dengan penempatan orang yang salah untuk suatu jabatan. Sebagai contoh, bila perusahaan memilih sosok manajer yang tak tegas dan tak disiplin tentu bisa menghancurkan kualitas sebuah tim. Itulah salah satu penyebab mengapa psikotes dapat sangat membantu perusahaan, karena bisa membantu mereka menempatkan karyawan di jabatan dan fungsi kerja yang tepat.

Jenis-jenis tes psikologi untuk rekrutmen pegawai

Walaupun ada banyak terdapat tes psikologi, namun untuk melakukan rekrutmen karyawan baru, biasanya ada beberapa psikotes yang sangat populer digunakan oleh perusahaan, yaitu:

Big Five

Tes yang pertama adalah Big Five. Tes ini dapat digunakan untuk memprediksi cara belajar dan metode kerja kandidat yang mendaftar.

Cara mengerjakan Tes Big Five ini adalah Anda akan diberikan pertanyaan yang harus Anda jawab dengan skala dari 1 sampai dengan 5. Skala 1 = sangat tidak setuju, dan skala 5 = sangat setuju. Dari jawaban yang diberikan itulah psikolog perusahaan dapat melihat tipikal metode kerja Anda sebagai seorang calon karyawan.

Myers-Briggs

Bisa dibilang, ini adalah jenis tes psikologi yang paling populer. Bahkan, Anda pun bisa mengambil tes ini secara gratis di internet dan langsung mendapatkan hasilnya.

Tes kepribadian Myers-Briggs bisa membantu Anda lebih mengenal diri Anda sendiri. Ini pun biasanya digunakan perusahaan untuk lebih mengenal kepribadian karyawannya.

Hasil tes Myers-Briggs biasanya diwakili oleh 4 singkatan huruf, yaitu:

ISTJ, ISFJ, INFJ, INTJ, ISTP, ISFP, INFP, INTP, ESTP, ESFP, ENFP, ENTP, ESTJ, ESFJ, ENFJ, ENTJ.

Hasil tes kepribadian Myers-Briggs akan membuat tim manajemen SDM lebih mudah menentukan apakah calon pelamar kerja memiliki kecocokan dengan kebutuhan posisi yang dilamar atau tidak.

Tes Wartegg

Tes wartegg adalah salah satu bahan tes psikologi yang sangat sering digunakan, tidak hanya untuk rekrutmen pegawai, tapi juga untuk mengetahui potensi dan bakat seseorang secara umum.

Saat mengerjakan tes ini, Anda akan diminta untuk melengkapi gambar dalam 8 buah kotak yang berisi titik dan garis. Dan dari hasil pengerjaan kelengkapan gambar itulah psikolog akan mampu mengetahui karakter seseorang dari segi imajinasi, emosi, dan kemampuan emosionalnya dalam mengontrol sesuatu.

Tips mengerjakan tes psikologi

Apakah Anda sering merasa gugup saat akan mengerjakan psikotes? Hal itu memang wajar kok. Meskipun begitu, sebenarnya Anda tak perlu merasa kuatir berlebihan, karena rasa cemas itu justru bisa mengganggu konsentrasi saat mengerjakan soal-soal psikotes.

Saat melakukan tes psikologi Anda harus bersikap setenang mungkin agar hasilnya akurat. Nah, untuk itu berikut ini akan kita bahas tips-tips mempersiapkan diri dalam menghadapi psikotes.

Sering berlatih mengerjakan soal psikotes

Ada banyak buku dan materi online di internet yang bisa Anda gunakan untuk berlatih. Tujuannya agar Anda terbiasa dengan petunjuk pengerjaan, dan Anda bisa berpikir lebih cepat saat mengerjakan soal-soalnya. Selain itu, sering berlatih juga bisa membuat Anda menjadi rileks ketika berhadapan dengan tes yang sebenarnya.

Konsentrasi

Salah satu kunci yang paling penting saat mengerjakan soal-soal tes psikologi adalah konsentrasi tingkat tinggi. Biasanya soal psikotes terdiri dari banyak pertanyaan yang kadang mungkin membuat Anda bosan. Tetapi, justru di situlah saat Anda harus menjaga konsentrasi agar bisa menjawab sebaik mungkin.

