Setiap perusahaan atau lembaga tentunya mempunyai banyak kegiatan yang sangat berguna untuk kemajuan perusahaan tersebut. Dalam beberapa situasi dan kondisi, tak jarang karyawan atau pekerjanya mengeluarkan dana pribadi guna memenuhi kebutuhan perusahaan.
Namun karyawan tak perlu takut jika dana yang dipakai tidak dikembalikan. Pengembalian dana tersebut bisa dilakukan dengan cara mengajukan reimbursement kepada perusahaan. Tetapi sebelum mengajukan reimbursement, ada baiknya kita menilik lebih jauh mengenai hal ini.
Pengertian Reimbursement
Reimbursement adalah cara yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk membayar atau mengganti dana pribadi yang telah dikeluarkan oleh karyawannya yang berkaitan dengan kepentingan pekerjaan, pengadaan barang dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan perusahaannya.
Terdapat dua sistem reimbursement yang perlu Anda ketahui, yaitu:
- Reimbursement dalam bentuk asuransi di mana nasabah mengajukan klaim ke asuransi untuk mengganti uangnya.
- Reimbursement dalam operasional bisnis yang umumnya digunakan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan perusahaan.
Baca juga : Payroll Bank : Definisi, Keuntungan dan Daftar Bank yang Menyediakannya
Setiap perusahaan mempunyai reimbursement yang berbeda-beda, bisa berbentuk biaya atau asuransi kesehatan, transportasi atau perjalanan bisnis, sewa hotel dan lainnya.
Cara Mendapatkan Reimbursement
Setiap perusahaan mempunyai ketentuan tersendiri dalam pengaturan reimbursement ini. Jadi untuk mendapatkan kembali uang pribadi yang digunakan oleh karyawan yang dikeluarkan demi keperluan perusahaannya, terdapat beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam prosedur reimbursement tersebut, yaitu :
a. Dokumen untuk reimbursement
Dokumen dapat diartikan sebagai surat-surat atau benda berharga yang bisa dijadikan alat buktuk untuk mendukung keterangan supaya menjadi lebih valid dan dapat dipercaya.
Sebagai bukti valid agar dana karyawan dapat cair, maka dibutuhkan dokumen dokumen yang menjadi bukti transaksi asli dalam keadaan baik supaya dana bisa dicairkan dengan cepat oleh Human Resource.
Bukti transaksi yang dimaksud bisa berupa invoice, cetakan debet buku bank, nota pembayaran, kuitansi dan struk pembayaran serta dokumen lainnya yang dianggap perlu dan harus memuat total biaya pengeluaran yang dikeluarkan.
Jadi, untuk lebih amannya, setiap melakukan transaksi yang berkaitan dengan keperluan perusahaan, kita wajib menyimpan dokumen tersebut ditempat yang aman.
b. Memahami persyaratan reimburse yang ditentukan perusahaan
Setiap perusahaan mempunyai kategori reimburse berbeda-beda, oleh karena itu otomatis persyaratan reimburse tiap-tiap perusahaan itu berbeda. Ini merupakan hal yang paling penting dilakukan sebelum mengajukan klaim atas dana yang telah kita keluarkan.
Baca juga : Mengenal Istilah SSE Pajak dan Cara Membuatnya
c. Pengajuan klaim sesegera mungkin
Umumnya, setiap perusahaan memberikan batas waktu dalam pengajuan reimbursement. Proses klaim reimburse kadang membutuhkan waktu yang sebentar bahkan waktu yang lama.
Karena hal itu, lebih baik pengajuan reimbursement dilakukan secepatnya setelah transaksi dan hal lainnya yang telah dibayarkan karyawan. Ini juga bisa mengantisipasi terjadinya kehilangan kwitansi atau dokumen terkait yang nantinya mempersulit pekerja dalam mengklaim reimburse.
Ada beberapa perusahaan yang menerapkan peraturan bahwa reimbursement hanya bisa dilakukan maksimal beberapa hari setelah bukti pengeluaran keluar, agar Human Resource dapat meninjau segera dokumen tersebut.
d. Pemeriksaan semua data
Sebelum pengajuan reimbursement, pastikan semua data yang dicantumkan sudah sesuai dengan ketentuan perusahaan atau organisasi. Hal ini sangat diperlukan agar data yang tercantum dalam formulir klaim valid dan sesuai dengan aslinya.
e. Mengecek jumlah klaim yang diajukan
Pastikan sebelum mengajukan Anda sudah mengecek jumlah klaim yang sudah dituliskan dalam form, apakah sudah sesuai dengan data-data lainnya.
