Pernahkah Anda mendengar istilah surat kuasa? Jika belum, apa yang ada di pikiran Anda ketika mendengar istilah tersebut?
Nah, bagi Anda yang belum tahu perihal surat kuasa, tak perlu khawatir karena pada artikel PayrollBozz kali ini kami akan memberikan informasi terkait hal tersebut. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Definisi surat kuasa
Surat Kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian suatu wewenang atau kuasa dari suatu pihak tertentu kepada pihak lainnya yang diberikan tugas atau kepercayaan karena pihak pemberi kuasa tidak dapat melakukan atau melaksanakan sendiri suatu pekerjaan atau tugas tersebut.
Surat kuasa sendiri dibagi menjadi 2 kategori yaitu surat kuasa formal (untuk hal resmi) dan surat kuasa non-formal (untuk hal-hal non-resmi). Pada jenis surat kuasa formal biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, hukum dan sejenisnya. Sedangkan untuk yang non-formal biasanya digunakan untuk hal-hal pribadi yang sifatnya tidak atau non-resmi.
Fungsi dari surat kuasa
Seperti yang telah disinggung sebelumnya dalam definisi di atas. Surat kuasa secara general memiliki fungsi sebagai pernyataan pemindahan kekuasaan atau tanggung jawab dari pihak satu (pemberi kuasa) ke pihak yang lain (penerima kuasa). Setelah dilakukan pemindahan kekuasaan ini, maka sepenuhnya tanggung jawab dari pihak pemberi kuasa akan diemban seluruhnya oleh pihak penerima. Tentunya sesuai dengan yang telah tercantum dalam surat tersebut.
Baca juga : Omnibus Law Ciptaker, Dan Poin-Poin Yang Penting Untuk Diketahui
Unsur-unsur yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan surat kuasa
Seperti halnya jenis surat yang lain, pada surat kuasa juga harus terdiri dari beberapa unsur atau komponen yang dibutuhkan agar informasi yang tercantum di dalamnya cukup lengkap. Maka dari itu, jika Anda akan membuat surat kuasa untuk pemindahan sebuah wewenang tertentu, perhatikan unsur-unsur berikut ini dalam pembuatannya:
1. Unsur dalam surat kuasa yang diperlukan organisasi luar:
– Data pribadi dari pihak pemberi kuasa (pihak 1)
– Data pribadi dari pihak yang diberi kuasa (pihak 2)
– Bentuk wewenang serta batas-batasnya
2. Sedangkan rincian data pribadi, baik pihak dari pemberi kuasa maupun pihak penerima kuasa adalah:
– Untuk jenis surat kuasa dinas berupa nama, NIP/ NRP, pangkat, jabatan.
– Sedangkan pada jenis kuasa pribadi berupa nama, nomor dari kartu identitas yang berlaku, pekerjaan serta alamat.
Hal-hal yang harus lebih diperhatikan ketika memberikan sebuah surat kuasa kepada pihak lain ialah:
1. Pemberi kuasa serta pihak penerima kuasa harus sama-sama sudah dewasa serta sehat jasmani maupun rohani.
2. Pihak penerima surat kuasa haruslah orang yang bisa dipercaya.
3. Surat kuasa yang penerima kuasanya lebih dari satu tidak perlu diberi nomor surat.
4. Surat kuasa untuk pengambilan gaji tidak perlu ada materai di dalamnya.
Baca juga : Mengenal Outsourcing Karyawan dan Perbedaannya dengan Karyawan Kontrak
Ciri-ciri dari surat kuasa
Sebuah surat kuasa dibuat dengan kriteria tertentu dan tidak boleh sembarangan. Setidaknya terdapat beberapa ciri dari surat kuasa yang baik dan ideal, berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Sebuah surat kuasa harus dibuat dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik, baku atau secara resmi sekaligus mudah untuk dipahami oleh pembaca atau dalam hal ini adalah pihak lain.
2. Surat ini juga harus berisi informasi serta pernyataan pengalihan kekuasaan dan wewenang untuk mengurus suatu hal tertentu dengan jelas. Jangan membuat surat kuasa yang ambigu atau bersifat abu-abu.
3. Gunakan juga bahasa dan kalimat yang jelas dalam penyampaiannya. Usahakan surat kuasa terbuat dengan singkat, padat dan jelas isi informasi di dalamnya. Jangan bertele-tele dan membuat kalimat yang kurang efektif karena dapat membuat surat kuasa kehilangan esensinya.
Hal yang harus Anda perhatikan saat membuat surat kuasa
Pada saat akan membuat surat kuasa, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Pilih orang yang dapat dipercaya
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat kuasa digunakan sebagai pemberian kuasa atau wewenang ke pihak lain untuk melakukan tanggung jawab tertentu.