Tetap tenang dan jangan terpengaruh keadaan di sekitar

Saat mengerjakan soal-soal psikotes, apalagi bila Anda melakukan tes bersama puluhan orang lainnya dalam satu ruangan, seringkali Anda terpengaruh saat ada yang sudah selesai duluan mengerjakan, dan membuat Anda jadi panik dan ikut-ikutan ingin cepat selesai juga. Padahal, seharusnya abaikan saja apapun yang terjadi di ruangan. Yang terpenting adalah tetap mengerjakan sebaik-baiknya dan memaksimalkan waktu sampai habis.

Berdoa

Saat usaha sudah dilakukan secara maksimal, yang bisa Anda lakukan untuk menyempurnakan ikhtiar adalah dengan berdoa. Jangan lupa berdoa sebelum mengerjakan dan setelah selesai tes. Serahkan semuanya pada yang Maha Kuasa.

Nah, itulah jenis-jenis tes psikologi yang mungkin Anda hadapi saat melamar kerja di perusahaan beserta kiat-kiat untuk melaluinya dengan baik. Jangan terlalu kuatir dan persiapkan saja diri Anda dengan baik. Semoga tips-tips di atas dapat membantu Anda mengerjakan psikotes ya!

Berencana Resign Dalam Waktu Dekat? Pelajari Dulu Contoh Surat Pengunduran Diri dan Cara Membuatnya

Human resource, Informasi, Karir, Ketenagakerjaan, Sumber Daya Manusia·Agustus 5, 2020Agustus 5, 2020

Bekerja di suatu perusahaan memang mirip dengan mencari jodoh. Harus ada chemistry yang dihasilkan agar hubungan bisa awet. Kalau salah satu pihak sudah tak bahagia, bukankah lebih baik berpisah?

Dalam pekerjaan pun, ada kalanya Anda mungkin sudah merasa tak ingin lagi melanjutkan bekerja di perusahaan Anda sekarang. Alasannya bisa bermacam-macam.

Bisa jadi Anda tak cocok dengan atasan, atau sudah mendapat tawaran pekerjaan yang baru. Tapi bagaimana caranya ya mengetahui apakah sebaiknya tetap melanjutkan perusahaan ini ataukah sebaiknya resign saja?

Untuk memudahkan Anda mengambil keputusan, kali ini kita akan membahas segala sesuatu yang berhubungan dengan resignation atau pengunduran diri dalam bekerja, mulai dari alasan yang tepat untuk resign sampai contoh surat pengunduran diri untuk diserahkan kepada perusahaan tempat Anda bekerja.

Alasan apa yang tepat untuk resign?

Sebenarnya tak ada aturan yang melarang Anda resign kapan pun Anda mau (tentu saja kecuali hal itu sudah tertera pada kontrak kerja). Meskipun begitu, ada baiknya bila Anda resign karena alasan yang tepat, setelah melalui pertimbangan matang, dan tidak gegabah.

Sebelum Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, ada baiknya tanyakan dulu beberapa hal ini pada diri sendiri:

Apa alasan Anda sebenarnya ingin resign?
Bila ada masalah di tempat kerja, apakah masih bisa diselesaikan baik-baik?
Bagaimana hubungan Anda dengan rekan kerja di kantor?
Apakah alasan resign berhubungan dengan gaji?
Apakah Anda sudah mencoba menyelesaikan masalah yang timbul di tempat kerja?
Apakah Anda sudah memiliki tawaran pekerjaan lain yang jauh lebih menjanjikan?
Apakah Anda sudah memiliki rencana usai resign?

Pertanyaan-pertanyaan tadi wajib Anda jawab sebelum Anda memutuskan resign. Nah, Anda sangat berhak untuk resign apabila menemukan alasan-alasan berikut ini:

Anda sudah menemukan pekerjaan yang baru

Saat kualitas kerja Anda bagus, biasanya Anda akan mulai ditawari banyak posisi baru di perusahaan lain. Memang tak harus Anda langsung terima, tetapi hal ini bisa Anda pertimbangkan.

Misalnya saja, apakah prospek pekerjaan di perusahaan lain cukup cerah dan mengalami peningkatan dari segi penghasilan dibandingkan dengan gaji Anda sekarang? Apakah posisi yang ditawarkan sesuai dengan kualifikasi dan passion Anda?

