Belum menurunnya angka pasien Covid 19 dan belum tersedianya vaksin memaksa kita untuk memberlakukan gaya hidup baru atau “New Normal”, yaitu sebuah kebiasaan baru dengan mengikuti protokol kesehatan covid 19.

Karena alasan itu juga tren pembagian jadwal kerja yang dari rumah atau WFH dan WFO (work from office) diterapkan, guna mencegah kerumunan karyawan di kantor.

Dari segala penyesuaian yang harus dipersiapkan seperti sistem absensi, jadwal kerja kustom, dan perhitungan payroll karyawan sudah Anda dan perusahaan mempersiapkannya dengan matang-matang?

Tidak dapat dipungkiri saat ini kita memang perlu mengadopsi teknologi untuk dapat mengakomodir kebutuhan kita yang semakin kompleks, termasuk dalam manajemen SDM.

Salah satu teknologi yang dapat Anda gunakan untuk manajemen SDM perusahaan adalah HRIS (human resource information systems).

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem komputer yang dapat mengorganisir tata laksana dan tata kelola SDM, data yang ada pada HRIS juga dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

Selain manajemen SDM masih ada beberapa hal lain yang perlu dipersiapkan dengan baik untuk memberlakukan sistem kerja ala “New Normal”, seperti penggajian, sistem absensi karyawan, dan pengelolaan keuangan. Dan berikut ini adalah modul atau fitur-fitur PayrollBozz yang dapat Anda andalkan..

Modul Attendance / Absensi

Sistem absensi online PayrollBozz dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan Anda untuk kustom jadwal kerja yang kompleks, terutama di musim WFH dan WFO. Sistem absensi PayrollBozz juga terintegrasi dengan mesin absensi secara online, sehingga menarik data kehadiran karyawan di cabang-cabang perusahaan bisa lebih mudah.

Buat pola / kustom jadwal kerja

Jadwal kerja yang kompleks seperti shift, harian, dan beberapa kustom schedule dapat Anda buat di menu Jadwal. Karyawan juga dapat melihat work & time schedule di smartphone via aplikasi PayrollBozz.

Laporan kehadiran / Attendance log

Attendance log berisikan rincian laporan kehadiran di setiap bulannya, pada menu ini karyawan atau pengguna dapat melihat jumlah kehadirannya setiap saat. Dengan Adanya laporan kehadiran yang lengkap, ini akan memudahkan karyawan melakukan koreksi ke HRD apabila ada kesalahan di kehadiran mereka

Absensi, Clock in/out

Pada menu Attendance atau absensi HRD dapat melakukan beberapa pengaturan seperti, mobile setting area untuk menandai wilayah mana saja yang diperbolehkan untuk melakukan absen dari aplikasi. Pengaturan tersebut termasuk radius, dan waktu.

Selain itu pada Clock attendance HRD dapat melihat daftar pengajuan kehadiran dari karyawan, dari daftar pengajuan tersebut HRD dapat menyetujui atau menolak request tersebut secara online, Namun sebelumnya Anda harus membuat approval line dan menentukan siapa saja yang memiliki hak untuk menolak dan menyetujui.

Absen via mobile apps

Untuk memudahkan karyawan yang sedang WFH atau dinas keluar kantor, PayrollBozz memberikan layanan absen dari smartphone via aplikasi.

Disini karyawan yang bersangkutan bisa dengan mudah absen dari lokasi, dan tentunya lokasi tersebut telah ditandai sebagai wilayah yang legal untuk absen melalui aplikasi, dengan melakukan pengaturan di mobile setting area.

Modul Payroll

Dalam software payroll atau penggajian ada banyak sekali pengaturan yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan dan regulasi perusahaan, Mulai dari siklus pembayaran gaji, komponen deduksi gaji, pajak, THR dan lainnya.

Buat komponen payroll

Komponen penggajian dibuat untuk dimasukan ke dalam formula perhitungan payroll, seperti komponen potongan keterlambatan, persentase pembayaran iuran BPJS/jamsostek, jamsostek, tunjangan karyawan, insentif lembur/bonus, potongan izin (cuti dan sakit), dan lainnya.

Formula Payroll

Setelah komponen penggajian selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat formula atau rumus untuk perhitungan gaji. Yang perlu Anda lakukan pada proses ini hanya tinggal memasukan komponen-komponen yang diperlukan, seperti contoh dibawah ini :

Anda juga dapat melakukan pengaturan untuk pemberlakuan perhitungan payroll tersebut, misal formula payroll A hanya diterapkan untuk jabatan manajerial sedangkan formula payroll diterapkan untuk jabatan staff.

