Istilah officeless system atau sistem kerja tanpa kantor mungkin masih terdengar asing di telinga beberapa orang. Namun sebenarnya di era yang serba digital seperti saat ini, sudah banyak perusahaan besar yang memberlakukan sistem ini dalam operasional bisnis mereka.
Hal ini dikarenakan officeless system dianggap cukup efektif dalam meningkatkan produktivitas karyawan karena mereka dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja, tanpa terbatas oleh ruang dan waktu.
Meski demikian, karyawan yang diperbolehkan untuk bekerja dari luar kantor tetap harus memperhatikan pola kerja serta laporan yang harus mereka buat untuk perusahaan. Karena bagaimana pun, tanggung jawab tetap menjadi prioritas utama dalam setiap pekerjaan.
Nah, bagi Anda para pelaku usaha yang ingin meningkatkan produktivitas sekaligus kreativitas karyawan pada saat bekerja. Tak ada salahnya untuk mengadopsi sistem kerja tanpa kantor yang satu ini. Untuk itu pada artikel PayrollBozz kali ini, kami akan membahas mengenai seluk beluk officeless system yang perlu Anda ketahui.
Baca juga: Jenis Profesi Freelancer dan Keuntungannya di Era New Normal
Definisi Officeless System
Secara harfiah officeless system berarti sebuah sistem yang meniadakan kantor dalam operasional sebuah perusahaan. Dalam prakteknya, setiap karyawan yang bekerja secara officeless ini tidak diwajibkan pergi ke kantor untuk menyelesaikan pekerjaannya. Sebagai gantinya, mereka bisa menggunakan tempat apapun baik itu rumah, cafe, tempat makan, mall hingga coworking space sekali pun.
Bisa dibilang penerapan sistem kerja tanpa kantor ini tak hanya dapat berdampak positif bagi kinerja karyawan, namun juga perusahaan. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, karyawan yang bekerja dari rumah atau tempat mana pun yang ia sukai tentu akan lebih produktif karena mereka bisa enjoy dan menyesuaikan pola kerjanya.
Selain itu, cara ini juga digadang-gadang dapat meningkatkan kreativitas karyawan karena mereka dibebaskan berekspresi mengikuti mood atau suasana hatinya.
Dalam praktek penerapan officeless system ini, jam kerja seringkali menjadi lebih fleksibel. Artinya, setiap karyawan dapat bekerja kapan pun dan di mana pun. Tanpa mereka harus mengikuti aturan 8 sampai 5 atau 9 sampai 6 yang sudah cukup umum digunakan.
Namun demikian, bukan berarti karyawan yang bekerja dengan sistem officeless ini dapat berlaku seenaknya. Justru hal ini berlaku sebaliknya karena laporan pekerjaan dituntut untuk selalu ada.
Sehingga jika Anda adalah karyawan yang bekerja tanpa harus ke kantor, Anda harus senantiasa rutin mengirimkan hasil laporan pekerjaan pada atasan untuk memastikan bahwa progress terus berjalan.
Keuntungan dari Officeless System bagi Perusahaan dan Karyawan
Bagi perusahaan yang menjalankan sistem kerja tanpa kantor ini, mereka bisa menghemat lebih banyak pengeluaran. Sebut saja tagihan utilitas seperti air dan listrik yang lebih bisa ditekan karena karyawan tak lagi menggunakan barang elektronik dalam kantor.
Tak hanya itu, perusahaan juga jauh lebih menghemat biaya kertas yang biasa digunakan untuk mencetak laporan dan lain sebagainya. Sehingga alokasi dana pun bisa lebih diefisienkan untuk hal-hal lain yang lebih mendukung produktivitas perusahaan.
Karena karyawan yang bekerja di luar kantor cenderung minim stres dan tekanan, hal ini juga lebih mensejahterakan mereka pada saat bekerja. Sehingga mereka dapat lebih fokus dan produktif dalam menyelesaikan pekerjaannya. Mereka akan menikmati setiap proses yang dilaluinya tersebut.
Tak hanya menghemat pengeluaran bagi perusahaan saja, karyawan yang bekerja dari rumah atau di luar kantor juga bisa lebih menghemat biaya yang biasanya mereka keluarkan untuk transportasi atau makan siang.