Kalau memang banyak segi positif yang bisa didapat dari tawaran pekerjaan lain, tak ada salahnya lho bila Anda terima kesempatan itu. Apalagi kalau tawaran datang dari perusahaan yang lebih besar, karena itu berarti kesempatan Anda untuk berkembang secara profesional juga lebih tinggi.

Anda tak menyukai pekerjaan Anda yang sekarang

Ada banyak alasan kenapa seseorang bisa tak menyukai pekerjaan yang digelutinya. Bisa saja dulu Anda menerima pekerjaan ini saat baru fresh graduate dan belum punya pengalaman kerja, sehingga pekerjaan apapun diambil, dengan alasan untuk mencari pengalaman kerja.

Tapi bila setelah dijalani Anda merasa ini memang bukan pekerjaan yang cocok untuk Anda, maka tak ada salahnya bila resign untuk mengikuti passion Anda yang sebenarnya.

Pindah kota atau negara

Terkadang dalam hidup ini ada hal yang tak bisa diprediksi. Mungkin saja Anda sangat betah berada di tempat bekerja yang sekarang, tetapi karena suami pindah tugas ke luar kota atau bahkan ke luar negeri, mau tak mau Anda pun jadi harus ikut pindah.

Ingin melanjutkan sekolah

Banyak universitas yang menawarkan kelas karyawan atau kelas eksekutif untuk mengakomodir mahasiswanya yang juga bekerja setiap hari. Meskipun begitu, jika Anda termasuk orang yang sulit untuk membagi waktu dan fokus di beberapa hal sekaligus, ada baiknya Anda berhenti bekerja dulu agar bisa konsentrasi melanjutkan pendidikan.

Akan menikah atau mengikuti program kehamilan

Anda akan segera menikah atau ingin mengikuti program kehamilan dan tak ingin perhatian pada keluarga terbagi dengan pekerjaan? Kalau iya, maka resign adalah opsi terbaik.

Suasana kerja sudah tak lagi kondusif

Terkadang Anda sangat menikmati pekerjaan yang Anda lakukan, tapi sayang suasana di kantor membuat Anda tak tahan lagi. Mulai dari rekan kerja yang malas dan lebih suka bergosip, atasan yang tak menghargai hasil kerja Anda, sampai gaji yang stagnan tak dan mengalami kenaikan sejak Anda masuk 10 tahun lalu.

Wah, kalau sudah begini, memang sebaiknya Anda cari saja tempat yang menawarkan suasana kerja lebih kondusif.

Tak ada kesempatan untuk perkembangan karier

Bila Anda sudah menjadi kepala bagian suatu departemen, dan itu adalah posisi tertinggi maksimal yang bisa Anda duduki di dalam suatu perusahaan, maka Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk pindah perusahaan apabila Anda masih ingin mengejar posisi yang lebih tinggi lagi.

Gaji di bawah standard

Walaupun Anda bekerja mengikuti passion, tetapi gaji pastilah menjadi salah satu tujuan dalam bekerja, apalagi kalau Anda sangat mengandalkan penghasilan dari kantor untuk memenuhi kebutuhan hidup. Kalau memang setelah berusaha negosiasi dengan perusahaan Anda tak juga mendapat hasil yang memuaskan, Anda sangat berhak lho untuk mengundurkan diri.

Hal-hal yang wajib dicantumkan dalam surat pengunduran diri

Bila Anda sudah mantap untuk resign, maka langkah selanjutnya adalah membuat resignation letter atau surat pengunduran diri. Nah, sebelum menulis surat tersebut, ada baiknya Anda mempelajari hal-hal yang wajib Anda cantumkan dalam surat resign, yaitu:

Penggunaan bahasa formal
Penyerahan surat ditujukan ke siapa
Nama lengkap dan jabatan Anda
Usia dan lama bekerja
Alasan pengunduran diri

Selain hal-hal di atas, yang wajib dilakukan adalah penyerahan surat minimal 1-3 bulan sebelum tanggal rencana resign Anda.

Mengapa begitu?

Karena perusahaan harus mencari pengganti Anda, dan Anda pun harus memiliki waktu yang cukup untuk membereskan dan mendelegasikan pekerjaan Anda pada pengganti yang baru.

