fbpx
Masih Bingung Bagaimana Cara Pembuatan SOP? Simak Langkah-langkahnya di Sini!

Masih Bingung Bagaimana Cara Pembuatan SOP? Simak Langkah-langkahnya di Sini!

Dalam setiap perusahaan, salah satu cara untuk menjaga alur kerja teratur dan meningkatkan produktivitas adalah dengan menggunakan SOP. Tanpa SOP, maka bisa dipastikan karyawan akan merasa kebingungan saat menjalankan tugas rutin atau harus berhadapan dengan sebuah masalah dalam pekerjaan.

Sebenarnya, apa sih SOP itu, dan apa pentingnya SOP bagi perusahaan? Untuk lebih jelasnya, berikut ini penjelasan lengkapnya sekaligus juga langkah-langkah cara pembuatan SOP.

Apa itu SOP?

SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur. Ini adalah seperangkat aturan tertulis yang berisi petunjuk step by step bagaimana cara mengerjakan sesuatu, aturan yang harus diikuti, dan bagaimana cara karyawan dalam menghadapi penyelesaian suatu persoalan di tempat kerja.

SOP ini biasanya dibuat secara rinci untuk setiap divisi dan fungsi kerja. Misalnya saja SOP pengajuan reimbursement, SOP penulisan laporan keuangan, SOP menghadapi komplain pelanggan, SOP peneguran kesalahan karyawan, dan sebagainya.

Dengan begitu, setiap menghadapi suatu pekerjaan, karyawan akan melakukan langkah-langkahnya secara persis sesuai standar yang telah ditetapkan.

Dengan pedoman SOP seperti ini, pihak manajemen akan dengan mudah mengukur apakah kinerja karyawan sudah baik atau belum, karena SOP dapat dijadikan sebagai indikator seseorang melakukan pekerjaannya dengan baik.

Jadi, misalnya ada karyawan yang sering bekerja di luar SOP yang ada, maka kemungkinan besar karyawan tersebut tak melakukan pekerjaannya dengan baik.

Biasanya, SOP diajarkan kepada karyawan baru saat orientasi pegawai. Meskipun begitu, ada kalanya karyawan lama pun harus diberi penyegaran kembali tentang SOP perusahaan dan bagaimana langkah-langkah pengerjaan sesuatu dengan efektif dan efisien.

Baca juga : Panduan Lengkap E-Billing Pajak Agar Anda Tak Bingung Lagi Menggunakannya

Mengapa SOP Penting bagi perusahaan?

blank

Mungkin sebagian di antara Anda bertanya-tanya, mengapa sih perusahaan harus memiliki SOP? Mengapa karyawan tidak dibiarkan saja mengerjakan pekerjaan sesuai keinginan mereka, asalkan tugas yang diberikan selesai?

Hal ini karena dengan SOP, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya pengerjaaan suatu tugas. Karyawan jadi tidak perlu lagi mencari-cari cara yang efektif saat menyelesaikan sesuatu. Mereka tinggal mengikuti SOP yang ada saja, sehingga produktivitas pekerjaan pun bisa meningkat.

Selain itu, menerapkan SOP dalam tugas sehari-hari juga dapat memastikan bahwa proses kerja perusahaan dilakukan dengan cara yang benar dan dapat meminimalisir kesalahan.

Perusahaan juga akan dapat merasakan keuntungan dengan menerapkan menyusun SOP, yaitu kemudahan dalam melakukan assessment karyawan. Dengan adanya standar tertulis pada SOP, akan mudah mengevaluasi kinerja karyawan.

Tak hanya itu, karyawan pun dapat menjalankan tugasnya dengan lebih nyaman, karena sudah ada SOP yang memastikan semua pekerjaan bisa dijalankan dengan aman.

Fungsi SOP

blank

Sebagai salah satu alat bantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan maksimal, SOP juga memiliki fungsi-fungsi lainnya, seperti:

  • Sebagai pakem atau standar dalam melakukan suatu pekerjaan, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam bekerja.
  • Karyawan akan lebih mampu menyelesaikan suatu pekerjaan tanpa tergantung pada atasannya, sebab sudah ada buku panduan untuk membantu.
  • Pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih efektif dan efisien.
  • Menghindari terjadinya overlapping atau saling tumpang tindih antar bagian.
  • Dengan adanya SOP, alur pekerjaan setiap tugas dapat diketahui dengan jelas, sehingga memudahkan apabila pengecekan dan penelusuran apabila terjadi kesalahan.
  • Bila ada kejadian tak terduga, karyawan akan tahu bagaimana harus mengatasinya karena semua itu terdapat pada SOP perusahaan. Dengan demikian, kinerja perusahaan akan tetap berjalan dengan baik.

Persiapan sebelum menyusun SOP

blank

Kunci yang paling utama sebelum menyusun SOP adalah memperoleh informasi sebanyak mungkin tentang suatu pekerjaan, kemampuan yang dibutuhkan, waktu pengerjaan, cara-cara melakukan pekerjaan tersebut, dan lain sebagainya.

