fbpx
Peran Penting Slip Gaji dalam Sistem Penggajian Karyawan

Peran Penting Slip Gaji dalam Sistem Penggajian Karyawan

Slip gaji menjadi salah satu istilah yang cukup familiar di telinga para pelaku usaha dan orang-orang yang sudah bekerja. Bisa dibilang komponen yang satu ini memiliki peran yang cukup penting dalam proses pendistribusian gaji karyawan, lho.

Keberadaan dari slip gaji sendiri juga memiliki tujuan tersendiri baik untuk perusahaan yang memberikan bayaran ataupun karyawan yang menerimanya.

Nah, pada artikel kali ini, PayrollBozz akan mengajak Anda untuk membahas lebih detail mengenai slip gaji dan peran pentingnya dalam proses atau sistem penggajian. Tertarik untuk mengetahuinya lebih lanjut? Simak artikel lengkapnya berikut ini, ya.

Definisi Slip Gaji

Definisi Slip Gaji

Secara umum, slip gaji merupakan sebuah tanda bukti dari pembayaran atau pendistribusian gaji oleh perusahaan pada karyawannya. Dalam slip ini, biasanya tertulis lengkap dan jelas mengenai informasi terkait jumlah gaji yang diterima sekaligus beragam potongan yang dikenakan pada pekerja tersebut. Potongan ini bisa meliputi biaya untuk BPJS, pinjaman pada perusahaan, PPh 21 dan lain-lain.

Keberadaan slip gaji sendiri memiliki peran yang cukup penting. Hal ini digunakan agar para pelaku usaha dan karyawannya terhindar dari kesalahpahaman. Dengan slip gaji yang dibuat secara jelas dan terperinci, seorang karyawan akan jauh lebih mudah memahami kemana saja potongan gajinya pergi atau dialirkan.

Selain itu, mereka juga bisa mengetahui dari mana asal bonus atau insentif apa saja yang didapatkannya.

Baca juga: Tugas Seorang Manager dan Besaran Gajinya

Jenis-jenis Slip Gaji berdasarkan Bentuknya

Ilustrasi sistem penggajian manual

Dalam prakteknya, slip gaji terdiri dari dua jenis bentuk yakni fisik dan digital. Slip yang berbentuk fisik biasanya dibuat tertulis dalam sebuah kertas kecil yang telah dicetak atau di-print sebelumnya. Sedangkan slip upah digital merupakan jenis slip yang diberikan dalam bentuk digital atau online yang biasanya dikirim melalui email.

Penggunaan bentuk slip gaji ini tentu disesuaikan saja dengan preferensi perusahaan. Sebuah perusahaan yang sudah berskala besar sebaiknya menggunakan sistem slip upah online atau digital untuk dikirimkan pada karyawannya.

Hal ini dikarenakan slip yang berbentuk digital jauh lebih mudah untuk dibuat sekaligus tidak memakan banyak kertas untuk mencetaknya. Proses distribusi slip gaji digital juga cenderung lebih mudah dan tak memakan banyak waktu.

Berbeda dengan slip gaji kertas yang mengharuskan Anda untuk membuatnya secara manual sekaligus harus mencetaknya dalam jumlah yang cukup banyak untuk masing-masing pekerja.

Pentingnya Slip Gaji dalam Sistem Penggajian

Pentingnya slip gaji

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, eksistensi komponen yang satu ini terbilang cukup penting untuk menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dengan setiap karyawan yang bekerja di dalamnya. Tak hanya itu, slip gaji juga memiliki peranan pentingnya yang lain seperti yang telah kami rangkumkan di bawah ini:

1. Sebagai bukti pembayaran gaji yang sah

Pemberian slip upah pada karyawan dapat digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan sudah memenuhi tanggung jawabnya dalam memberikan bayaran atau upah pada setiap pekerjanya. Dengan demikian, slip tersebut harus mengandung informasi mengenai tanggal atau waktu yang jelas.

Sehingga apabila karyawan mengajukan komplain bahwa mereka belum menerima gajinya, pihak perusahaan dapat memberikan penjelasan dan validasi lewat slip gaji tersebut lengkap dengan tanggal yang tertera di sana.

2. Bagi karyawan, slip gaji bisa digunakan sebagai bukti penghasilan yang ia dapatkan

Dalam satu kondisi tertentu, slip penghasilan ini juga dapat dijadikan sebagai bukti penghasilan karyawan pada saat mereka mengajukan pinjaman atau kredit tertentu. Hal ini biasanya digunakan oleh para kreditur (pihak peminjam uang) untuk mengukur kesanggupan dari orang yang akan melakukan pinjaman tersebut.