Contoh surat pengunduran diri

Agar memudahkan Anda membuat resignation letter, berikut ini ada beberapa contoh surat pengunduran diri sesuai dengan kondisinya masing-masing:

Contoh surat pengunduran diri karena mau menikah

Bandung, 31 Juli 2020

Kepada Yth.

Bapak Direktur PT. Sejahtera Pangan Dunia

di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : Sophia Maudya
Usia : 26 tahun
Tempat/Tanggal lahir : Bandung, 12 September 1994
No. Pegawai : B0613TS
Jabatan : Staf Akunting
Departemen : Tax & Finance
Bekerja sejak : tahun 2016

Bermaksud untuk menyerahkan surat permohonan mengundurkan diri dari PT. Sejahtera Pangan Dunia terhitung tanggal 1 November 2020 karena sebentar lagi akan menikah dan ingin fokus mengurus keluarga.

Saya akan menyelesaikan pekerjaan dan tugas-tugas saya sebelum meninggalkan perusahaan ini dan mendelegasikan tanggung jawab pada pengganti saya yang baru.

Terima kasih atas segala bimbingan dan kesempatan yang diberikan oleh bapak selaku pimpinan, juga rekan-rekan selama saya bekerja di sini.

Sekian surat pengunduran diri saya saya buat. Mohon maaf atas segala kekhilafan yang mungkin terjadi selama saya bertugas di PT. Sejahtera Pangan Dunia.

Hormat saya,

Sophia Maudya

Contoh surat pengunduran diri karena ingin melanjutkan pendidikan

Jakarta, 3 Agustus 2020

Kepada Yth,

HRD Manager

PT. Cemerlang Sukses Abadi

Jl. HR. Rasuna Said No. 218 A, Jakarta.

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Adrian Danutirta, S.E.
Usia : 31 tahun
Jabatan : Staff Logistik
Lama bekerja : 3 tahun 6 bulan (Sejak Februari 2017)

Dengan ini bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri bekerja karena saya bermaksud untuk melanjutkan sekolah dan mengambil gelar pasca sarjana.

Keputusan ini saya ambil dengan berat hati, karena saya sangat menikmati bekerja di PT. Cemerlang Sukses Abadi. Tetapi demi kemajuan masa depan saya, maka saya memutuskan untuk fokus melanjutkan sekolah terlebih dahulu.

Saya akan resign terhitung tanggal 1 September 2020, tetapi dapat dihubungi kapan pun apabila ada sisa pekerjaan yang masih memerlukan bantuan saya.

Terima kasih atas segala kesempatan yang diberikan oleh perusahaan. Semoga kita dapat bekerja sama lagi di masa yang akan datang.

Hormat Saya,

Adrian Danutirta

Nah, itu tadi penjelasan tentang resignation dan contoh surat pengunduran diri yang perlu Anda buat jika ingin resign dari tempat Anda bekerja. Hope it helps!

HRIS, HRMS, HCMS: Tiga Tipe Software HR yang Wajib Dimiliki Perusahaan dan Perbedaannya

Aplikasi & Software, Human resource, Informasi, Sumber Daya Manusia·Juli 29, 2020Juli 30, 2020

Dalam dunia pekerjaan, bagian Human Resources atau SDM adalah bagian yang sangat vital di sebuah perusahaan. Seperti kita tahu, faktor manusia adalah kunci utama berhasil atau tidaknya perusahaan dalam mencapai targetnya. Oleh karena itu, mengelola SDM tidak bisa dianggap sebagai pekerjaan yang enteng.

Apalagi di dalam perusahaan besar yang memiliki ratusan sampai ribuan karyawan. Me-manage seluruh SDM sebanyak itu tentu bukan pekerjaan mudah. Mulai dari menghitung absensi, gaji, lembur tunjangan, sampai penilaian kinerja harus bisa ditangani semua oleh HRD.

Saat jumlah karyawan masih sedikit, mungkin semua hal tadi masih bisa dikerjakan dengan cara manual. Tapi saat perusahaan semakin berkembang dan karyawan bertambah banyak, tentu saja HRD perlu bantuan sistem yang bisa diandalkan.

Apa itu HR software?

