KPI – HR & PayrollBozz

Membangun KPI yang Sesuai dengan Prinsip-Prinsip ISO 9001

Informasi·Juni 4, 2024Juni 4, 2024

Key Performance Indicators (KPI) adalah alat penting untuk mengukur dan mengelola kinerja organisasi. Dalam konteks Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, KPI tidak hanya membantu dalam memantau dan meningkatkan kualitas, tetapi juga memastikan bahwa organisasi tetap sesuai dengan standar internasional yang diakui.

Artikel ini akan membahas langkah-langkah untuk membangun KPI yang sesuai dengan prinsip-prinsip ISO 9001, serta manfaat dan tantangan yang mungkin dihadapi.

Pengertian (Key Performance Indicators) KPI dan ISO 9001

KPI adalah metrik yang digunakan untuk menilai seberapa baik suatu organisasi mencapai tujuan bisnisnya. KPI yang efektif harus Specific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (bisa dicapai), Relevant (relevan), Time-Bound (Berbatas waktu) atau disingkat menjadi SMART.

Di sisi lain, ISO 9001 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk Sistem Manajemen Mutu (QMS). ISO 9001:2015, versi terbaru dari standar ini, berfokus pada pendekatan berbasis risiko, kepuasan pelanggan, dan perbaikan berkelanjutan.

Prinsip-Prinsip ISO 9001

Untuk membangun KPI yang efektif, penting untuk memahami prinsip-prinsip yang mendasari ISO 9001. Berikut adalah tujuh prinsip utama ISO 9001:

(Fokus pada Pelanggan) Perusahaan harus memahami dan memenuhi kebutuhan pelanggannya untuk meningkatkan kepuasan Pelanggan.
(Kepemimpinan) Pemimpin harus menetapkan arah yang jelas dan menciptakan lingkungan di mana individu dapat terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
(Keterlibatan Orang) Karyawan di semua tingkat harus terlibat aktif dalam menciptakan dan memberikan nilai.
(Pendekatan Proses) Hasil yang konsisten dan dapat diprediksi lebih mudah dicapai jika kegiatan dipahami dan dikelola sebagai proses yang saling berhubungan.
(Perbaikan) Organisasi harus berkomitmen untuk perbaikan berkelanjutan.
(Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti) Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.
(Manajemen Hubungan) Organisasi harus mengelola hubungan dengan pihak berkepentingan untuk meningkatkan kinerja.

Langkah-Langkah Membangun KPI yang Sesuai dengan ISO 9001

1. Identifikasi Tujuan Organisasi

Langkah pertama dalam membangun KPI adalah mengidentifikasi tujuan utama organisasi. Tujuan ini harus selaras dengan visi dan misi organisasi serta prinsip-prinsip ISO 9001.

Misalnya, jika tujuan organisasi adalah meningkatkan kepuasan pelanggan, KPI yang relevan bisa berupa tingkat kepuasan pelanggan atau jumlah keluhan pelanggan yang diselesaikan.

2. Tentukan KPI yang Relevan

Setelah tujuan organisasi diidentifikasi, tentukan KPI yang relevan dan dapat mengukur pencapaian tujuan tersebut. KPI harus mencerminkan aspek-aspek penting dari kinerja organisasi dan harus dapat diukur secara objektif. Beberapa contoh KPI yang sesuai dengan ISO 9001 adalah:

Tingkat Kepuasan Pelanggan: Menilai seberapa puas pelanggan terhadap produk atau layanan yang diberikan.
Tingkat Kepatuhan Terhadap Proses: Mengukur sejauh mana proses internal mematuhi standar dan prosedur yang ditetapkan.
Jumlah Keluhan Pelanggan: Mengukur jumlah keluhan yang diterima dan diselesaikan dalam periode waktu tertentu.
Waktu Penyelesaian Masalah: Mengukur waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah atau keluhan pelanggan.
Tingkat Kegagalan Produk: Mengukur jumlah produk yang gagal memenuhi standar kualitas.

3. Pastikan KPI SMART

Setiap KPI harus memenuhi kriteria SMART: Spesifik, Terukur, Dapat dicapai, Relevan, dan Berbatas waktu. Misalnya, daripada menetapkan KPI yang samar seperti “meningkatkan kepuasan pelanggan”, tetapkan KPI yang lebih spesifik seperti “meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam 12 bulan ke depan”.