Setelah dana Anda sudah cair, periksa kembali dana yang masuk, agar kita bisa mengajukan protes jika dana yang cair tidak sesuai dengan yang kita ajukan. Tentu saja, saat pengajuan atas kekurangan dana harus menyertakan fotokopi kuitansi atau bukti yang sebelumnya sudah disimpan.
Kecurangan-kecurangan yang Sering Terjadi dalam Proses Reimbursement
Meskipun reimbursement didukung dengan bukti berupa dokumen-dokumen yang valid, tidak sedikit kecurangan yang dilakukan oleh karyawan saat membuat data. Sering kali karyawan melakukan manipulasi data, sehingga perusahaan kadang perlu memantau sejauh mana pengeluaran karyawan yang akan mengajukan klaim reimbursement tersebut.
Kecurangan yang dilakukan oleh karyawan ini tentunya berdampak buruk bagi perusahaan dan akan mempengaruhi penilaian kinerja karyawan lainnya.
Hal ini bisa menimbulkan ketidak percayaan perusahaan kepada karyawan dan bisa jadi setelah pertimbangan yang panjang, karyawan yang bersangkutan akan diberhentikan. Untuk mengetahui kecurangan dari karyawan-karyawan ini, biasanya perusahaan memperhatikan ciri-ciri di bawah ini :
a) Karyawan tersebut mempunyai posisi yang sama dengan karyawan lain, tetapi ditilik dari sisi pengeluarannya, ternyata cenderung lebih besar dari yang lainnya.
b) Mengajukan pengklaiman atas barang dan keperluan lainnya yang tidak ada sangkut paut dengan perusahaan.
c) Melakukan pengubahan nominal terhadap pengeluaran atau mark-up terhadap pengeluaran yang kecil menjadi pengeluaran yang besar.
d) Memalsukan bukti atau dokumen yang tidak seharusnya tidak masuk ke dalam pengeluaran atau membuat laporan pengeluaran fiktif.
e) Penggunaan kartu kredit hingga mencapai jumlah limit yang sudah ditentukan.
f) Pengajuan pengklaiman reimbursement dua kali dengan pengeluaran yang sama. Biasanya perusahaan menggunakan kartu kredit supaya tagihan ditujukan langsung kepada perusahaan, hal ini bertujuan agar mark up atau pengubahan terhadap nominal pengeluaran yang kecil.
Tetapi hal ini tidak menghambat terjadinya kecurangan, seringkali karyawan mencari cara agar mendapatkan keuntungan dengan cara membuat dua tagihan yang sama sehingga tagihan tersebut menjadi berlipat ganda.
Baca juga : Mengenal Outsourcing Karyawan dan Perbedaannya dengan Karyawan Kontrak
Cara Mengelola Reimbursement dengan Maksimal
Untuk memaksimalkan pengelolaan reimbursement, setiap bulan akan ada banyak bukti transaksi yang diterima oleh Human Resource dari karyawan yang mengajukan pengklaiman reimbursement.
Proses akan dijalankan secara manual dalam kurun waktu yang ditentukan. Dengan waktu yang terbatas ditambah lagi dengan keinginan karyawan yang ingin dananya segera cair maka Human Resource harus mencari cara agar pengelolaan data reimbursement dikerjakan dengan efisien dan tidak memakan waktu lama, misalnya dengan penggunaan aplikasi pengolah data yang mudah dioperasikan dan proses cepat.
Dengan meningkatnya kinerja Human Resource tentunya akan menjadi nilai plus di mata karyawan dan juga dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan perusahaan tersebut.
Nah, dari pembahasan di atas dapat kita ketahui bahwa reimbursement merupakan pengembalian dana oleh perusahaan kepada karyawan yang mengeluarkan dana pribadi untuk kepentingan bisnis perusahaan.
Pengajuan klaim reimbursement memerlukan banyak persyaratan agar perusahaan dapat melakukan peninjauan terhadap pengajuan pengklaiman ini. Untuk pencairan dana reimbursement dibutuhkan waktu tergantung kepada peraturan perusahaan, bisa saja lama atau cepat.
Pengecekan pengajuan klaim reimbursement akan dilakukan oleh Human Resource dengan memperhatikan pendapatan karyawan agar tidak terjadi kecurangan.
Jadi, tidak perlu takut dalam mengeluarkan uang Anda untuk kepentingan perusahaan dikarenakan adanya peraturan reimbursement ini. dengan adanya keuntungan dari reimbursement ini diharapkan Anda dapat memanfaatkan dengan baik dan tidak melakukan hal yang berdampak negatif bagi Anda dan perusahaan.
Sampai di sini apakah Anda sudah paham dengan reimbursement? Sudah siapkah Anda untuk menjadi karyawan teladan pastinya.