HR software adalah sistem komputerisasi yang bertujuan secara khusus untuk membantu pihak Human Resource Department dalam menjalankan tugasnya mengelola SDM dan segala hal menyangkut hak dan kewajiban karyawan dalam suatu perusahaan. HR software sangat berperan dalam menentukan kelancaran pengelolaan SDM di dalam suatu perusahaan.

Manfaat HR software

Mungkin sebagian dari Anda ada yang bertanya-tanya, apa sih sebenarnya manfaat dari HR software? Mengapa tidak tetap menggunakan sistem pengelolaan manual seperti perusahaan zaman dulu?

Nah, untuk menjawabnya, mari kita simak beberapa manfaat utama HR software yang dapat dirasakan oleh perusahaan, yaitu:

Membantu kerja bagian HRD agar lebih efisien

Mengurus ribuan karyawan pastinya membutuhkan usaha yang cukup besar. Dengan adanya HR software, hal itu akan memudahkan pekerjaan bagian HRD. Tak terbayang kalau bagian SDM harus mengurus ribuan, bahkan puluhan ribuan karyawannya hanya dengan sistem manual. Pasti akan timbul kekacauan. Selain akan membuang banyak waktu dan tenaga, juga pengelolaan pegawai akan terbengkalai karena bagian HRD malah terfokus mengurus masalah administrasi dan database karyawan saja.

Membantu administrasi pegawai agar tetap rapi dan terorganisir

Pasti terbayang bagaimana repotnya mengorganisir data ribuan pegawai bila perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti dulu. Lemari arsip sudah pasti akan memenuhi ruang-ruang perkantoran. Belum lagi kalau ada dokumen yang tercecer, akan sulit mencarinya.

Dengan menggunakan HR software, pastinya perusahaan akan terbantu dalam menjaga urusan administrasi pegawai agar tetap rapi dan terorganisir tanpa kerepotan lagi dengan berbagai dokumen manual.

Memudahkan pekerjaan HRD dalam memroses pengajuan cuti, lembur, dll

Banyaknya pegawai yang mengajukan cuti atau lembur di saat yang bersamaan tentu bisa membuat bagian SDM kewalahan. Untungnya, hal ini bisa teratasi dengan bantuan HR software.

Menghemat tenaga, uang, dan waktu

Kalau perusahaan masih menggunakan sistem manual, coba bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghitung uang gaji, tunjangan, lembur, dan lain sebagainya. Bisa-bisa waktu kerja bagian SDM habis hanya untuk menghitung itu semua. Nah, dengan adanya HR software, penghitungan payroll dapat dilakukan dengan mudah dan selesai dalam waktu singkat.

Memudahkan pengarsipan dan pengaksesan informasi

Mencari data pegawai akan jadi jauh lebih mudah dengan HR software. Bagian SDM hanya tinggal memasukkan data sekali saja, lalu setiap kali membutuhkan data pegawai tersebut, mereka bisa langsung mecarinya di database, dan seluruh data yang dibutuhkan langsung tersedia.

Eco Friendly

Coba bayangkan, berapa banyak kertas yang dibutuhkan bila perusahaan masih menggunakan sistem manual? Dengan penggunaan HR software, maka perusahaan bisa menghemat penggunaan kertas dan ikut menjaga kantor dengan sistem yang ramah lingkungan.

Memudahkan analisis data dan pengambilan keputusan

HR software tak hanya berguna saat penghitungan uang gaji saja, tapi juga saat pihak manajemen perusahaan sedang menganalisis data pegawai yang memiliki kinerja baik untuk diberikan promosi jabatan.

Biasanya, dalam database pegawai juga bisa dimasukkan hasil assesment yang dilakukan perusahaan, yang tentunya akan memudahkan saat pengambilan keputusan tersebut.

Lebih aman

Penggunaan HR software sebagai alat bantu bagian SDM juga memastikan bahwa data-data karyawan tersimpan di tempat yang aman dan mudah diakses, serta mudah dibuat back-up. Sehingga bila terjadi sesuatu, perusahaan tak akan kesulitan lagi harus mengumpukan data pegawai. Hal ini tentu berbeda dengan sistem manual yang rentan terhadap kerusakan atau kehilangan data.