4. Libatkan Semua Tingkatan Organisasi

Keterlibatan semua tingkatan organisasi dalam proses pengembangan KPI sangat penting. Karyawan yang terlibat dalam proses ini akan lebih memahami pentingnya KPI dan lebih termotivasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Selain itu, masukan dari berbagai tingkatan organisasi akan membantu memastikan bahwa KPI yang dikembangkan adalah realistis dan dapat dicapai.

5. Gunakan Data yang Akurat

Pengambilan keputusan berdasarkan bukti adalah salah satu prinsip ISO 9001. Oleh karena itu, pastikan bahwa KPI didasarkan pada data yang akurat dan dapat diandalkan. Gunakan sistem manajemen data yang efektif untuk mengumpulkan, menganalisis, dan melaporkan data kinerja.

6. Monitor dan Tinjau Secara Berkala

KPI harus dimonitor dan ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dan efektif. Buatlah jadwal tinjauan rutin, misalnya setiap kuartal atau setiap tahun, dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Proses ini juga memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah kinerja sejak dini.

7. Fokus pada Perbaikan Berkelanjutan

Prinsip perbaikan berkelanjutan adalah inti dari ISO 9001. Oleh karena itu, gunakan KPI sebagai alat untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengembangkan strategi untuk meningkatkan kinerja. Proses perbaikan harus menjadi bagian dari budaya organisasi.

Membangun KPI dengan Aplikasi HRIS

Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) dapat membantu organisasi membangun KPI yang sesuai dengan prinsip-prinsip ISO 9001 dengan cara berikut:

1. Mengumpulkan Data Kinerja Karyawan

Aplikasi ini dapat mengumpulkan data kinerja karyawan, seperti absensi, kinerja tugas, dan tingkat kepuasan. Data ini dapat digunakan untuk membangun KPI yang terkait dengan prinsip-prinsip ISO 9001, seperti:

Fokus Pelanggan: Tingkat kepuasan pelanggan dengan interaksi mereka dengan karyawan.
Kepemimpinan: Efektivitas kepemimpinan dalam memotivasi dan memberdayakan karyawan.
Keterlibatan Karyawan: Tingkat keterlibatan karyawan dalam pekerjaan mereka.
Pendekatan Berbasis Proses: Efisiensi dan efektivitas proses kerja yang melibatkan karyawan.
Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Tingkat pengambilan keputusan yang didasarkan pada data kinerja karyawan.
Peningkatan Berkelanjutan: Tren kinerja karyawan dari waktu ke waktu.

2. Menganalisis Data Kinerja

Menganalisis data kinerja karyawan untuk mengidentifikasi tren dan pola. Informasi ini dapat digunakan untuk membangun KPI yang lebih akurat dan relevan dengan tujuan organisasi.

3. Menetapkan Target Kinerja

Membantu organisasi/perusahaan menetapkan target kinerja yang realistis dan dapat dicapai untuk karyawan. Target ini dapat dikaitkan dengan KPI yang dibangun untuk memastikan bahwa karyawan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

4. Melacak Kinerja Karyawan

Melacak kinerja karyawan terhadap target yang telah ditetapkan. Informasi ini dapat digunakan untuk memberikan umpan balik kepada karyawan dan membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.

5. Mengidentifikasi Peluang Peningkatan

Dengan aplikasi HRIS dapat membantu organisasi mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja karyawan dan proses kerja. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat perubahan pada organisasi yang akan membantu mencapai tujuan ISO 9001.

Aplikasi HRIS dapat menjadi alat yang berharga untuk membantu organisasi membangun KPI yang sesuai dengan prinsip-prinsip ISO 9001. Dengan menggunakan aplikasi HRIS, organisasi dapat mengumpulkan, menganalisis, dan melacak data kinerja karyawan untuk mengidentifikasi peluang peningkatan dan memastikan bahwa karyawan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Membangun KPI yang sesuai dengan prinsip-prinsip ISO 9001 adalah langkah penting untuk meningkatkan kinerja organisasi dan memastikan kepatuhan terhadap standar internasional. Dengan mengidentifikasi tujuan organisasi, menentukan KPI yang relevan, memastikan KPI SMART, melibatkan semua tingkatan organisasi, menggunakan data yang akurat, dan fokus pada perbaikan berkelanjutan, organisasi dapat memanfaatkan KPI sebagai alat yang efektif untuk mencapai tujuan bisnis mereka.

Cara membuat KPI Sales dan Marketing

KPI·Juli 30, 2019

Peningkatan kepuasan pelanggan terhadap produk yang dijual, antusiasme karyawan dan perusahaan dengan reputasi terbaik merupakan ketiga karakteristik perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran. Ketiga karakteristik tersebut adalah Key Performance Indicator (KPI) Sales dan Marketing, yang diterapkan dalam mengikuti tips meningkatkan produktivitas marketing perusahaan Anda. Artikel kali ini membahas tentang KPI Sales dan Marketing.

