Dalam setiap perusahaan, pasti ada yang dinamakan divisi GA atau General Affair. Biasanya banyak orang menyangka bahwa GA itu sama dengan bagian SDM. Tapi ternyata hal itu keliru, lho.
Nah, biar lebih jelasnya lagi mengenal divisi General Affair, kita simak yuk penjelasan lengkapnya berikut ini, sekaligus juga penjabaran tentang tugas dan fungsi General Affair di setiap perusahaan.
Apa itu General Affair?
General Affair adalah sebuah divisi yang biasanya disebut juga bagian Umum. Hal ini bukan tanpa sebab lho, karena memang divisi GA ini mengurusi banyak sekali kebutuhan-kebutuhan pengadaan barang dan jasa dalam perusahaan.
Mulai dari pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor, pemeliharaan fasilitas kantor, perbaikan alat-alat, pencarian vendor-vendor yang jasanya dibutuhkan oleh perusahaan, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Nah, tadi di awal kita sempat membahas bahwa banyak orang salah mengira bahwa General Affair sama dengan SDM. Hal ini mungkin dikarenakan pada beberapa perusahaan, GA merupakan bagian dari divisi HRD.
Meskipun begitu, tugas dan wewenangnya sama sekali berbeda. Ada juga perusahaan yang menjadikan General Affair sebagai divisi tersendiri, yang menyatu dengan bagian purchasing atau pembelian.
Fungsi General Affair
Sebagai divisi yang sangat penting di perusahaan, General Affair memiliki beberapa fungsi utama, yaitu:
Fungsi Pengadaan
Semua barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan menjadi tanggung jawab divisi General Affair. Sehingga, GA harus selalu siap saat dituntut memenuhi permintaan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut.
Fungsi Pemeliharaan
Semua barang-barang, fasilitas, gedung, dan aset yang dimiliki oleh perusahaan merupakan tanggung jawab divisi General Affair untuk dipelihara.
Oleh karena itu, jika para pegawai menemukan ada kerusakan pada perangkat komputer misalnya, maka harus secepatnya dilaporkan pada bagian General Affair agar bisa dilakukan langkah-langkah perbaikan.
Baca juga : Apa Saja Jenis-jenis Kompensasi yang Bisa Diberikan Pada Karyawan? Simak Penjelasannya di Sini!
Walaupun pada akhirnya teknisi yang akan memperbaikinya, tetapi prosedur yang baik adalah GA harus diberitahu terlebih dahulu, agar General Affair-lah yang menghubungi teknisi tersebut.
Hal ini dilakukan agar semua kondisi aset dan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan dapat terpantau dengan baik. Selain itu, General Affair juga bertugas mengadakan penilaian atas kondisi aset dan fasilitas secara berkala, lalu membuat laporannya untuk diberikan ke pihak manajemen.
Seringkali, karena keterbatasan anggaran perusahaan, GA harus membuat prioritas mana dulu fasilitas yang harus diperbaiki. Setelah itu, General Affair akan mengajukan anggaran ke manajemen perusahaan.
Sebagai contoh, divisi marketing dan keuangan sama-sama membutuhkan perbaikan AC yang rusak serta perluasan ruangan, tetapi anggaran perusahaan hanya cukup untuk mengizinkan perbaikan dan perluasan ruangan salah satu departemen saja.
Nah di sinilah pentingnya peran General Affair. Mereka harus bisa menimbang dan memutuskan mana dulu ruangan yang lebih membutuhkan perluasan.
Fungsi Perawatan
Walau sekilas terlihat mirip dengan fungsi pemeliharaan, tapi fungsi perawatan lebih ditujukan untuk menjaga kualitas fasilitas yang terdapat di perusahaan, misalnya saja kebersihan ruangan, kebersihan halaman gedung, toilet, dan sebagainya. Sehingga, tak heran kalau bagian cleaning service pun masuk ke dalam tanggung jawab General Affair.
Fungsi Relasi
Nah, mungkin ada di antara Anda yang sedikit bingung, apa yang dimaksud dengan fungsi relasi ini? Jadi, General Affair juga memiliki fungsi untuk membina hubungan baik dengan para vendor penyedia barang dan jasa. Hal ini sangat diperlukan, agar memudahkan perusahaan saat membutuhkan jasa mereka.