Nah, sebelum perusahaan membuat SOP pekerjaan, inilah hal-hal yang harus dilakukan:

Mengumpulkan informasi dari karyawan dan para manajer

Seperti yang dibahas sebelumnya, penting untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi sebanyak-banyaknya. Anda bisa meminta manajer setiap departemen untuk mewawancarai anak buahnya, dan menanyakan tentang tugas-tugas harian mereka dan bagaimana langkah-langkah pengerjaan tugas tersebut.

Setelah semua informasinya terkumpul, barulah Anda mewakili perusahaan memilih dan memilah mana cara yang dianggap efektif & efisien, dan mana yang tidak.

Menentukan format SOP

Pada langkah ini, Anda perlu menentukan format untuk setiap proses kerja di perusahaan. Misalnya, apakah SOP akan berbentuk buku pegangan atau handbook yang diberikan pada setiap karyawan, ataukah akan berbentuk gambar alur kerja yang ditempel di setiap ruangan, sesuai fungsi tugasnya masing-masing?

Mewawancarai karyawan secara langsung

Walaupun di awal Anda telah menginstruksikan manajer untuk mewawancarai karyawan saat akan mengumpulkan informasi, tetapi penting bagi perusahaan untuk juga mewawancarai beberapa karyawan setiap bagian secara random untuk melengkapi informasi yang ada, karena merekalah yang benar-benar melakukan prosesnya setiap hari.

Mereka pasti tahu di mana celah-celah kemudahan yang ada di setiap lini pekerjaan.

Cara Pembuatan SOP

blank

Nah, setelah melakukan proses pra-pembuatan SOP, sekarang waktunya Anda menyusun SOP perusahaan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Tulis SOP

Menulis SOP dengan berdasarkan pada informasi yang dikumpulkan pada tahap pra-pembuatan SOP. Pada tahap ini, ada baiknya draft SOP yang sudah ditulis dibahas kembali dengan para manajer dan perwakilan karyawan, untuk mengetahui apakah SOP akan bisa diterapkan secara efektif dalam pelaksanaan kerja sehari-hari.

Baca juga : CEO Adalah Bagian Terpenting dalam Perusahaan. Kita Kenali Tugas dan Fungsi CEO di Perusahaan yuk!

Ada kalanya, suatu aturan terlihat “bagus” di atas kertas, tapi ternyata saat diaplikasikan tidak efektif, dan malah menghambat pekerjaan. Oleh karena itu, tak ada salahnya juga apabila dilakukan tes trial-error saat penyusunan SOP.

Sosialisasikan dengan pegawai

Langkah selanjutnya setelah SOP tersusun adalah melakukan sosialisasi dengan karyawan. Pada awalnya, mungkin ada beberapa karyawan yang merasa keberatan dengan SOP tersebut.

Itu wajar, karena biasanya orang sulit untuk mengubah gaya kebiasaan dalam bekerja yang mungkin sudah mereka lakukan selama bertahun-tahun. Bila itu terjadi, yang perlu Anda lakukan adalah beri pengertian kenapa SOP baru ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih lancar.

Mengadakan training untuk pegawai

Poin ke-3 ini merupakan tahap yang sangat penting agar para karyawan bisa terbiasa mengerjakan tugas-tugas mereka dengan SOP yang ada.

Mengadakan evaluasi

Penting bagi perusahaan untuk mengadakan evaluasi SOP secara berkala, misalnya setiap 3 atau 6 bulan sekali. Hal ini agar apabila ada alur kerja yang ternyata tidak efektif dapat langsung disesuaikan.

Contoh SOP

Nah, setelah kita mempelajari bagaimana cara pembuatan SOP, mari kita lihat satu contoh SOP di sebuah perusahaan berikut ini.

Nama Perusahaan : PT. Daya Juang Mandiri
Bidang Usaha : Pembuatan Box Hantaran
Nama Divisi : Divisi Produksi
SOP Produksi Box Hantaran

Untuk memproduksi box hantaran yang berkualitas tinggi, maka diperlukan SOP sebagai berikut:

  • Ketebalan mika yang digunakan 3mm.
  • Ketebalan cardboard yang digunakan 3mm.
  • Proses pengeringan lem minimal 24 jam, karena apabila terlalu cepat maka lem tidak akan kering dengan sempurna, yang berakibat permukaan kotak akan terlihat tidak rata.
  • Pengemasan kotak dilakukan menggunakan kayu dan triplek
  • Supervisor wajib mengecek kualitas produk sebelum dikirim ke bagian gudang.

Nah, itu tadi penjelasan lengkap tentang cara pembuatan SOP, sekaligus contohnya. Semoga bisa membantu Anda yang saat ini akan menyusun SOP perusahaan ya!