Definisi KPI

Key Performance Indicator (KPI) disebut juga Key Success Indicator (KSI) adalah sebuah nilai terukur yang memberikan informasi sejauh mana perusahaan dapat mengukur mengukur kinerja karyawan dan memastikan mereka tetap pada jalur untuk memperbaiki dan atau mencapai target kerja perusahaan yang sesuai dengan tujuan bisnis. Hal itu membantu para manajemen bisa tahu tentang aspek atau komponen apa saja yang membuat karyawan tersebut unggul. Sehingga dapat tercipta mekanisme penilaian karyawan yang obyektif.

KPI Sales dan Marketing bisa juga salah satu ukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan atau tenaga pemasaran dalam hal memenuhi tujuan strategis dari program yang dijalankan oleh bagian penjualan dan pemasaran. Pemasaran merupakan salah satu proses yang berkelanjutan tentang perencanaan dan pelaksanaan bauran pemasaran yang dikenal dengan 4P (Product, Price, Place, Promotion). Pemasaran yang tujuannya untuk menciptakan pertukaran antara karyawan atau tenaga pemasaran dan perusahaan.

Pengukuran KPI

Berikut 6 hal penting harus diketahui dalam pengukuran kinerja para karyawan yang bekerja di bidang sales dan marketing ini.

Sales revenue atau pendapatan penjualan merupakan ukuran yang biasanya dijadikan sebagai acuan utama dari pengukuran efektivitas suatu kinerja bisnis pemasaran. Bentuknya berupa persentase pertumbuhan omset serta pendapatan yang diterima dalam satuan Rupiah.
Berbeda dengan sales revenue, sales volume atau volume penjualan yang biasanya dijadikan sebagai acuan pengukuran penjualan itu sendiri. Sales volume diukur dalam bentuk unit, barang, produk dan atau jasa yang terjual.
Market share atau saham pasar yang acuan pengukurannya adalah pangsa pasar dari produk yang dijual dibandingkan dengan produk sejenis dari pesaing. Bentuknya berupa persentase dari angka pangsa pasar yang diambil dari berbagai jenis produk dari berbagai jenis industri.
Untuk mengukur indeks kepuasan pelanggan terhadap produk dan atau jasa yang ditawarkan, pengukurannya dilakukan dengan customer satisfaction index. Skor dalam pengukuran ini skalanya sebesar 1-5 atau 1-10. Angka ini bisa diperoleh dari riset lembaga independen yang melakukan penelitian untuk pengukuran tersebut.
Untuk mengetahui sejauh mana konsumen tahu dan menyukai produk dan atau jasa yang ditawarkan dari segi merek (brand) suatu perusahaan, pengukurannya dilakukan dengan brand awareness index. Skor dalam pengukuran ini skalanya sebesar 1-5, demikian juga untuk mendapatkan nilainya.
Diukur dengan menggunakan customer acquisition and retention, perusahaan bisa meneliti berapa jumlah pelanggan, baik pelanggan lama, yang bertahan maupun pelanggan baru. Ukuran jumlah pelanggan ini juga dipisahkan dari jumlah belanja atau pendapatannya. Jika pendapatan setiap pelanggan dan jumlah belanja ini naik, maka pendapatan perusahaan pun akan semakin naik.

Daftar KPI Sales dan Marketing

KPI Sales dan Marketing dapat membantu memberikan wawasan bagi karyawan yang tidak bersentuhan dengan penjualan, kemudian akan terlibat dalam penyusunan Balance Scorecard (BSC) di perusahaan. Berikut 9 daftar KPI di bidang Sales dan Marketing, antara lain:

1. Persentase pertumbuhan pendapatan penjualan (sales revenue) yang diukur dalam unit persentase: %

2. Jumlah sales revenue per kategori produk yang diukur dalam satuan harga (Rupiah)

3. Rasio jumlah total biaya iklan atau pemasaran yang dibandingkan dengan jumlah pertumbuhan nilai penjualan yang diiukur dalam satuan harga (Rupiah) untuk mengukur efektivitas apakah sebuah iklan atau pemasaran yang dilakukan telah memberikan hasil yang memadai.