Selain itu, General Affair juga bertugas untuk membuat kontrak kerja, melakukan negosiasi harga, memastikan kualitas barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan perjanjian, memastikan pembayaran dilakukan secara tepat waktu, dan mengajukan komplain secara resmi apabila terjadi ketidaksesuaian kualitas pesanan.
Fungsi Pembuatan S.O.P dan Penjadwalan
S.O.P atau Standar Operasional Prosedur merupakan hal yang krusial dalam divisi General Affair. S.O.P ini bisa dibuat dengan menyusun alur permintaan pengadaan barang dan jasa, membuat form pengajuan, dan sebagainya.
Penyusunan S.O.P bertujuan agar semua kebutuhan pengadaan berjalan dengan rapi dan tidak ada yang terlewat.
Tak hanya itu, S.O.P juga disusun untuk membuat jadwal rutin perawatan dan pemeliharaan aset serta fasilitas kantor. Misalnya saja jadwal membersihkan ruangan, jadwal pengecekan kondisi mesin, dll.
Fungsi Perizinan
Divisi General Affair juga harus siap untuk membantu perusahaan dalam mengurus perizinan dengan pihak kepolisian atau pemerintah daerah setempat. Mereka juga harus bisa menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal lainnya, seperti jurnalis.
Selain fungsi-fungsi di atas, General Affair juga memiliki fungsi umum seperti divisi lainnya, misalnya membuat laporan secara berkala, baik mingguan maupun bulanan.
Tugas General Affair
Walaupun memiliki banyak tugas, tetapi secara umum tugas utamanya adalah melakukan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Jadi mulai dari urusan mobil dinas, kebersihan kantor, pengadaan alat tulis kantor, pengurusan perizinan, sampai kebutuhan logistik lainnya, semua menjadi tugas General Affair.
Jangan lupa juga seorang General Affair harus membuat berbagai form pengajuan, mulai dari pengajuan barang & jasa, permintaan perbaikan fasilitas dan peralatan, serta yang lainnya. Hal ini agar memudahkan para pegawai yang membutuhkan sesuatu.
Kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi General Affair
Nah, timbul pertanyaan selanjutnya. Dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh General Affair di sebuah perusahaan, ada tidak sih kualifikasi khusus yang dibutuhkan untuk menjadi seorang staf GA? Atau siapa pun bisa menjadi General Affair?
Pada umumnya, General Affair membutuhkan orang-orang dengan latar pendidikan minimal D-3 atau S-1 Manajemen atau jurusan lainnya yang masih berkaitan.
Selain itu akan lebih baik bila mereka memahami tentang manajemen logistik. Kemampuan komputer dan komunikasi yang baik juga menjadi kunci utama seorang dalam menjadi seorang General Affair yang baik.
Baca juga : Mengapa Pakai Konsultan Pajak dan Cara Memilih Jasa Konsultan Pajak yang Baik
Skill dan attitude yang dibutuhkan untuk menjadi General Affair yang baik
Selain kualifikasi di atas, untuk menjadi General Affair yang baik Anda juga haruslah seseorang yang teliti, jujur, memiliki kemampuan negosiasi yang baik, bisa berpikir cepat, dan mampu mengkoordinasikan banyak hal dalam waktu yang bersamaan.
Anda juga haruslah seseorang yang rapi dan teratur dalam bekerja. Tugas General Affair sangat tergantung pada jadwal, sehingga pastikan juga Anda bisa membuat penjadwalan atau timeline yang baik.
Siapa yang bisa menjadi General Affair?
Secara teori, siapa pun yang memiliki kemampuan yang dibutuhkan pasti bisa menjadi bagian dari General Affair. Tapi satu hal yang paling penting adaah ketelitian dan keteraturan.
Seorang GA yang baik WAJIB merupakan seseorang yang teliti, sebab pekerjaannya menuntut ia cepat mendeteksi jika terjadi kerusakan pada aset dan fasilitas, serta bisa segera mengetahui apabila ada kualitas barang dan jasa yang tidak sesuai dengan pesanan.
Selain itu, General Affair juga harus mau bersusah payah survey harga ke banyak vendor dan mengecek reputasi vendor yang bersangkutan, agar selain bisa mendapatkan harga terbaik, juga bisa mendapatkan kualitas yang bagus.
Nah, itu tadi penjelasan lengkap tentang tugas dan fungsi General Affair di dalam perusahaan. Semoga membantu Anda lebih mengerti dengan posisi yang satu ini ya.