Dengan mengetahui slip gaji yang jelas mudah bagi para lembaga keuangan seperti bank atau koperasi untuk memberikan pinjaman pada pihak yang bersangkutan. Selain itu, dalam proses pembuatan kartu kredit juga pihak bank biasanya akan meminta bukti dari slip pendapatan pekerja tersebut.

3. Sebagai bentuk transparansi pembayaran gaji

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dalam komponen slip ini biasanya tercantum informasi mengenai perhitungan upah secara rinci. Mulai dari potongan, bonus, insentif dan lain-lain bisa dicantumkan dalam slip gaji ini. Dengan demikian, perhitungan gaji akan jauh lebih transparan dan membuat karyawan tak perlu khawatir jika sewaktu-waktu upah yang mereka terima tidak sesuai dugaan. 

Selain itu, hal ini juga akan menghindarkan terjadinya kesalahpahaman antara perusahaan dengan pekerjanya yang dapat memicu kericuhan atau ketidaksejahteraan karyawan.

4. Bagi perusahaan, slip gaji digunakan sebagai arsip laporan keuangan

Slip gaji yang dibuat secara terstruktur dan rapi juga dapat dijadikan sebagai bahan arsip perusahaan untuk kepentingan laporan keuangan. Seluruh data slip upah tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dalam kurun waktu tertentu. 

Komponen yang Harus Ada dalam Pembuatan Slip Gaji

Komponen yang harus ada di slip gaji

Tidak ada patokan atau kriteria khusus dalam pembuatan slip upah yang akan diberikan pada karyawan. Masing-masing perusahaan dapat menyesuaikan tampilan atau desain dari slip penghasilan tersebut. Namun meski demikian terdapat beberapa komponen yang diwajibkan ada dalam setiap pembuatan slip gaji perusahaan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Nama perusahaan

Komponen pertama yang wajib ada adalah nama dari perusahaan atau instansi yang mengeluarkan slip tersebut. Hal ini berguna sebagai penanda bahwa slip tersebut merupakan resmi dibuat oleh  perusahaan yang bersangkutan. 

2. Pernyataan kerahasiaan dokumen

Seperti yang kita tahu bahwa perihal gaji merupakan hal yang cukup tabu untuk dibahas atau ditanyakan antar pekerja. Hal ini dikarenakan tidak semua karyawan mendapatkan penghasilan dengan nominal yang sama dalam posisi jabatan yang setara. 

Beberapa perusahaan memberikan gaji berdasarkan prestasi atau capaian yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Sehingga untuk menghindari iri hati antar karyawan, kerahasiaan informasi mengenai gaji ini harus dijaga rapat-rapat.

Dalam pembuatan slip gaji juga biasanya dicantumkan pernyataan kerahasiaan dokumen dengan tujuan agar barang tersebut jangan sampai dilihat atau dibaca oleh orang lain, kecuali yang bersangkutan.

3. Tanggal pembayaran gaji dan informasi lainnya

Selanjutnya, Anda juga harus mencantumkan tanggal jelas pembayaran gaji dilakukan. Ini untuk menghindari karyawan yang mengajukan komplain dan merasa bahwa ia belum dibayar. Selain itu, komponen lain seperti nama karyawan, NPWP, status pekerja, jabatan dan lain-lain juga perlu ditambahkan agar semakin jelas informasi yang disampaikan.

4. Rincian gaji dan nominal yang diterima

Apa saja potongan yang dikenakan, bonus atau insentif apa saja yang diberikan serta berapa nominal gaji pokok yang seharusnya diterima oleh karyawan tersebut harus ditulis secara detail dan terperinci. Tujuannya lagi-lagi agar karyawan tidak salah paham dan dapat mengetahui rincian gajinya dalam bulan ini.

Baca juga: Definisi Gaji Ke-13 dan 14 yang Perlu Anda Ketahui

Kesimpulan

Itulah tadi sekilas informasi mengenai slip gaji yang perlu Anda ketahui. Penting bagi para pelaku usaha untuk mengadakan pembuatan slip gaji yang terperinci dalam proses distribusi upah karyawan mereka.

PayrollBozz

Jika dulu slip upah ini hanya bisa dibuat dan dihitung secara manual, kini dengan teknologi yang semakin maju Anda dapat membuatnya dengan jauh lebih mudah dan praktis menggunakan aplikasi atau software online. PayrollBozz merupakan salah satu aplikasi sistem penggajian perusahaan yang memiliki fitur pembuatan slip gaji online.

