fbpx
7 Tools HRD modern yang wajib dimiliki oleh perusahaan

7 Tools HRD modern yang wajib dimiliki oleh perusahaan

Tools HRD merupakan perangkat penting bagi perusahaan untuk kelancaran manajemen SDM. Kegunaan tools HRD adalah untuk memudahkan manajemen administrasi kepersonaliaan, assessment, payroll, manpower planning, dan prosedur standar operasional atau SOP. 

Penting bagi perusahaan untuk memiliki tools HRD modern untuk meningkatkan efisiensi kinerja karyawan, dan juga pengelolaan serta perencanaan. Dan berikut adalah 7 tools HR yang wajib dimiliki oleh perusahaan. 

7 Tools HRD Powerfull yang wajib dimiliki perusahaan

1 ) Buku panduan SOP lengkap

Yang pertama masing-masing divisi harus dilengkapi dengan bekal yang cukup untuk bekerja sesuai dengan fungsinya. Buku panduan SOP (standard operational procedure) bisa dijadikan bacaan wajib bagi setiap karyawan di setiap divisi. 

Pelaksanaan SOP yang baik akan membawa karyawan bekerja sesuai koridornya, pemahaman yang baik atas masing-masing SOP dapat meningkatkan efisiensi kerja karyawan, dan tentunya menurunkan risiko, kesalahan, atau human error. 

Panduan SOP berisikan materi-materi lengkap tentang cara mempersiapkan, melakukan, dan pemeriksaan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Pastikan juga perusahaan selalu memperbaharui materi SOP bagi pekerjanya, karena seiring waktu SOP akan selalu di uji dan mengalami perubahan sesuai dengan zamannya. 

2 ) Employee Satisfaction Survey

Kuesioner kepuasaan karyawan merupakan tools HRD yang dipergunakan untuk mengukur kepuasaan karyawan yang bekerja di perusahaan, dengan metode survey. Tools dapat memberikan laporan level kepuasan karyawan secara kualitatif dan objektif. 

Dengan mengetahui tingkat kepuasan karyawan, perusahaan dapat melihat korelasi atau hubungan dari penurunan dan peningkatan kinerja karyawan.

3 ) Key performance indicator (KPI) dan Appraisal

KPI dan appraisal adalah tools HRD yang berguna untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara objektif. Penilaian hadir mulai dari tim, atasan, bawahan, 360 review dan self review. 

Dengan menggunakan tools appraisal, HRD atau manajemen dapat mengidentifikasi masalah sejak awal, seperti perselisihan antar karyawan yang menyebabkan menurunnya kinerja tim, melihat penilaian antar masing-masing karyawan

Sedangkan KPI berfokus kepada kinerja karyawan. Seperti target penjualan, pengukuran pelayanan dan lainnya. Dengan seperti perusahaan bisa melihat performa karyawan berdasarkan statistik, angka dan bobot.

4 ) Competency-based Interview

Dalam proses rekrutmen perusahaan membutuhkan tools Competency-based interview merupakan metode wawancara kandidat untuk menggali dan melihat potensi yang ada di dalam dirinya. 

Tools interview karyawan ini berisikan serangkaian pertanyaan dan tes berbasis kompetensi untuk melihat potensi, perilaku dan sikap. Tools HRD yang satu ini bersifat aplikatif yang berarti bisa langsung digunakan saat interview kerja, tools ini berguna untuk menyaring kandidat yang paling potensial dan tepat.

Contoh Competency-based interview yang paling terkenal di Indonesia adalah DiSC dan MBTI

Baca juga : Pengertian dan tipe-tipe DiSC dan kepribadiannya

5 ) Payroll systems Online

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, kini sistem payroll atau penggajian karyawan dapat dilakukan secara online, dengan mengandalkan cloud based. Sistem ini memudahkan HRD dalam memproses payroll dari manapun dan kapanpun.

Adapun kelebihan yang dimiliki oleh sistem payroll online dengan penggajian manual terletak pada proses perhitungannya yang terintegrasi dengan sistem absensi, insentif, pajak, BPJS, faktor pengurangan secara otomatis.

6 ) Instrumen Assessment Center

Ada dua set untuk instrumen assessment center yang dapat digunakan untuk mengukur level kompetensi seorang karyawan. Ada satu set untuk level manajerial dan satu set lainnya untuk level supervisor. 

Dalam satu set instrumen assessment center terdapat case analysis, behavior event interview, role play, dan juga group discussion. Tools HRD ini juga dilengkapi dengan panduan penggunaan dan rating penilaian. 