Proses payroll dan kirim slip gaji

Untuk melakukan proses payroll, Anda hanya perlu melakukan satu kali klik maka semua perhitungan akan dihitung secara otomatis by system sesuai formula payroll yang telah diterapkan.

Menggunakan sistem payroll lebih akurat dan jauh dari kesalahan atau human error, semua perhitungan akan berdasarkan rumus. Setelah payroll diproses maka payslip akan dikirimkan ke masing-masing karyawan, karyawan dapat melihatnya melalui aplikasi payrollbozz.

Slip gaji yang tersimpan di sistem akan tersusun dan terorganisir dengan baik, sehingga mudah dilihat dan direkam, perusahaan juga dapat mengirimkannya ke pihak Bank untuk dilakukan pembayaran gaji.

Modul finance

Selanjutnya PayrollBozz juga memiliki sistem finance untuk pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Lakukan administrasi keuangan dengan mudah dan online melalui sistem finance PayrollBozz seperti, reimbursement, pinjaman, dan laporan keuangan.

Reimbursement / e-claim

Pada menu penggantian biaya atau reimbursement memungkinkan karyawan melakukan pengajuan penggantian biaya, seperti uang bensin, parkir dan tiket kepada perusahaan secara online melalui aplikasi payrollbozz.

Dan juga approver baik itu HRD ataupun bagian keuangan perusahaan melakukan penyetujuan atau penolakan juga dari aplikasi. Selain itu Anda dapat mencetak slip penggantian biaya jika memang dibutuhkan, serta alur approval dapat ditentukan per karyawan dan batasan sampai 5 tingkatan approver.

Fitur e-claim ini sangat berguna di masa-masa pandemi seperti, dimana kita tetap melakukan administrasi tanpa harus bertemu secara produktif, semua bisa dikerjakan melalui aplikasi.

Pengaturan pinjaman / Cash advance

Lakukan pengaturan pinjaman atau regulasinya sesuai ketentuan perusahaan. Tentukan periode maksimal, nominal yang diperbolehkan, jenis dan syarat peminjaman. Disini Anda juga dapat mengedit template bukti pembayaran atau slip pinjaman perusahaan Anda sendiri.

Laporan

Lihat laporan pinjaman dan daftar peminjam dan saldo yang sudah terpakai untuk dana pinjaman, untuk semua cabang perusahaan. Perperiode ataupun keseluruhan. Pada akun karyawan juga terdapat laporan balance atau kuota pinjaman, sehingga karyawan tahu kuota terpakai dan tersisa mereka sendiri.

“NEW NORMAL” tidak perlu khawatir, lakukan dengan PayrollBozz

Melakukan penyesuaian di masa transisi “New Normal” jadi lebih mudah dengan modul dan menu yang tersedia di payrollBozz, fitur-fitur unggulan seperti absensi online yang tersedia pada aplikasi akan sangat membantu karyawan dalam melakukan urusan administrasi kepersonaliaan.

Manajemen SDM juga lebih terorganisir dengan bantuan sistem HRIS (human resource information systems) yang merupakan basis dari PayrollBozz.

Selain ketiga modul utama di atas tersebut, Anda juga dapat melakukan penilaian kerja karyawan dengan fitur Appraisal & KPI (key performance indicator). Ada beberapa metode yang dapat Anda lakukan untuk mengukur kinerja karyawan secara objektif, terutama pengukuran produktivitas sangat penting di masa-masa sekarang ini.

Pertama anda dapat melakukannya dengan pertanyaan survey, baik itu disebar kepada tim/bagian internal saja, atau memberikan pertanyaan survey tersebut kepada manajer.

Kedua adalah 360 review, self review, atau tim review yang juga dapat dikerjakan via online. Dari sini Anda dapat melihat performa seluruh tim dan individu di perusahaan serta Karyawan dapat melakukan penilai terhadap sesama, dan atasan dapat memantau kembali penilaian tersebut.

Demikian adalah fitur unggulan PayrollBozz yang dapat Anda gunakan dalam masa “New Normal” ,walau kita dalam keadaan kurang menguntungkan namun kita harus tetap menjaga produktifitas.