Dengan aplikasi ini, perhitungan gaji bisa dilakukan dengan cara otomatis dan hasil yang lebih akurat. Anda pun bisa menghemat lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal lain. Menarik, bukan?

So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan PayrollBozz dan permudah cara Anda dalam mengelola sistem penggajian karyawan dan buat slip gaji secara online sekarang juga!

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz

Belum menurunnya angka pasien Covid 19 dan belum tersedianya vaksin memaksa kita untuk memberlakukan gaya hidup baru atau “New Normal”, yaitu sebuah kebiasaan baru dengan mengikuti protokol kesehatan covid 19. 

Karena alasan itu juga tren pembagian jadwal kerja yang dari rumah atau WFH dan WFO (work from office) diterapkan, guna mencegah kerumunan karyawan di kantor. 

Dari segala penyesuaian yang harus dipersiapkan seperti sistem absensi, jadwal kerja kustom, dan perhitungan payroll karyawan sudah Anda dan perusahaan mempersiapkannya dengan matang-matang? 

Tidak dapat dipungkiri saat ini kita memang perlu mengadopsi teknologi untuk dapat mengakomodir kebutuhan kita yang semakin kompleks, termasuk dalam manajemen SDM. 

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan untuk manajemen SDM perusahaan adalah HRIS (human resource information systems). 

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem komputer yang dapat mengorganisir tata laksana dan tata kelola SDM, data yang ada pada HRIS juga dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Selain manajemen SDM masih ada beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan baik untuk memberlakukan sistem kerja ala “New Normal”, seperti penggajian, sistem absensi karyawan, dan pengelolaan keuangan. Dan berikut ini adalah modul atau fitur-fitur PayrollBozz yang dapat Anda andalkan.. 

Modul Attendance /  Absensi

blank

Sistem absensi online PayrollBozz dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan Anda untuk kustom jadwal kerja yang kompleks, terutama di musim WFH dan WFO. Sistem absensi PayrollBozz juga terintegrasi dengan mesin absensi secara online, sehingga menarik data kehadiran karyawan di cabang-cabang perusahaan bisa lebih mudah. 

Buat pola / kustom jadwal kerja

blank

Jadwal kerja yang kompleks seperti shift, harian, dan beberapa kustom schedule dapat Anda buat di menu Jadwal. Karyawan juga dapat melihat work & time schedule di smartphone via aplikasi PayrollBozz. 

Laporan kehadiran / Attendance log

Attendance log berisikan rincian laporan kehadiran di setiap bulannya, pada menu ini karyawan atau pengguna dapat melihat jumlah kehadirannya setiap saat. Dengan Adanya laporan kehadiran yang lengkap, ini akan memudahkan karyawan melakukan koreksi ke HRD apabila ada kesalahan di kehadiran mereka

Absensi, Clock in/out

Pada menu Attendance atau absensi HRD dapat melakukan beberapa pengaturan seperti, mobile setting area untuk menandai wilayah mana saja yang diperbolehkan untuk melakukan absen dari aplikasi. Pengaturan tersebut termasuk radius, dan waktu. 

Selain itu pada Clock attendance HRD dapat melihat daftar pengajuan kehadiran dari karyawan, dari daftar pengajuan tersebut HRD dapat menyetujui atau menolak request tersebut secara online, Namun sebelumnya Anda harus membuat approval line dan menentukan siapa saja yang memiliki hak untuk menolak dan menyetujui. 

Absen via mobile apps

Untuk memudahkan karyawan yang sedang WFH atau dinas keluar kantor, PayrollBozz memberikan layanan absen dari smartphone via aplikasi. 

Disini karyawan yang bersangkutan bisa dengan mudah absen dari lokasi, dan tentunya lokasi tersebut telah ditandai sebagai wilayah yang legal untuk absen melalui aplikasi, dengan melakukan pengaturan di mobile setting area. 

Baca juga : UMKM Lebih Maju Dan Berkembang Dengan Aplikasi Absensi Karyawan PayrollBozz

Modul Payroll 

blank

Dalam software payroll atau penggajian ada banyak sekali pengaturan yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan dan regulasi perusahaan, Mulai dari siklus pembayaran gaji, komponen deduksi gaji, pajak, THR dan lainnya. 

Buat komponen payroll

Komponen penggajian dibuat untuk dimasukan ke dalam formula perhitungan payroll, seperti komponen potongan keterlambatan, persentase pembayaran iuran BPJS/jamsostek, jamsostek, tunjangan karyawan, insentif lembur/bonus, potongan izin (cuti dan sakit), dan lainnya. 