Jenis-jenis HR software

Di dunia HR software, ada 3 software yang biasanya selalu diguakan oleh perusahaan, yaitu HRIS, HRMS, dan HCMS. Utuk lebih jelasnya, mari sama-sama kita pelajari perbedaan ketiga perangkat lunak HR tersebut.

Human Resource Information System (HRIS)

Sesuai dengan namanya, Human Resource Information System (HRIS) adalah software HR yang bisa digunakan utuk melakukan fungsi kerja HR seara umum, seperti misalnya job desc masing-masing bagian, database pegawai, pemuatan laporan ketenagakerjaan, perhitungan gaji & tunjangan, data lembur, rekruitmen karyawan, dan lainnya. HRIS terbagi menjadi 3 jenis sistem, yaitu:

Operasional = mengelola aspek operasioal, seperti absensi dan database karyawan
Taktis = mengelola aspek pengembangan pegawai, seperti rekrutmen dan pelatihan
Strategis = mengelola aspek kinerja karyawan

Human Resource Management System (HRMS)

HRMS yang merupakan singkatan dari Human Resource Management System adalah software yang lebih lengkap dibandingkan HRIS. HRMS memiliki semua fungsi HRIS, tetapi dengan ada beberapa tambahan.

Anda bisa melakukan penghitungan payroll, tunjangan, dan uang lembur di software ini. Selain itu HRMS juga bisa mengelola data penghitungan asuransi kesehatan dan pajak penghasilan. HRMS sangat cocok digunakan pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan cukup banyak.

Human Capital Management System (HCMS)

Software ketiga yang akan kita bahas adalah Human Capital Management System (HCMS). Ini adalah software yang paling lengkap di antara semuanya, karena terdapat fitur yang mengelola tentang kinerja pegawai dan informasi lainya yang lebih spesifik. Jadi, bila perusahaan Anda membutuhkan software yang berfungsi lebih dari sekedar tools perhitungan penggajian saja, maka HCMS sangat tepat untuk digunakan.

Cara menentukan software HR yang paling tepat untuk digunakan

Mungkin Anda masih merasa bingung, dari ketiga software di atas, mana ya yang paling tepat untuk digunakan? Hmm…sebelum memilih HR software yang tepat, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan ini terlebih dulu:

Berapa besar ukuran perusahaan Anda?
Apa tujuan utama Anda menggunakan HR software?

Beda skala perusahaan dan tujuan penggunaan, tentu berbeda pula jenis software yang kami rekomendasikan. Sebagai contoh, bila perusahaan Anda berkala kecil dengan jumlah pegawai yang masih sedikit, katakanlah 50 orang, juga tujuan utama penggunaan HR software adalah untuk mempermudah database pegawai serta penghitungan gaji, maka HRIS sudah cukup untuk Anda gunakan.

Akan tetapi, bila perusahaan Anda berskala cukup besar dan selain untuk menghitung gaji, Anda juga ingin bisa melakukan penilaian karyawan berdasarkan kinerja mereka lewat HR software, maka HCMS-lah yang paling tepat jadi pilihan.

Itulah tadi penjelasan terperinci tentang 3 software yang paling banyak digunakan oleh perusahaan utuk membantu kinerja departemen Human Resource agar lebih efisien. Semoga informasinya bisa berguna ya!

Pengertian Sumber Daya Manusia dan Manajemen SDM dalam Sebuah Perusahaan

Human resource, Sumber Daya Manusia·Juli 29, 2020Juli 29, 2020

Dalam sebuah perusahaan, manusia adalah faktor terpenting yang tak bisa disepelekan keberadaannya. Berhasil atau tidaknya perusahaan meraih tujuannya dan berkembang menjadi perusahaan yang besar sangat bergantung pada kualitas dan kepuasan Sumber Daya Manusianya.

Di dalam struktur manajemen perusahaan pun, departemen HRD memiliki fungsi yang sangat penting, karena mengurus semua SDM di dalam perusahaan. Nah, untuk memudahkan pengertian tentang unsur Sumber Daya Manusia di dunia kerja serta pentingnya Manajemen SDM, mari kita bahas penjelasannya berikut ini.

Apa itu Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM atau Sumber Daya Manusia adalah orang-orang yang dipekerjakan dalam suatu industri atau bisnis. Mereka memberikan tenaga, skill, dan waktunya untuk didedikasikan pada perusahaan. Sebagai gantinya, perusahaan memberikan imbalan tertentu berupa gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya.