Baca juga: Cara Menggunakan Google Meet untuk Work From Home
Kekurangan dari Officeless System dalam Penerapannya
Selain keuntungan yang telah disebutkan di atas, sistem yang satu ini juga memiliki kekurangannya tersendiri. Di mana mayoritas kekurangannya ditanggung oleh karyawan. Sebut saja tagihan utilitas mereka yang cenderung membengkak. Mulai dari tagihan listrik, internet dan lain sebagainya.
Tak hanya itu, karyawan yang dipilih untuk bekerja di luar kantor juga cenderung sering mengalami miskomunikasi atau salah paham. Memang teknologi digital saat ini sudah banyak yang mendukung untuk memudahkan komunikasi antara dua orang atau bahkan lebih. Anda bisa melakukan voice atau video call dengan satu kelompok sekaligus.
Sayangnya, komunikasi tersebut masih sering mengalami kendala. Di mana beberapa karyawan mungkin tak memiliki koneksi yang baik sehingga tak seluruh percakapan dapat terekam atau terdengar dengan jelas.
Selain itu, meski jam kerja cenderung fleksibel dan karyawan dapat mengerjakan pekerjaan mereka kapan pun. Hal ini juga dapat menjadi kekurangan karena tuntutan pekerjaan dapat datang kapan saja.
Misalnya revisi yang diajukan oleh klien baru masuk jam-jam malam atau saat Anda sedang hangout bersama teman. Tentu akan sangat merepotkan jika revisi tersebut harus segera dikerjakan dan dikirim kembali, bukan?
Profesi yang Cocok Menggunakan Sistem Kerja Tanpa Kantor
Perlu diketahui bahwa tak semua pekerjaan dapat dilakukan tanpa harus pergi ke kantor. Beberapa di antaranya memang harus mewajibkan Anda datang ke kantor karena seluruh peralatan operasional yang dibutuhkan hanya ada dalam kantor tersebut. Sebut saja karyawan produksi, quality control dan masih banyak lagi yang lain.
Nah, di bawah ini kami berikan juga beberapa contoh profesi yang bisa menyelesaikan pekerjaannya dari luar kantor tanpa harus mengalami kerepotan.
1. Programmer atau developer
Seorang programmer atau developer sangat bisa menyelesaikan pekerjaannya dari mana saja tanpa harus terbatas lokasi tertentu. Selama mereka memiliki perangkat PC atau laptopnya yang mumpuni serta dapat terhubung dengan internet itu sudah lebih dari cukup.
Mengingat profesi programmer cukup berat untuk dijalani dan membutuhkan banyak konsentrasi, sistem officeless cenderung lebih direkomendasikan bagi mereka. Tujuannya agar programmer tersebut dapat lebih maksimal mengerjakan project-nya tanpa terganggu dengan lingkungan kantor yang tegang dan mungkin sangat menekan.
2. Designer
Berikutnya ada designer yang juga dapat mengadopsi sistem kerja tanpa harus pergi ke kantor. Lagi-lagi selama mereka memiliki perangkat pendukung yang mumpuni itu lebih dari cukup. Karena tidak semua komputer atau laptop dapat digunakan untuk menjalankan aplikasi editing foto yang cukup berat.
Seorang designer juga biasanya bekerja dengan memperhatikan mood atau suasana hati mereka. Meskipun dituntut untuk tetap profesional dalam segala situasi, namun seringkali hasil yang diberikan ketika mereka dalam kondisi mood yang baik dan pada saat suasana hatinya buruk akan sangat berbeda.
Maka dari itu penting bagi perusahaan untuk mengerti dan memahami kebutuhan karyawannya yang bergerak di divisi kreatif.
3. Content writer
Seperti dua profesi yang telah disebutkan di atas, content writer juga memiliki senjata utama yakni sebuah perangkat laptop atau PC untuk digunakannya dalam menyelesaikan sebuah artikel atau tulisan. Hal inilah yang membuat profesi ini tidak masalah jika dikerjakan dari luar kantor.
Selain ketiga profesi yang telah disebutkan di atas, masih ada banyak lagi profesi yang bisa dikerjakan tanpa harus menggunakan kantor. Pada dasarnya, setiap profesi yang menggunakan gadget sebagai perangkat untuk menyelesaikan pekerjaannya sangat bisa diselesaikan secara officeless. Namun demikian, hal ini kembali pada Anda sebagai pemilik usaha yang berhak menentukan bagaimana sistem kerja dalam perusahaan tersebut.