Tools HRD merupakan perangkat penting bagi perusahaan untuk kelancaran manajemen SDM. Kegunaan tools HRD adalah untuk memudahkan manajemen administrasi kepersonaliaan, assessment, payroll, manpower planning, dan prosedur standar operasional atau SOP.
Penting bagi perusahaan untuk memiliki tools HRD modern untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan, dan juga pengelolaan serta perencanaan. Dan berikut adalah 7 tools HR yang wajib dimiliki oleh perusahaan.
7 Tools HRD Powerfull yang wajib dimiliki perusahaan
1 ) Buku panduan SOP lengkap
Yang pertama masing-masing divisi harus dilengkapi dengan bekal yang cukup untuk bekerja sesuai dengan fungsinya. Buku panduan SOP (standard operational procedure) bisa dijadikan bacaan wajib bagi setiap karyawan di setiap divisi.
Pelaksanaan SOP yang baik akan membawa karyawan bekerja sesuai koridornya, pemahaman yang baik atas masing-masing SOP dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan, dan tentunya menurunkan risiko, kesalahan, atau human error.
Panduan SOP berisikan materi-materi lengkap tentang cara mempersiapkan, melakukan, dan pemeriksaan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pastikan juga perusahaan selalu memperbaharui materi SOP bagi pekerjanya, karena seiring waktu SOP akan selalu di uji dan mengalami perubahan sesuai dengan zamannya.
2 ) Employee Satisfaction Survey
Kuesioner kepuasaan karyawan merupakan tools HRD yang dipergunakan untuk mengukur kepuasaan karyawan yang bekerja di perusahaan, dengan metode survey. Tools dapat memberikan laporan level kepuasan karyawan secara kualitatif dan objektif.
Dengan mengetahui tingkat kepuasan karyawan, perusahaan dapat melihat korelasi atau hubungan dari penurunan dan peningkatan kinerja karyawan.
3 ) Key performance indicator (KPI) dan Appraisal
KPI dan appraisal adalah tools HRD yang berguna untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara objektif. Penilaian hadir mulai dari tim, atasan, bawahan, 360 review dan self review.
Dengan menggunakan tools appraisal, HRD atau manajemen dapat mengidentifikasi masalah sejak awal, seperti perselisihan antar karyawan yang menyebabkan menurunnya kinerja tim, melihat penilaian antar masing-masing karyawan
Sedangkan KPI berfokus kepada kinerja karyawan. Seperti target penjualan, pengukuran pelayanan dan lainnya. Dengan seperti perusahaan bisa melihat performa karyawan berdasarkan statistik, angka dan bobot.
4 ) Competency-based Interview
Dalam proses rekrutmen perusahaan membutuhkan tools Competency-based interview merupakan metode wawancara kandidat untuk menggali dan melihat potensi yang ada di dalam dirinya.
Tools interview karyawan ini berisikan serangkaian pertanyaan dan tes berbasis kompetensi untuk melihat potensi, perilaku dan sikap. Tools HRD yang satu ini bersifat aplikatif yang berarti bisa langsung digunakan saat interview kerja, tools ini berguna untuk menyaring kandidat yang paling potensial dan tepat.
Contoh Competency-based interview yang paling terkenal di Indonesia adalah DiSC dan MBTI
Baca juga : Pengertian dan tipe-tipe DiSC dan kepribadiannya
5 ) Payroll systems Online
Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, kini sistem payroll atau penggajian karyawan dapat dilakukan secara online, dengan mengandalkan cloud based. Sistem ini memudahkan HRD dalam memproses payroll dari manapun dan kapanpun.
Adapun kelebihan yang dimiliki oleh sistem payroll online dengan penggajian manual terletak pada proses perhitungannya yang terintegrasi dengan sistem absensi, insentif, pajak, BPJS, faktor pengurangan secara otomatis.
6 ) Instrumen Assessment Center
Ada dua set untuk instrumen assessment center yang dapat digunakan untuk mengukur level kompetensi seorang karyawan. Ada satu set untuk level manajerial dan satu set lainnya untuk level supervisor.
Dalam satu set instrumen assessment center terdapat case analysis, behavior event interview, role play, dan juga group discussion. Tools HRD ini juga dilengkapi dengan panduan penggunaan dan rating penilaian.
Instrumen pengujian ini sangat berguna dalam proses uji kompetensi SDM dan pengembangan SDM, serta dapat digunakan juga melihat mutu dari calon SDM yang akan dipromosikan ke level manajer. Dengan mengikuti tes asesmen yang tersedia hasil dari ujiannya dapat dijadikan bahan referensi.
7 ) Mesin absensi yang terkoneksi dengan internet
Tools HRD yang terakhir adalah mesin absensi yang dapat terkoneksi ke internet serta memiliki fitur ADMS (Automatic Data Master Server). Sebuah fitur yang dapat mengintegrasikan data dan transaksi dari banyak mesin lainnya yang tersebar di berbagai tempat.
Dengan mesin absensi karyawan yang sudah memiliki fitur diatas, ini akan memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan pengelolaan kehadiran karyawan mereka jadi terpusat. Dan dapat diaplikasikan menggunakan sistem HR online seperti PayrollBozz.
Demikian adalah 7 tools HRD powerful yang wajib dimiliki oleh perusahaan, untuk memudahkan pengelolaan SDM dan administrasi kepersonaliaan.