Biasanya SDM suatu perusahaan dipekerjakan setelah melalui berbagai proses rekrutmen, mulai dari seleksi administrasi, tes tertulis, tes skill, wawancara, dan tes kesehatan. Dari sekian banyaknya calon pelamar kerja, hingga akhirnya terpilihlah SDM-SDM yang dianggap sesuai untuk bekerja di perusahaan.

Jenis dan tugas SDM di dalam perusahaan

SDM sebuah perusahaan bisa bekerja paruh waktu (part-time), penuh waktu (full-time) atau sementara (kontrak) dalam kurun waktu tertentu. Biasanya, perbedaan jenis pekerjaan berpengaruh juga pada remunerasi yang diterima oleh karyawan tersebut.

Setiap karyawan memiliki tugas khusus untuk diselesaikan yang tercantum dalam job desc masing-masing. Selain remunerasi yang berbentuk materi, perusahaan juga biasanya melakukan berbagai kegiatan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia-nya, seperti pelatihan, team building, workshop skill, dan lainnya.

Dalam beberapa kurun waktu tertentu, biasanya perusahaan juga melakukan assesment atau penilaian kinerja SDM. Hal ini untuk menentukan apakah SDM tersebut layak dipertahankan oleh perusahaan, atau malah harus diberhentikan karena kinerjanya buruk. Dalam berbagai kesempatan, penilaian kinerja juga dilakukan untuk menyeleksi mana saja karyawan yang layak mendapat promosi kerja.

Apa saja yang dibutuhkan SDM untuk bisa bekerja dengan maksimal?

Untuk dapat memenuhi tugasnya dalam perusahaan, seorang karyawan membutuhkan beberapa kondisi sebagai berikut, yaitu:

Suasana kerja yang kondusif

Yang termasuk suasana kerja kondusif ini bisa mencakup banyak hal, mulai dari atasan dan rekan kerja yang suportif, penghargaan dari pihak perusahaan, tempat kerja yang layak, dan beban kerja yang tidak melebihi kemampuan karyawan

Haknya terpenuhi tepat waktu

Tak ada yang lebih menurunkan semangat SDM suatu perusahaan selain dari terlambatnya perusahaan dalam memenuhi hak mereka, yaitu gaji. Bagaimanapun juga, tujuan karyawan bekerja yang utama adalah untuk mendapatkan penghasilan. Oleh karena itu, bila hal ini tidak dapat terpenuhi dengan baik, maka motivasi kerja karyawan bisa menurun.

Komunikasi lancar antara karyawan dan perusahaan

Sangatlah penting baik bagi karyawan dan perusahaan untuk bisa saling menghargai satu sama lain dan menyuarakan keinginan masing-masing tanpa ada hambatan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengerti kebutuhan pegawainya, dan begitu juga sebaliknya.

Peralatan dan perlengkapan kerja yang memadai

Motivasi kerja yang tinggi tanpa dibarengi dengan tersedianya peralatan dan perlengkapan kerja yang memadai nyaris tak ada artinya. Penting bagi perusahaan untuk bisa menyediakan fasilitas lengkap agar SDM dapat bekerja dengan maksimal.

Coba saja bayangkan apabila saat dikejar deadline, tiba-tiba mesin di pabrik menglami kerusakan karena kurangnya perawatan, sehingga pegawai jadi tidak bisa melakukan proses produksi sesuai jadwal. Akibatnya tentu perusahaan juga yang dirugikan.

Jaminan perawatan kesehatan

Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan bekerja keras untuk dapat memenuhi target yang diberikan perusahaan, oleh karena itu sudah sewajarnya bila mereka mendapatkan jaminan perawatan kesehatan dari tempat mereka bekerja.

Apa itu Manajemen SDM?

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan pengelolaan SDM di sebuah perusahaan. Divisi inilah yang bertanggungjawab penuh terhadap segala sesuatu yang menyangkut SDM perusahaan, mulai dari level terendah sampai tertinggi.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dirancang sedemikian rupa agar dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan peran dan kinerja karyawan dan meraih tujuan perusahaan bersama-sama.