Instrumen pengujian ini sangat berguna dalam proses uji kompetensi SDM dan pengembangan SDM, serta dapat digunakan juga melihat mutu dari calon SDM yang akan dipromosikan ke level manajer. Dengan mengikuti tes asesmen yang tersedia hasil dari ujiannya dapat dijadikan bahan referensi. 

7 ) Mesin absensi yang terkoneksi dengan internet

Tools HRD yang terakhir adalah mesin absensi yang dapat terkoneksi ke internet serta memiliki fitur ADMS (Automatic Data Master Server). Sebuah fitur yang dapat mengintegrasikan data dan transaksi dari banyak mesin lainnya yang tersebar di berbagai tempat.

Dengan mesin absensi karyawan yang sudah memiliki fitur diatas, ini akan memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan pengelolaan kehadiran karyawan mereka jadi terpusat. Dan dapat diaplikasikan menggunakan sistem HR online seperti PayrollBozz. 

Demikian adalah 7 tools HRD powerful yang wajib dimiliki oleh perusahaan, untuk memudahkan pengelolaan SDM dan administrasi kepersonaliaan. 

Mengenal manfaat dan fungsi KPI (key performance indicator) untuk perusahaan

Mengenal manfaat dan fungsi KPI (key performance indicator) untuk perusahaan

KPI karyawan – Satu yang tidak boleh terlewat oleh perusahaan adalah penerapan sistem key performance indicator sebagai alat ukur keberhasilan dan performa karyawan. Fungsi KPI karyawan sendiri adalah untuk mengontrol kinerja atau produktivitas karyawan dalam perusahaan, dan datanya bisa dijadikan bahan evaluasi bagi perusahaan untuk meningkatkan performa. 

Dan definisi menurut para pakar seperti yang disampaikan oleh Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Maka dengan demikian sistem KPI karyawan sangatlah krusial, tanpa KPI perusahaan tidak dapat mengukur sejauh mana keberhasilan telah dicapai, dan merancang perencanaan SDM yang tepat. 

KPI juga menjaga performa karyawan tetap baik dengan ukuran target yang diberikan kepadanya, dan kalaupun target tidak dapat tercapai, maka akan terlihat adanya penurunan performa, dan dapat dijadikan bahan evaluasi untuk segera dicari jalan keluarnya. 

Untuk menerapkan fungsi KPI terdapat prinsip SMART yang merupakan 5 fondasi untuk membuat ukuran yang tepat, berikut adalah penjelasannya : 

  • Spesific : Tujuan atau target yang dibuat harus spesifik, jelas, dan detail agar tidak lebar dan rancu. 
  • Measureable : Tujuan dan target yang dibebankan kepada karyawan atau tim harus memiliki ukuran, baik itu secara kuantitas ataupun kualitas. 
  • Achievable : Target harus bisa diraih dan dicapai, walaupun diformulasikan dengan tantangan
  • Realistic : Tujuan haruslah realistis dengan mempertimbangkan rintangan dan hambatan yang ada di depan
  • Time sensitive : Memberikan batasan waktu untuk sebuah target untuk dicapai.

Dengan menerapkan sistem KPI ini juga HRD akan dimudahkan dalam melakukan dampak kinerja karyawan untuk pencapaian perusahaan, selain itu KPI karyawan juga dapat digunakan sebagai parameter untuk mengadakan reward dan punishment yang objektif, yang mana juga cara ini dilakukan untuk memancing karyawan untuk mengeluarkan performa terbaiknya saat bekerja. 

Baca juga : Hukum Ketenagakerjaan: Definisi, Tujuan dan Regulasinya

Tidak hanya itu saja dari KPI ini karyawan jadi mengerti dan memahami apa tujuan perusahaan, dan apa ekspektasi perusahaan terhadap dirinya, sehingga karyawan bisa bekerja dengan visi karena mereka mengetahui dampak pekerjaannya untuk perusahaan. 

3 Kriteria untuk membangun sistem KPI

kpi karyawan

Untuk memastikan sistem KPI bisa berjalan dengan baik di perusahaan, ada 3 kriteria yang yang harus dipenuhi, berikut adalah 3 kriteria key performance indicator :

  • Desentralisasi mulai dari level manajemen hingga ke level operasional.
  • Kolaborasi antara karyawan dan tim serta pelanggan.
  • Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan.

Pada praktik dan proses KPI merupakan sistem yang saling berkaitan satu sama lain, sehingga masing-masing tugas divisi atau karyawan dapat mempengaruhi lainnya, disinilah fungsi KPI bermain, dimana sistem ini dapat menemukan sesuatu yang miss dari sebuah alur kerja. 

Demikian adalah pengenalan manfaat dan fungsi KPI karyawan yang perlu Anda ketahui, gunakan sistem KPI yang handal dan powerfull untuk menunjang produktivitas dan bisnis perusahaan.