4. Jumlah produk baru yang dikembangkan dibandingkan dengan produk kompetitor. Pengukurannya dalam bentuk angka.

5. Nilai merk (brand value) disesuaikan dengan tingkat persepsi pelanggan yang diukur dalam satuan indeks.

6. Tingkat kepuasan pelanggan (customer satisfaction) terhadap produk yang diukur dalam satuan indeks.

7. Persentase dari kesesuaian antara peramalan dari permintaan barang dengan permintaan riil yang diukur dalam unit persentase: %

8. Tingkat profitabilitas produk per kategori produk dan atau jasa yang diukur dalam satuan harga (Rupiah).

9. Persentase dari biaya iklan atau promosi terhadap total sales revenue yang diukur dalam unit persentase: %

Demikian informasi tentang cara membuat KPI sales dan Marketing. Semoga bermanfaat bagi para pembaca!

Cara membuat KPI Sales dan Marketing

Human resource·Oktober 10, 2018Mei 19, 2019

Peningkatan kepuasan pelanggan terhadap produk yang dijual, antusiasme karyawan dan perusahaan dengan reputasi terbaik merupakan ketiga karakteristik perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran. Ketiga karakteristik tersebut adalah Key Performance Indicator (KPI) Sales dan Marketing, yang diterapkan dalam mengikuti tips meningkatkan produktivitas marketing perusahaan Anda. Artikel kali ini membahas tentang KPI Sales dan Marketing.

Definisi KPI

Key Performance Indicator (KPI) disebut juga Key Success Indicator (KSI) adalah sebuah nilai terukur yang memberikan informasi sejauh mana perusahaan dapat mengukur mengukur kinerja karyawan dan memastikan mereka tetap pada jalur untuk memperbaiki dan atau mencapai target kerja perusahaan yang sesuai dengan tujuan bisnis. Hal itu membantu para manajemen bisa tahu tentang aspek atau komponen apa saja yang membuat karyawan tersebut unggul. Sehingga dapat tercipta mekanisme penilaian karyawan yang obyektif.

KPI Sales dan Marketing bisa juga salah satu ukuran kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan atau tenaga pemasaran dalam hal memenuhi tujuan strategis dari program yang dijalankan oleh bagian penjualan dan pemasaran. Pemasaran merupakan salah satu proses yang berkelanjutan tentang perencanaan dan pelaksanaan bauran pemasaran yang dikenal dengan 4P (Product, Price, Place, Promotion). Pemasaran yang tujuannya untuk menciptakan pertukaran antara karyawan atau tenaga pemasaran dan perusahaan.

Pengukuran KPI

Berikut 6 hal penting harus diketahui dalam pengukuran kinerja para karyawan yang bekerja di bidang sales dan marketing ini.

Sales revenue atau pendapatan penjualan merupakan ukuran yang biasanya dijadikan sebagai acuan utama dari pengukuran efektivitas suatu kinerja bisnis pemasaran. Bentuknya berupa persentase pertumbuhan omset serta pendapatan yang diterima dalam satuan Rupiah.
Berbeda dengan sales revenue, sales volume atau volume penjualan yang biasanya dijadikan sebagai acuan pengukuran penjualan itu sendiri. Sales volume diukur dalam bentuk unit, barang, produk dan atau jasa yang terjual.
Market share atau saham pasar yang acuan pengukurannya adalah pangsa pasar dari produk yang dijual dibandingkan dengan produk sejenis dari pesaing. Bentuknya berupa persentase dari angka pangsa pasar yang diambil dari berbagai jenis produk dari berbagai jenis industri.
Untuk mengukur indeks kepuasan pelanggan terhadap produk dan atau jasa yang ditawarkan, pengukurannya dilakukan dengan customer satisfaction index. Skor dalam pengukuran ini skalanya sebesar 1-5 atau 1-10. Angka ini bisa diperoleh dari riset lembaga independen yang melakukan penelitian untuk pengukuran tersebut.
Untuk mengetahui sejauh mana konsumen tahu dan menyukai produk dan atau jasa yang ditawarkan dari segi merek (brand) suatu perusahaan, pengukurannya dilakukan dengan brand awareness index. Skor dalam pengukuran ini skalanya sebesar 1-5, demikian juga untuk mendapatkan nilainya.
Diukur dengan menggunakan customer acquisition and retention, perusahaan bisa meneliti berapa jumlah pelanggan, baik pelanggan lama, yang bertahan maupun pelanggan baru. Ukuran jumlah pelanggan ini juga dipisahkan dari jumlah belanja atau pendapatannya. Jika pendapatan setiap pelanggan dan jumlah belanja ini naik, maka pendapatan perusahaan pun akan semakin naik.