Banyak cara menghitung gaji karyawan salah satunya adala dengan menggunakan 3P (pay for position, pay for performance, pay for person). 3 parameter penghitungan gaji konvensional ini merupakan konsep yang paling terkenal, hampir semua perusahaan di seluruh dunia minimal menggunakan salah satu dari 3P konsep ini.

Untuk membantu Anda yang kebingungan dalam menentukan parameter apa yang harus digunakan daam menentukan gaji karyawan di perusahaan, salah satu dari ketiga parameter dari konsep 3P ini bisa menjadi opsi, tinggal pilih mana yang paling tepat untuk Anda terapkan di perusahaan.

Masing-masing dari cara menghitung gaji karyawan menggunakan konsep pay for position, pay for performance, dan pay for person ini memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan berikut ini adalah ulasan tentang konsep 3P

Pay for person

Upah untuk personal ini berdasarkan kemampuan, keterampilan dan keahlian dari karyawan tersebut. Dengan menggunakan konsep pertama dari 3P ini juga bisa didasari dari tanggung jawab yang ia kerjakan, kontribusinya bagi perusahaan, dan atas inovasi-inovasi yang telah ia berikan kepada perusahaannya.

Keterampilan unik yang dimiliki karyawan merupakan asset berharga, oleh karenanya memberikan upah tinggi diluar dari posisi dan jabatan juga bisa dikatakan apresiasi dari perusahaan untuk karyawan tersebut.

Kelebihan dari Pay for person ini bisa menjadi motivasi dan pemicu semangat bagi karyawan lainnya untuk mau berkembang, dan bekerja lebih keras lagi untuk upah yang lebih tinggi. Selain itu dengan sistem atau konsep penggajian seperti ini manajemen SDM bisa lebih mengenal karakteristik karyawannya.

Kesulitan dari konsep menghitung gaji Pay for person adalah harus ada validitas yang benar-benar baik, agar gaji yang diberikan juga sesuai dan akurat dari apa yang mereka kerjakan.

Supervisor, manager termasuk HRD harus teliti dalam mengidentifikasi hasil kerja karyawannya, dan sistem penggajian Pay for person harus objektif agar semua karyawan dapat memiliki kesempatan yang sama untuk mendapatkan salary yang lebih tinggi.

Pay for performance

Cara menghitung gaji karyawan dengan sistem seperti ini sangat cocok diterapkan untuk divisi pemasaran, seperti marketing sales atau kepada divisi yang memiliki target performa atau KPI.

Pay for performance berarti memberikan upah kerja berdasarkan performa karyawan, yang paling mudah adalah dengan mengadakan insentif atau tunjangan khusus untuk mereka yang telah mencapai target pekerjaannya.

Tambahan upah yang diberikan atas pencapaian hasil sangat popular di praktikan di banyak perusahaan besar untuk meningkatkan penjualan produk mereka. Dampak dari sistem penggajian seperti ini kepada perusahaan juga sangat nyata.

Perhitungan upah kerja dengan konsep kedua dari 3P ini lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan metode Pay for performance, karena indikator yang digunakan lebih jelas dan transparan.

Pay for position

Pay for position adalah konsep mempayar upah kerja berdasarkan posisi, kedudukan atau jabatan seseorang di perusahaan. Konsep seperti ini terkenal diperusahaan dengan senioritas dan hirarki yang tinggi, biasanya perusahaan yang sudah sangat besar.

Cara menghitung gaji karyawan dengan konsep seperti ini tidak dianjurkan untuk perusahaan rintisan atau start-up, karena bisa langsung menimbulkan kecemburuan dan konflik antar karyawan.

Faktor perhitungan gaji dengan konsep seperti ini juga berdasarkan seberapa strategis posisi, bagian, atau divisi. Misalnya staff akunting di perusahaan desain memiliki gaji yang lebih rendah dibandingkan staff desain grafis, padahal level hirarki mereka setara, yakni sama-sama staff.

Hal ini karena faktor ide kreatif dari seorang desain grafis jauh lebih krusial dan dibutuhkan perusahaan dibandingkan staff akunting tersebut.

Demikian adalah cara menghitung gaji karyawan berdasarkan konsep 3P (pay for position, pay for performance, pay for person), ketiga parameter penentuan faktor gaji ini bisa di aplikasikan ke perusahaan Anda, pilih sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis perusahaan.

Tag: sistem penggajian

Siapkan Sistem Kerja “New Normal” Dengan Fitur Unggulan PayrollBozz