Biasanya, manajemen SDM dikenal dengan bagian HRD. Beberapa tanggung jawab dari divisi ini adalah untuk mengelola sistem pembayaran pegawai, rekrutmen, pelatihan, menjadi jembatan komunikasi antara karyawan dan perusahaan, mengawasi perubahan aturan ketenagakerjaan dari pemerintah, mengadakan penilaian kinerja karyawan, dan sebagainya.

Tujuan Manajemen SDM

Tujuan keseluruhan dari sumber daya manusia (SDM) adalah untuk memastikan bahwa organisasi mampu mencapai kesuksesan melalui SDM nya.

Fungsi Manajemen SDM dalam perusahaan

Manajemen SDM dalam perusahaan berfungsi sebagai jembatan antara kebutuhan perusahaan dan SDM-nya. Meskipun menjadi bagian dari pihak manajemen, tetapi divisi HRD juga harus mampu mengakomodir kebutuhan karyawan tanpa mengorbakan kepentingan perusahaan.

Tugas-tugas Manajemen SDM

Secara umum, tugas-tugas Manajemen SDM dapat difokuskan pada beberapa hal berikut:

Perekrutan, seleksi, dan promosi jabatan pegawai
Pelatihan dan pengembangan SDM
Menjaga hubungan antara karyawan dan perusahaan
Mengembangkan dan mengawasi kesejahteraan karyawan
Mengembangkan, mempromosikan, dan menegakkan kebijakan perusahaan
Melakukan pengembangan karir karyawan dan pelatihan kerja
Menyediakan program orientasi untuk karyawan baru
Memberikan panduan terkait tindakan disipliner

Selain tugas-tugas di atas, manajemen SDM juga biasanya turut membantu rencana pensiun pegawai. Pekerjaan mereka juga dapat mencakup penyelesaian konflik antara karyawan atau antara karyawan dan manajer mereka.

Tim manajemen SDM harus menyelesaikan serangkaian prosedur jika karyawan mengundurkan diri atau di-PHK, mulai dari menyediakan dokumen untuk memastikan bahwa proses itu selesai sesuai aturan, membuat surat rekomendasi, menghitung uang pesangon, dan lainya.

Selain itu, tim manajemen SDM juga harus bisa secara aktif mendorong karyawan perusahaan untuk melakukan yang terbaik agar dapat memberikan kontribusi bagi keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Mereka juga bertugas memberikan penghargaan bagi karyawan yang berkinerja baik dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Karena departemen atau manajemen HRD bertugas mengelola produktivitas dan pengembangan pegawai di semua tingkatan, maka para anggota divisi SDM harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua divisi dalam perusahaan.

Baca juga : Pro-Kontra Multitasking dalam Bekerja

Bidang spesialis dalam Manajemen SDM

Di dalam tim manajemen SDM sendiri, ada beberapa posisi yang harus diisi oleh ahli di bidangnya, dan tak bisa diisi oleh sembarang orang saja, agar fungsi tugas tersebut dapat berjalan dengan baik, yaitu:

Manajer HRD
Spesialis pelatihan dan pengembangan pegawai
Spesialis penggajian & tunjangan
Pelatihan dan manajer pengembangan
Spesialis perekrutan pegawai
Konselor/penyuluhan pegawai

Pentingnya Manajemen SDM dalam suatu perusahaan

Salah satu peran penting manajemen SDM dalam suatu perusahaan adalah untuk memastikan bahwa aset perusahaan yang paling penting, yaitu sumber daya manusianya, dapat dibina dan dikelola sehingga mampu mengeluarkan potensi terbaiknya.

Tim manajemen sumber daya manusia saat ini bertanggung jawab untuk lebih dari sekedar tugas-tugas administratif belaka seperti database karyawan atau menghitung gaji pegawai. Tetapi lebih dari itu, anggota tim manajemen sumber daya manusia lebih harus memaksimalkan fungsinya dalam memastikan bahwa SDM di perusahaan dapat berkontribusi secara positif dalam mewujudkan target perusahaan.

Dengan penjelasan di atas dapat dipahami seluk beluk tentang SDM dan Manajemen SDM, terutama dalam perusahaan. Jika ada pertanyaan atau komentar, silakan share dikolom komentar ya.