Cloud based HRIS – Sebagian dari kita mungkin pernah mendengar yang namanya cloud based systems namun belum memahaminya atau belum pernah mendengar sama sekali. Nah pada artikel kali ini PayrollBozz akan membahas mengenai cloudbase systems dan manfaatnya bagi perusahaan/organisasi.
Di era sekarang dimana teknologi informasi menjadi aspek penting dalam kehidupan manusia, baik itu untuk kebutuhan pribadi ataupun kelompok. Teknologi membantu manusia dalam melakukan pekerjaan, agar menjadi lebih mudah, efisien dan efektif.
Dan hal ini tidak terlepas dari manfaat cloud based atau penyimpanan awan. Cloud based mempermudah kita dalam menyimpan, mengelola, dan mengakses data dari mana saja, kapan saja, dan dari perangkat apa saja. Salah satu contoh cloudbase yang paling terkenal adalah google drive. Namun sebelum lebih jauh lagi membahas tentang manfaat cloud based systems ada baiknya kita memahami sistem penyimpanan awan terlebih dahulu.
Baca juga : Pentingnya Sertifikasi ISO Untuk Perusahaan/Organisasi (Macam-macam ISO)
Apa itu Cloud based systems ?
Sistem penyimpanan awan atau cloud based systems merupakan teknologi pengelolaan data dengan mengandalkan basis server atau ruang penyimpanan yang dapat di akses online menggunakan internet protocol atau IP address.
Teknologi ini memungkinkan pengguna memiliki ruang penyimpanan virtual, tanpa harus memiliki drive fisiknya. Pengguna juga tidak perlu memiliki platform, sistem atau infrastruktur yang memadai untuk mengelola data yang disimpan. Pengguna hanya perlu berlangganan atau menyewa cloud based dari penyedia layanan tersebut.
Namun tidak semua layanan ini berbayar, ada juga yang memberikan gratis dan uji coba. Perbedaan antara yang berlangganan berbayar dengan yang berlangganan gratis biasanya terletak pada kapasitas penyimpanan dan fitur pendukung.
Konsep penyimpanan awan mengedepankan konsep kenyamanan pengguna untuk mengakses data mereka, tanpa rasa khawatir bahwa data akan rusak, hilang atau dicuri. Umumnya para penyedia layanan cloud based memiliki standarisasi untuk keamanan seperti ISO 27001, agar data pelanggan tidak rusak, hilang atau bahkan dicuri.
Cloud based juga digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti penyimpanan dan transfer data seperti google drive, pengelolaan data karyawan seperti software HRIS PayrollBozz, desain seperti adobe photoshop versi terbaru dan lainnya.
Kenyamanan, keamanan serta aksesibilitas yang tinggi menjadi faktor utama mengapa banyak orang atau organisasi beralih ke penyimpanan awan. Dan tidak terkecuali manajemen SDM perusahaan, menggunakan software HRIS.
Ada banyak manfaat yang didapat dari penggunaan software HRIS untuk pengelolaan data karyawan. Dengan menggunakan Cloud based HRIS divisi HR bisa dengan mudah melakukan kegiatan administrasi kepersonaliaan seperti approval dan rejection cuti, lembur, reimbursement payroll process dan lainnya seperti dibawah ini.
Baca juga : Pentingnya menghargai karyawan, dan manfaatnya bagi perusahaan (tips manajemen SDM)
Manfaat Software/Cloud based HRIS untuk perusahaan
Dokumentasi aktivitas/transaksi data
Keunggulan yang utama menggunakan cloud based adalah data yang disimpan, diakses, diubah dan dikirim dapat terdokumentasi dengan jelas. Semua kegiatan aktivitas pada sistem cloud direkam dengan tertata dan dapat dilihat oleh pengguna lainnya, sehingga transaksi bisa lebih aman dan transparan.
Transparansi data pada cloud based systems membantu perusahaan dalam mengurangi kesalahan atau bahkan kecurangan. Karena jika itu terjadi semua rekaman aktivitas bisa terlihat.
Tata kelola, tata letak, dan tampilan yang mudah
Penyedia layanan cloud based HRIS seperti PayrollBozz mengembangkan sistem mereka agar mudah di akses dan digunakan oleh pengguna. Dengan tampilan yang mudah dipahami, dan tata letak penyimpanan yang teratur memudahkan pengguna dalam mengakses data mereka.
Tidak hanya dirancang untuk mudah digunakan, tapi pengembang juga merancang sistem yang mampu melakukan manajemen data dengan otomatis dan terstruktur. Sistem HRIS yang powerfull memudahkan perusahaan dalam mengelola data, karena memungkinkan semuanya dilakukan secara otomatis.
Pencadangan data
Umumnya sistem cloud based memberikan pencadangan data yang berlapis, sehingga apabila terjadi kerusakan pada perangkat utama, atau data secara tidak sengaja kehilangan data dapat ditemukan kembali melalui pencadangan data.
Pencadangan data ini bisa dibilang nilai yang paling berharga dari sistem penyimpanan awan, sistem recovery yang baik adalah pencadangan otomatis dan berkala, sehingga memungkinkan aktivitas terbaru dapat diselamatkan.
Realt time
Selanjutnya manfaat cloud based HRIS untuk perusahaan adalah ketepatan waktu, dimana pengguna bisa mendapatkan laporan secara real time. Seperti laporan absensi karyawan yang masuk kerja dari berbagai cabang, software HRIS bisa menampilkan laporan tersebut secara real time, yang dikirimkan oleh mesin absensi.
Tidak hanya itu, pada tampilan dashboard HRIS systems seperti PayrollBozz bisa ditampilkan siapa saja karyawan yang hadir, tidak hadir, terlambat, izin, sakit dan cuti. Dengan begini HRD atau atasan bisa lebih mudah melakukan pemantauan.
Terintegrasi
Dengan menggunakan cloud based pengelolaan data informasi menjadi terpusat, segala informasi mengenai SDM, penggajian, pinjaman, pengambilan data absensi dan lainnya dapat dilakukan terpusat. Hal ini tentunya menghemat dari segi waktu, biaya dan tenaga.
Yang paling terasa dalam penggunaan Cloud based HRIS adalah pemusatan mesin absensi dengan sistem HRIS. Perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, bisa menyambungkan mesin absensi (yang memiliki adms) melalui internet, dan datanya bisa dikelola oleh pusat, semua log kehadiran karyawan dapat di import dengan mudah dari jauh.
Demikian adalah manfaat dan pentingnya sistem cloud based HRIS untuk perusahaan/organisasi, penggunaan sistem memudahkan HRD, perusahaan bahkan karyawan dalam mengelola data dan melakukan administrasi kepersonaliaan. Untuk mempelajari software HRIS lebih lanjut, Anda dapat mengunjungi www.payrollbozz.com