Nah, dalam hal ini Anda harus memberikan tanggung jawab ke orang yang terpercaya atau sudah Anda kenal sejak lama. Karena biasanya surat ini dibuat untuk memberikan tanggung jawab besar ke pihak penerimanya. Entah untuk meng-handle sesuatu atau mengambil sebuah aset yang bernilai besar.
Tentu Anda tidak mau rugi, kan? Maka dari itu jangan sampai memilih orang yang salah untuk mengemban tanggung jawab besar ini.
2. Berikan tambahan dokumen pendukung
Untuk mendukung kredibilitas dan keaslian surat kuasa yang Anda buat, maka wajib juga disertakan bukti atau dokumen tambahan yang lain. Seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) maupun NPWP dari perusahaan.
3. Berikan cap stempel atau meterai yang sesuai
Seperti yang kita tahu fungsi cap dan meterai biasanya adalah untuk memperkuat isi yang ada dalam dokumen. Dalam hal ini, surat kuasa yang Anda buat akan lebih dipercayai oleh pihak lain yang bersangkutan. Selain itu, penggunaan meterai juga menjadi salah satu bukti bahwa surat kuasa yang sedang dibawa tersebut bersifat sah dan resmi. Maka dengan memberikan tambahan stempel maupun meterai ini tak ada alasan lagi untuk pihak-pihak lain meragukan keaslian dari surat kuasa yang Anda buat.
Baca juga : Surat Setoran Pajak (SSP): Definisi, Fungsi dan Jenis-jenisnya
Mengenal jenis-jenis surat kuasa
Dalam prakteknya, surat kuasa terdiri dari beberapa jenis sesuai dengan tujuan atau kebutuhannya. Anda harus mengetahui tujuan dari pembuatan surat tersebut dan menyesuaikannya dengan struktur isian yang harus dicantumkan di dalamnya. Nah, berikut beberapa jenis surat kuasa yang perlu Anda ketahui berdasarkan tujuan pembuatannya:
1. Surat kuasa perseorangan
Jenis surat kuasa yang pertama berdasarkan tujuan pembuatannya adalah surat kuasa perseorangan. Nantinya, surat ini digunakan dalam urusan atau keperluan yang sifatnya non-resmi. Biasanya pihak pemberi wewenang akan melimpahkan tanggung jawabnya pada pihak penerima untuk mewakili dalam urusan pribadinya.
Beberapa contoh surat kuasa perseorangan ialah:
– Surat kuasa untuk pengambilan barang
– Surat kuasa untuk pengambilan gaji pensiun
– Surat kuasa untuk pengambilan dokumen kependudukan
dan, masih banyak lagi lainnya.
2. Surat kuasa kedinasan
Jenis yang selanjutnya berkaitan dengan kedinasan. Surat ini diberikan oleh pihak instansi atau perusahaan tertentu pada karyawannya yang nantinya dipergunakan untuk melakukan sebuah pekerjaan yang berhubungan dengan instansi atau perusahaan tersebut.
Beberapa contoh dari surat kuasa kedinasan meliputi surat dinas ke luar kota, surat dinas menghadiri workshop dari sekolah dan masih banyak lagi contoh yang lain.
3. Surat kuasa istimewa
Terakhir ada surat kuasa istimewa yang dibuat oleh sebuah pihak untuk mewakili pemberi kuasa. Biasanya digunakan dalam masalah hukum saat pemberi kuasa memberikan wewenang atau tanggung jawab sepenuhnya pada lawyer (pengacara) miliknya. Pihak pemberi kuasa akan sepenuhnya mempercayakan urusan hukum tersebut pada pihak yang sudah ditunjuk untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ada.
Cara mudah membuat surat kuasa
Dalam proses pembuatan surat kuasa, Anda tak boleh sembarangan menyusunnya. Terdapat beberapa unsur penting yang harus ada dan tak boleh dilewatkan begitu saja. Mulai dari judul, kalimat pembuka, identitas pemberi kuasa, identitas penerima kuasa, perihal yang dikuasakan atau diwenangkan, jenis pemberian kuasa, klausul tentang hak retensi, klausul hak substitusi, penutup dan terakhir adalah tanda tangan dari seluruh pihak yang terlibat.
Demikian adalah penjelasan tentang surat kuasa yang bisa dipergunakan untuk banyak hal. Terutama pemberian wewenang atau pemindahan wewenang dari satu pihak ke pihak lain dengan alasan tertentu. Dengan berbagai penjelasan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa surat kuasa merupakan salah satu hal penting dalam sebuah proses pemindahan wewenang, kuasa atau sebuah tanggung jawab. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda!