Formula Payroll 

Setelah komponen penggajian selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus untuk perhitungan gaji. Yang perlu Anda lakukan pada proses ini hanya tinggal memasukan komponen-komponen yang diperlukan, seperti contoh dibawah ini : 

blank

Anda juga dapat melakukan pengaturan untuk pemberlakuan perhitungan payroll tersebut, misal formula payroll A hanya diterapkan untuk jabatan manajerial sedangkan formula payroll diterapkan untuk jabatan staff. 

Proses payroll dan kirim slip gaji

blank

Untuk melakukan proses payroll, Anda hanya perlu melakukan satu kali klik maka semua perhitungan akan dihitung secara otomatis by system sesuai formula payroll yang telah diterapkan. 

Menggunakan sistem payroll lebih akurat dan jauh dari kesalahan atau human error, semua perhitungan akan berdasarkan rumus. Setelah payroll diproses maka payslip akan dikirimkan ke masing-masing karyawan, karyawan dapat melihatnya melalui aplikasi payrollbozz. 

Slip gaji yang tersimpan di sistem akan tersusun dan terorganisir dengan baik, sehingga mudah dilihat dan direkam, perusahaan juga dapat mengirimkannya ke pihak Bank untuk dilakukan pembayaran gaji. 

Modul finance

blank

Selanjutnya PayrollBozz juga memiliki sistem finance untuk pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Lakukan administrasi keuangan dengan mudah dan online melalui sistem finance PayrollBozz seperti, reimbursement, pinjaman, dan laporan keuangan. 

Reimbursement / e-claim

Pada menu penggantian biaya atau reimbursement memungkinkan karyawan melakukan pengajuan penggantian biaya, seperti uang bensin, parkir dan tiket kepada perusahaan secara online melalui aplikasi payrollbozz.

Dan juga approver baik itu HRD ataupun bagian keuangan perusahaan melakukan penyetujuan atau penolakan juga dari aplikasi. Selain itu Anda dapat mencetak slip penggantian biaya jika memang dibutuhkan, serta alur approval dapat ditentukan per karyawan dan batasan sampai 5 tingkatan approver.

Fitur e-claim ini sangat berguna di masa-masa pandemi seperti, dimana kita tetap melakukan administrasi tanpa harus bertemu secara produktif, semua bisa dikerjakan melalui aplikasi.  

Pengaturan pinjaman / Cash advance

Lakukan pengaturan pinjaman atau regulasinya sesuai ketentuan perusahaan. Tentukan periode maksimal, nominal yang diperbolehkan, jenis dan syarat peminjaman. Disini Anda juga dapat mengedit template bukti pembayaran atau slip pinjaman perusahaan Anda sendiri. 

Laporan 

Lihat laporan pinjaman dan daftar peminjam dan saldo yang sudah terpakai untuk dana pinjaman, untuk semua cabang perusahaan. Perperiode ataupun keseluruhan. Pada akun karyawan juga terdapat laporan balance atau kuota pinjaman, sehingga karyawan tahu kuota terpakai dan tersisa mereka sendiri. 

“NEW NORMAL” tidak perlu khawatir, lakukan dengan PayrollBozz

Melakukan penyesuaian di masa transisi “New Normal” jadi lebih mudah dengan modul dan menu yang tersedia di payrollBozz, fitur-fitur unggulan seperti absensi online yang tersedia pada aplikasi akan sangat membantu karyawan dalam melakukan urusan administrasi kepersonaliaan. 

Manajemen SDM juga lebih terorganisir dengan bantuan sistem HRIS (human resource information systems) yang merupakan basis dari PayrollBozz. 

Selain ketiga modul utama di atas tersebut, Anda juga dapat melakukan penilaian kerja karyawan dengan fitur Appraisal & KPI (key performance indicator). Ada beberapa metode yang dapat Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara objektif, terutama pengukuran produktivitas sangat penting di masa-masa sekarang ini. 

Pertama anda dapat melakukannya dengan pertanyaan survey, baik itu disebar kepada tim/bagian internal saja, atau memberikan pertanyaan survey tersebut kepada manajer. 

Kedua adalah 360 review, self review, atau tim review yang juga dapat dikerjakan via online. Dari sini Anda dapat melihat performa seluruh tim dan individu di perusahaan serta Karyawan dapat melakukan penilai terhadap sesama, dan atasan dapat memantau kembali penilaian tersebut.

Demikian adalah fitur unggulan PayrollBozz yang dapat Anda gunakan dalam masa “New Normal” ,walau kita dalam keadaan kurang menguntungkan namun kita harus tetap menjaga produktifitas.